Checklist d'audit de portail HubSpot
Un audit de portail HubSpot couvre sept domaines : paramètres du compte, utilisateurs et intégrations ; données CRM et propriétés ; Sales Hub ; Marketing Hub ; Service Hub ; workflows et automatisation ; et reporting. Attribuez à chaque constat un niveau de gravité, de critique (des leads ou du revenu se perdent dès maintenant) à faible (du désordre), et corrigez dans cet ordre : d'abord tout ce qui perd ou route mal des leads, puis les accès, le modèle de données, les définitions, les conflits d'automatisation et le reporting, et le nettoyage en dernier. La plupart des portails ont besoin d'une liste de correctifs hiérarchisée, pas d'une refonte. Checkpoint GTM, cabinet de conseil RevOps basé à Berlin et HubSpot Platinum Partner avec 80+ implémentations, utilise cette checklist avant de toucher à un portail. Déroulez-la vous-même, ou apportez-nous ce que vous trouvez.
Comment évaluer ce que révèle un audit HubSpot ?
Attribuez un niveau de gravité à chaque constat avant de corriger quoi que ce soit. La gravité mesure ce que le problème coûte à l'entreprise, pas son aspect dans le portail. Une liste de propriétés en désordre est de gravité faible ; un seul formulaire cassé qui empêche les leads d'arriver aux ventes est de gravité critique.
| Gravité | Ce que cela signifie | Constat typique | Quand corriger |
|---|---|---|---|
| Critique | Des leads, du revenu ou des données clients sont perdus ou exposés en ce moment même | Un formulaire qui ne crée plus de contacts, un routage qui laisse les nouveaux leads sans propriétaire, un ancien employé qui a toujours accès au portail | Cette semaine, avant tout le reste |
| Élevée | Les chiffres utilisés par la direction sont faux, ou une équipe contourne le CRM | Des transactions ouvertes avec des dates de clôture passées, des lifecycle stages que personne ne suit, deux workflows qui écrivent dans la même propriété | Ce mois-ci, dans un chantier de correction planifié |
| Moyenne | Le travail est plus lent ou plus pénible qu'il ne devrait l'être, mais les données restent exploitables | Des contacts et des entreprises en doublon, des champs en texte libre qui devraient être des listes déroulantes, des contacts sans entreprise associée | Ce trimestre |
| Faible | Du désordre qui rend le portail plus difficile à utiliser et à maintenir | Des propriétés inutilisées, d'anciennes listes, des workflows inactifs, des modèles et des dashboards que personne n'ouvre | Regroupez-les dans un nettoyage, après le reste |
Ces niveaux de gravité sont notre propre échelle de travail pour les constats d'audit, pas une norme HubSpot. Adaptez les exemples à votre motion commerciale : pour une équipe qui vit de l'inbound, un formulaire cassé est toujours de gravité critique.
Comment mener un audit de portail HubSpot ?
Partez de l'activité, pas des paramètres. Notez les processus que le portail doit soutenir : comment un lead arrive et est routé, comment une transaction avance dans le pipeline, comment un client est transmis à l'onboarding ou au support, et quels chiffres la direction revoit chaque semaine. Chaque vérification ci-dessous se mesure à ces processus. Une propriété qui ne sert à aucun d'eux est du désordre, aussi bien nommée soit-elle.
Parcourez ensuite le portail un domaine à la fois avec un accès super administrateur, et tenez une seule liste de constats avec le domaine, ce que vous avez trouvé, la gravité et un responsable. Regardez de vrais enregistrements, pas seulement les paramètres : ouvrez dix leads récents, dix transactions ouvertes et dix tickets fermés, et vérifiez qu'ils racontent l'histoire qu'ils devraient raconter.
N'auditez que les hubs pour lesquels vous payez. Si vous utilisez Sales Hub et Marketing Hub, passez la liste Service Hub. Les vérifications sur les données CRM, les workflows et le reporting s'appliquent à tous les portails.
Compte, utilisateurs et intégrations
Vérifiez qui peut entrer et ce qui est connecté avant de regarder les données. Les constats de cette partie sont souvent de gravité critique, car ce sont des risques de sécurité ou de perte de données.
- Les utilisateurs partis. Chaque ancien employé et chaque utilisateur d'agence est désactivé, et ses enregistrements, transactions et tâches sont réattribués. Gravité généralement critique.
- Super administrateurs et autorisations. Seules quelques personnes sont super administrateurs, et les ensembles d'autorisations correspondent aux rôles : les commerciaux ne peuvent pas supprimer d'enregistrements ni exporter toute la base, sauf s'ils en ont besoin. Gravité généralement élevée.
