HubSpot pour les agences de publicité
Nous configurons HubSpot selon la façon dont les agences remportent, conservent et développent leurs clients : groupes clients et leurs marques en entreprises liées, retainers, SOW et compétitions en objets personnalisés, devis avec signature électronique, demandes de modification en tickets, et données de capacité et d’honoraires synchronisées depuis les outils de feuilles de temps et de comptabilité qu’utilisent déjà vos équipes.
- PlatinumHubSpot Solutions Partner
- 6 à 10 semainespour une implémentation HubSpot standard
- UEhébergement des données en Allemagne, choisi dès la mise en place
HubSpot est-il adapté aux agences de publicité ?
Oui. HubSpot réunit sur une seule plateforme le marketing propre de l’agence, les compétitions new business, les retainers, les modifications de périmètre et le service client, de la première demande de présentation d’agence jusqu’à la revue annuelle. Enterprise ajoute des objets personnalisés pour les retainers et les compétitions, et la gestion multi-comptes relie jusqu’à 29 comptes supplémentaires pour les réseaux et les groupes, avec un hébergement des données dans l’UE, en Allemagne.
Une configuration à éviter : une agence adopte HubSpot pour sa newsletter et ses invitations à des événements, puis demande à l’équipe new business d’y saisir aussi ses compétitions. Chaque marque d’un client devient une entreprise distincte et non reliée, retainers et projets partagent un même type de deal, et les budgets média finissent dans le montant du deal. Un modèle réfléchi, avec groupes clients, marques, propriétés d’honoraires et pipelines distincts, mis en place avant que le portail ne grandisse, règle ces trois problèmes.
Checkpoint GTM est un HubSpot Platinum Partner basé à Berlin, et une activité de prestation de services qui fonctionne elle-même sur HubSpot. Nous configurons Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub et Revenue Hub pour les agences de publicité, connectons HubSpot à vos outils de feuilles de temps, de planification des ressources et de comptabilité, migrons depuis Salesforce et d’autres CRM, et confions le portail à un responsable désigné.
Ce que nous configurons
- Entreprises parentes et enfants pour les groupes clients et les marques, contacts, et objets personnalisés Enterprise pour les retainers et les compétitions
- Des pipelines distincts pour le new business et les compétitions, la croissance organique, et les renouvellements et revues de retainers
- Devis avec signature électronique dans Revenue Hub pour les propositions, tickets pour les demandes de modification, et l’objet Projets pour l’onboarding
- Synchronisation des données de capacité et d’honoraires via Data Hub, gestion multi-comptes, authentification unique, journaux d’audit et agents Breeze
Combinaison de Hubs type
- Smart CRM et Sales Hub pour le new business et le développement des clients, Marketing Hub pour le thought leadership, les événements et le nurturing fondé sur le consentement propres à l’agence
- Revenue Hub pour les devis et les SOW ; Service Hub pour les demandes de modification et le service client, avec un portail client pour les tickets et une base de connaissances ; Data Hub pour la synchronisation des feuilles de temps, de la planification des ressources et de la comptabilité
- Enterprise lorsque vous avez besoin d’objets personnalisés, de la gestion multi-comptes, du module complémentaire Brands ou de connexions aux entrepôts de données, Professional dans le cas contraire
Le modèle d’objets HubSpot que nous construisons pour les agences de publicité
Les agences signent avec un groupe client, mais le revenu se gagne et se conserve marque par marque, marché par marché et retainer par retainer, souvent après une compétition. Le modèle d’objets doit couvrir toutes ces dimensions et rester exploitable dans le reporting du revenu net. Voici notre point de départ, adapté à vos services.
- EntreprisesLe groupe client comme entreprise parente, les marques et les business units comme entreprises enfants et les marchés comme propriété : chaque retainer, chaque compétition et chaque contact se trouve sous la bonne marque, et le reporting de groupe repose sur l’entreprise parente.
- Contacts et rôles d’achatDirecteurs marketing (CMO), chefs de marque et responsables marketing, achats marketing, approbateurs financiers et conseils en sélection d’agences sous forme de rôles étiquetés : chaque deal montre qui briefe, qui décide, qui signe et qui vous a mis en relation.
