HubSpot ポータル監査チェックリスト

HubSpot 監査で見つかった問題は、どのように評価しますか

修正に取りかかる前に、見つかった問題ごとに重要度を 1 つ付けてください。重要度は、その問題がビジネスにもたらすコストで決まり、ポータル上での見た目の悪さでは決まりません。プロパティ一覧が散らかっているのは低ですが、リードが営業に届かなくなる壊れたフォームが 1 つあれば重大です。

この重要度レベルは、当社が監査で見つかった問題に使っている独自の評価尺度であり、HubSpot の標準ではありません。例は御社の営業モデルに合わせて調整してください。インバウンドで動いているチームなら、壊れたフォームは常に重大です。

アカウント、ユーザー、連携

データを見る前に、誰がアクセスでき、何が接続されているかを確認してください。この領域の問題はセキュリティやデータ損失のリスクにつながるため、重大になることがよくあります。

• 退職したユーザー。元従業員とエージェンシーのユーザーはすべて無効化され、そのレコード、取引、タスクは別の担当者に再割り当てされています。通常は重大です。
• スーパー管理者と権限。スーパー管理者はごく少数に限られ、権限セットが役割に合っています。営業担当者は、必要がない限り、レコードを削除したりデータベース全体をエクスポートしたりできません。通常は高です。
• 有料シート。Sales Hub と Service Hub の有料シートは、そのツールを実際に使う人に割り当てられており、元従業員やたまに閲覧するだけの人には割り当てられていません。通常は中です。
• 接続済みアプリと連携。接続済みアプリと非公開アプリには、それぞれ把握された担当者と目的があります。誰も説明できないアプリは削除され、各同期は本来書き込むべきフィールドにだけ書き込んでいます。通常は高です。
• トラッキングとドメイン。御社が所有するすべてのサイトとドメインでトラッキングコードが動作し、メール送信ドメインは認証されています。通常は高です。

CRM データとプロパティ（全ハブ共通）

ほとんどのポータルで、最もずれが生じやすいのがこの領域です。まずルーティング、スコアリング、レポーティングが依存しているフィールドを確認し、その後に残りを確認してください。

• 重要なフィールド。担当者、ライフサイクルステージ、国、リードソースなど、プロセスに必要なフィールドが、必要なレコードで入力されており、レコードの作成時点で必須になっています。通常は高です。
• 重複。重複したコンタクトと会社を確認し、どのレコードとどの値を優先するかを明文化したルールに沿って統合しています。重複を生み出している原因（多くはインポートや連携）も修正されています。通常は中です。
• プロパティの乱立。標準プロパティと重複するカスタムプロパティがなく、ドロップダウンにすべき箇所が自由入力になっておらず、すべてのプロパティに説明と担当者があります。削除する前に、そのプロパティがどこで使われているかを確認してください。通常は低から中です。
• ライフサイクルステージとリードステータス。各値には明文化された定義が 1 つだけあり、ステージは一方向にのみ進み、ワークフローはどこでも同じ方法でそれらを設定しています。通常は高です。
• 関連付け。コンタクトは所属する会社に、取引とチケットは正しいコンタクトと会社に関連付けられています。関連付けのないレコードは、アカウント単位のレポーティングを壊します。通常は中です。
• 担当者。担当者のいない進行中のレコードや、無効なユーザーが担当している進行中のレコードはありません。通常、リードと進行中の取引では高、古いレコードでは低です。

Service Hub

Service Hub の問題は、契約更新に表れます。すべての問い合わせが担当者のもとに届き、サポートのデータがアカウントに反映されているかを確認してください。

• チケットパイプラインとステータス。ステータスが実際のサポートプロセスと一致しており、担当者のいないまま放置されたチケットはありません。通常は高です。
• ルーティングと受信トレイ。メール、チャット、フォームなど、すべてのチャネルでチケットが作成され、正しいチームに届きます。問い合わせが失われている場合は、通常は重大です。
• アカウントへの関連付け。チケットが正しいコンタクトと会社に関連付けられており、アカウントチームが契約更新の前にサポート履歴を確認できます。通常は中です。
• フィードバックとナレッジベース。アンケートの結果は誰かが確認するプロパティに入り、ヘルプ記事は最新です。通常は低です。

ワークフローと自動化（Data Hub、旧 Operations Hub を含む）

隠れた競合が潜んでいるのは自動化です。ワークフローを 1 つでも変更する前に、有効なワークフローをすべて一覧にしてください。

• ワークフローの棚卸し。有効なワークフローにはすべて担当者と 1 行の目的があり、誰も説明できないワークフローは見直したうえで停止されています。通常は中です。
• 競合。担当者やライフサイクルステージなど、同じプロパティに異なるロジックで書き込むワークフローが 2 つ存在することはありません。通常は高です。
• エラー。ワークフローのエラーや失敗したアクションは、放置されずに確認されています。通常は高です。
• 登録ルール。トリガーと再登録の設定が、担当者の意図どおりに動いています。誤って 2 回登録されるレコードも、気づかないうちに対象から漏れるレコードもありません。通常は中です。
• データ同期とカスタムコード。他のツールとの同期は合意した方向に書き込み、カスタムコードアクションはシークレットをコードに含めず、担当者がいます。通常は高です。

HubSpot 監査の後、何から修正しますか

当社はまず監査し、売上への影響が大きい順に修正します。ほとんどのポータルでは、その順序は次のとおりです。

1. 今まさにリードを失っている、または誤ってルーティングしているもの。壊れたフォーム、ルーティングの抜け、リードの経路上にあるワークフローのエラー。
2. アクセス権と連携。退職したユーザー、多すぎるスーパー管理者、担当者のいない接続済みアプリ。
3. データモデルと重要なフィールド。必須フィールド、自由入力に代わるドロップダウン、発生源で止めた重複。
4. 定義。ライフサイクルステージ、リードステータス、取引ステージに、それぞれ明文化された意味を 1 つ。
5. 自動化の競合。プロパティに関する判断はワークフロー 1 つで行い、使われていないワークフローは停止します。
6. レポーティング。修正した定義に基づいてダッシュボードを再構築し、その後、使われていないプロパティ、リスト、テンプレートをクリーンアップします。

修正の前後で測定してください。フォーム送信から営業の最初の接触までの時間や、必須フィールドがすべて入力されている進行中の取引の割合など、いくつかの数字を選び、開始時と修正後にもう一度確認します。監査の結果、データモデルが御社の売り方を表現できないとわかった場合は、修正リストでは足りません。HubSpot ポータルに再構築が必要になるタイミングについての記事で、当社が使っている判断基準を紹介しています。

HubSpot ポータル監査に関するご質問と回答