- Les sièges payants. Les sièges payants Sales Hub et Service Hub sont attribués aux personnes qui utilisent ces outils, pas à d'anciens collaborateurs ni à des utilisateurs occasionnels en simple consultation. Gravité généralement moyenne.
- Apps connectées et intégrations. Chaque app connectée et chaque app privée a un responsable identifié et un objectif, les apps que personne ne sait expliquer sont supprimées, et chaque synchronisation n'écrit que dans les champs prévus. Gravité généralement élevée.
- Suivi et domaines. Le code de suivi tourne sur chaque site et chaque domaine que vous possédez, et les domaines d'envoi d'e-mails sont authentifiés. Gravité généralement élevée.
Données CRM et propriétés (tous les hubs)
C'est là que la plupart des portails dérivent. Vérifiez d'abord les champs dont dépendent votre routage, votre scoring et votre reporting, puis le reste.
- Les champs critiques. Les champs dont vos processus ont besoin, comme le propriétaire, la lifecycle stage, le pays et la source du lead, sont renseignés sur les enregistrements concernés, et obligatoires là où ces enregistrements sont créés. Gravité généralement élevée.
- Les doublons. Les contacts et les entreprises en doublon sont revus et fusionnés selon des règles écrites qui précisent quel enregistrement et quelles valeurs l'emportent, et la source qui les crée, souvent un import ou une intégration, est corrigée. Gravité généralement moyenne.
- La prolifération des propriétés. Aucune propriété personnalisée qui copie une propriété par défaut, pas de texte libre là où une liste déroulante s'impose, et chaque propriété a une description et un responsable. Vérifiez où une propriété est utilisée avant de la supprimer. Gravité généralement faible à moyenne.
- Lifecycle stage et statut du lead. Chaque valeur a une seule définition écrite, les étapes avancent dans un seul sens, et les workflows les renseignent partout de la même façon. Gravité généralement élevée.
- Les associations. Les contacts sont liés à leur entreprise, et les transactions et les tickets aux bons contacts et à la bonne entreprise. Des enregistrements sans associations cassent le reporting au niveau du compte. Gravité généralement moyenne.
- Les propriétaires. Aucun enregistrement ouvert sans propriétaire ou attribué à un utilisateur inactif. Gravité généralement élevée pour les leads et les transactions ouvertes, faible pour les anciens enregistrements.
Sales Hub
Les constats sur Sales Hub se voient dans le forecast. Confrontez le pipeline à la façon dont votre équipe vend réellement.
- Pipelines et étapes de transaction. Chaque étape a un critère de sortie que l'équipe sait appliquer de façon constante, et aucune étape n'est inutilisée ou redondante avec une autre. Gravité généralement élevée.
- Les champs obligatoires par étape. Les champs dont le forecast a besoin, comme le montant, la date de clôture et la prochaine étape, sont obligatoires quand une transaction entre dans l'étape qui les exige. Gravité généralement élevée.
- Les transactions dormantes. Aucune transaction ouverte avec une date de clôture passée ou sans activité depuis des mois ; elles gonflent le pipeline et le forecast. Gravité généralement élevée.
- L'enregistrement des activités. Les e-mails, les appels et les réunions sont enregistrés automatiquement quand c'est possible, pour que la fiche d'une transaction montre ce qui s'est réellement passé. Gravité généralement moyenne.
- Séquences et modèles. Les séquences actives ont un responsable et un texte à jour, et les anciens modèles sont archivés. Gravité généralement faible.
Marketing Hub
Les constats sur Marketing Hub déterminent si les leads arrivent aux ventes et si vous pouvez dire d'où ils viennent.
- Les formulaires. Chaque formulaire en ligne crée ou met à jour des contacts, associe ses champs aux bonnes propriétés et utilise des listes déroulantes pour des champs comme le pays. Testez-les un par un. Un formulaire cassé est de gravité critique.
- Source et attribution. Les paramètres UTM sont utilisés de façon cohérente et les propriétés de source sont assez fiables pour servir au reporting. Gravité généralement élevée.
- Contacts marketing et listes. Seuls les contacts que vous ciblez réellement sont définis comme contacts marketing, ce qui détermine votre facture HubSpot, et les anciennes listes et les anciens segments sont nettoyés. Gravité généralement moyenne.
- La santé de l'emailing. Les types d'abonnement correspondent à ce à quoi les gens se sont inscrits, et les contacts en bounce ou inactifs sont exclus des envois. Gravité généralement élevée.
- Lead scoring et passation. Quelqu'un utilise réellement le score, ses critères correspondent encore à votre profil de client idéal, et la passation aux ventes a un déclencheur écrit et un responsable. Gravité généralement élevée.
Service Hub
Les constats sur Service Hub se voient au moment des renouvellements. Vérifiez que chaque demande arrive chez un responsable et que les données du support remontent jusqu'au compte.
- Pipelines de tickets et statuts. Les statuts correspondent au vrai processus de support, et aucun ticket ne reste ouvert sans propriétaire. Gravité généralement élevée.
- Routage et boîtes de réception. Chaque canal, comme l'e-mail, le chat et les formulaires, crée un ticket qui arrive à la bonne équipe. Gravité généralement critique si des demandes se perdent.
- Les associations au compte. Les tickets sont liés au bon contact et à la bonne entreprise, pour que l'équipe en charge du compte voie l'historique du support avant un renouvellement. Gravité généralement moyenne.
- Feedback et base de connaissances. Les enquêtes alimentent une propriété que quelqu'un consulte, et les articles d'aide sont à jour. Gravité généralement faible.
Workflows et automatisation (Data Hub compris, anciennement Operations Hub)
C'est dans l'automatisation que se cachent les conflits. Listez tous les workflows actifs avant d'en modifier un seul.
- L'inventaire des workflows. Chaque workflow actif a un responsable et un objectif résumé en une ligne, et les workflows que personne ne sait expliquer sont revus puis désactivés. Gravité généralement moyenne.
- Les conflits. Jamais deux workflows n'écrivent dans la même propriété, comme le propriétaire ou la lifecycle stage, avec une logique différente. Gravité généralement élevée.
- Les erreurs. Les erreurs de workflow et les actions en échec sont revues, pas laissées s'accumuler. Gravité généralement élevée.
- Les règles d'inscription. Les déclencheurs et les paramètres de réinscription font ce que le responsable croit : aucun enregistrement inscrit deux fois par accident, aucun enregistrement ignoré sans bruit. Gravité généralement moyenne.
- Synchronisation des données et code personnalisé. Les synchronisations avec les autres outils écrivent dans le sens convenu, et les actions de code personnalisé n'ont aucun secret dans le code et ont un responsable. Gravité généralement élevée.
Reporting et dashboards
Le reporting est la dernière vérification, car il dépend de tout ce qui précède.
- Une définition par indicateur. MQL, SQL, pipeline et win rate ont chacun une seule définition écrite, et chaque rapport l'utilise. Gravité généralement élevée.
- Des dashboards réellement utilisés. Chaque dashboard a un responsable et une réunion qu'il alimente ; ceux que personne n'ouvre sont archivés. Gravité généralement faible.
- Les chiffres concordent. Le pipeline et le revenu dans HubSpot correspondent à ceux de la finance et à ce que présente la direction. Gravité généralement élevée.
- Pas de tableurs parallèles. Si une équipe tient son propre tableur, cherchez quel chiffre HubSpot ne lui donne pas. Gravité généralement moyenne.
Que corriger en premier après un audit HubSpot ?
Nous auditons d'abord et corrigeons par ordre d'impact sur le revenu. Sur la plupart des portails, cet ordre ressemble à ceci :
- Tout ce qui perd ou route mal des leads aujourd'hui. Formulaires cassés, trous dans le routage, erreurs de workflow sur le parcours des leads.
- Accès et intégrations. Utilisateurs partis, trop de super administrateurs, apps connectées sans responsable.
- Le modèle de données et les champs critiques. Champs obligatoires, listes déroulantes à la place du texte libre, et doublons stoppés à la source.
- Les définitions. Lifecycle stages, statut du lead et étapes de transaction, chacun avec une seule signification écrite.
- Les conflits d'automatisation. Un seul workflow par décision sur une propriété, et les workflows morts désactivés.
- Le reporting. Des dashboards reconstruits sur les définitions corrigées, puis le nettoyage des propriétés, listes et modèles inutilisés.
Mesurez avant et après : choisissez quelques chiffres, comme le délai entre le remplissage d'un formulaire et le premier contact commercial, ou la part des transactions ouvertes dont tous les champs obligatoires sont renseignés, et relevez-les au départ puis après les corrections. Si l'audit montre que votre modèle de données ne peut pas représenter votre façon de vendre, une liste de correctifs ne suffit pas. Notre article sur le moment où un portail HubSpot doit être reconstruit présente le test que nous utilisons.
Où se situe Checkpoint, et pour qui ne sommes-nous pas le bon choix ?
Checkpoint GTM est un cabinet de conseil RevOps basé à Berlin et HubSpot Platinum Partner, avec 80+ implémentations. Quand un portail tourne mais que personne ne s'y fie, nous auditons d'abord, corrigeons par ordre d'impact sur le revenu, et pouvons rester sur un retainer pour qu'il ne dérive pas à nouveau.
Bon profil
- Les équipes SaaS B2B du Seed à la Series B dont le portail HubSpot a grandi sans responsable et dont personne ne se fie aux données
- Les équipes qui veulent que les correctifs soient construits dans leur portail, documentés et transmis, et pas seulement un rapport
- Les entreprises qui veulent une prestation en anglais, allemand, italien, français ou espagnol
Pas le bon choix
- Vous voulez seulement un rapport noté à archiver : nous corrigeons ce que nous trouvons
- Votre portail est récent et simple : déroulez d'abord cette checklist vous-même
- Votre CRM n'est pas HubSpot : commencez plutôt par notre audit des processus RevOps et GTM
Audit de portail HubSpot : vos questions, nos réponses
Qu'est-ce qu'un audit de portail HubSpot ?
Un audit de portail HubSpot est une revue structurée d'un compte HubSpot : utilisateurs et intégrations, données CRM et propriétés, chaque hub utilisé, workflows et reporting. Le résultat est une liste de constats classés par niveau de gravité et un ordre de correction, pour que vous sachiez ce qui fait perdre des leads ou fausse les chiffres, et ce qui n'est que du désordre.
Que doit contenir une checklist d'audit HubSpot ?
Sept domaines : paramètres du compte, utilisateurs et intégrations ; données CRM et propriétés ; pipelines et étapes de transaction de Sales Hub ; formulaires, attribution, listes et santé de l'emailing de Marketing Hub ; pipelines de tickets et routage de Service Hub ; workflows et automatisation, synchronisations Data Hub comprises ; et définitions du reporting et dashboards. N'auditez que les hubs pour lesquels vous payez.
Comment hiérarchiser les constats d'un audit HubSpot ?
Évaluez chaque constat selon ce qu'il coûte à l'entreprise. Une gravité critique signifie que des leads, du revenu ou des données sont perdus ou exposés dès maintenant ; élevée, que les chiffres utilisés par la direction sont faux ; moyenne, que le travail est ralenti ; faible, qu'il s'agit de désordre. Corrigez d'abord les constats critiques, puis les accès, le modèle de données, les définitions, les conflits d'automatisation et le reporting, et le nettoyage en dernier.
Combien coûte un audit HubSpot avec Checkpoint GTM ?
Nous ne publions pas de prix séparé pour un audit, et nous cadrons avant de chiffrer. Un portail qui tourne mais auquel personne ne se fie passe généralement par un audit puis par un retainer d'optimisation, qui coûte €6K–€25K par mois. Une refonte complète se cadre comme une implémentation : une implémentation standard de Sales Hub et Marketing Hub coûte €15K–€50K sur 6–10 semaines. Tous les prix en EUR, HT. Vous pouvez dérouler cette checklist vous-même, gratuitement.
À quelle fréquence faut-il auditer son portail HubSpot ?
Au moins une fois par an, et après toute migration CRM, fusion de bases de données, nouveau hub, import volumineux ou changement de responsable RevOps. Entre deux audits, une courte revue trimestrielle où chaque propriété et chaque workflow a un responsable nommé évite au portail de dériver.
Faut-il corriger notre portail HubSpot ou le reconstruire ?
Corrigez-le en place, sauf si l'audit révèle un problème structurel : le modèle de données ne peut pas représenter votre façon de vendre, les enregistrements sont si peu fiables que le nettoyage coûte plus cher qu'une migration maîtrisée, ou une migration a été lancée et jamais terminée. La plupart des portails ont un problème de dérive, pas de construction, et ont besoin d'une liste de correctifs hiérarchisée.
Pouvons-nous auditer HubSpot nous-mêmes ?
Oui. Il vous faut un accès super administrateur, la liste des processus que le portail doit soutenir, et du temps pour examiner de vrais enregistrements, pas seulement les paramètres. Cette checklist couvre ce qu'il faut vérifier. Un partenaire externe est le plus utile quand personne en interne ne sait pourquoi les workflows et les propriétés existent, ou quand les corrections demandent plus d'heures que votre équipe n'en a.
Que corriger en premier après un audit HubSpot ?
Tout ce qui perd ou route mal des leads aujourd'hui, comme des formulaires cassés, des trous dans le routage ou des erreurs de workflow. Ensuite les accès et les intégrations, le modèle de données et les champs critiques, les définitions des lifecycle stages et des étapes de transaction, les conflits d'automatisation et le reporting. Le nettoyage des propriétés et des listes inutilisées vient en dernier.
Un regard extérieur sur votre portail ?
Apportez les constats de cette checklist, ou dites-nous simplement où HubSpot coince. En un appel de 30 minutes, nous vous disons ce que nous corrigerions en premier et si votre portail a besoin d'une liste de correctifs ou d'une refonte.
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