- DealsUn deal par compétition, nouveau retainer, projet, extension ou avenant, avec le modèle de rémunération, les honoraires, les honoraires de performance et les achats média refacturés dans des propriétés distinctes : le montant du deal reflète le revenu net de l’agence.
- Objets personnalisés pour les retainers et les compétitionsSur Enterprise, des objets personnalisés contiennent les retainers et les descriptifs de prestations avec leur périmètre, leur durée, leurs honoraires mensuels et leur date de revue, ainsi que les compétitions avec le brief, l’équipe, les coûts et l’issue, associés aux marques et aux deals du client, et conçus dans le respect des limites d’objets personnalisés de HubSpot.
- Sources de recommandation et intermédiairesConseils en sélection d’agences, prescripteurs, contacts du groupe et partenaires technologiques sous forme d’entreprises ou d’un objet partenaire personnalisé, reliés aux compétitions et aux clients qu’ils apportent, avec la source enregistrée sur chaque deal.
- Tickets et projetsDes tickets pour les demandes de modification et le service client, avec un responsable, une décision et un lien vers le retainer qu’ils modifient, et l’objet Projets pour gérer l’onboarding des clients et la préparation des compétitions en vues tableau.
Des pipelines pour les compétitions, la croissance organique et les renouvellements
Chaque processus de vente a son propre pipeline, ses définitions d’étapes et ses critères de sortie : une compétition ne compte jamais comme un retainer, et une revue client ne démarre jamais trop tard.
New business et compétitions
Du premier contact ou de la demande de présentation d’agence jusqu’au retainer ou au projet signé, avec un critère de sortie : le modèle de rémunération, le revenu net et la date de démarrage sont renseignés avant que le deal soit marqué comme gagné.
Présentation d’agence · Rencontre préliminaire · Brief ou appel d’offres · Compétition · Négociation · Gagné
Croissance organique et extensions
Des deals pour les nouvelles marques, les nouveaux marchés, les nouveaux services et les avenants approuvés chez des clients existants, associés au groupe client et au retainer qu’ils prolongent : la croissance organique est suivie séparément des nouveaux clients.
Opportunité identifiée · Cadrée · Proposition envoyée · SOW signé
Renouvellements de retainers et revues clients
Des deals planifiés à partir de la date de fin du contrat, du préavis et de la revue annuelle, avec les honoraires mensuels actuels et un objectif de renouvellement, portés par le responsable du client.
Revue à venir · En revue · Proposition ou remise en compétition · Renouvelé
Les intégrations que nous connectons à HubSpot pour les agences de publicité
Nous connectons les systèmes qui contiennent les données de capacité, d’honoraires et de facturation : le CRM montre ce que chaque client représente pour l’agence et ce que l’équipe peut prendre en charge, sans devenir votre outil de feuilles de temps ni votre système comptable.
- Connexion à l’entrepôt de donnéesSur Data Hub Enterprise, HubSpot se connecte aux entrepôts de données et aux plateformes de stockage : les tables de revenu net, de taux d’occupation et de capacité alimentent les entreprises, les deals et les objets personnalisés sans export manuel.
- Outils de feuilles de temps, de planification des ressources et PSALes heures planifiées, la capacité disponible, le taux d’occupation et les dates de fin de projet issus de votre outil de feuilles de temps, de planification des ressources ou PSA, synchronisés dans HubSpot sous forme d’agrégats via Data Hub ou votre entrepôt de données. Les feuilles de temps individuelles restent à la source.
- Devis dans Revenue HubLes devis dans Revenue Hub Professional ou Enterprise créent les devis des propositions à partir du deal et d’une bibliothèque de produits regroupant lignes de services et grilles tarifaires, avec signature électronique, à côté du pipeline.
- Données financières et de facturationLes honoraires, les honoraires de performance et le chiffre d’affaires facturé par client, issus de votre système financier ou comptable, importés dans HubSpot comme données de reporting en lecture seule, avec les achats média refacturés signalés à part. La facturation et les paiements média restent du ressort de la finance.
- Jeux de données pour le reporting du revenu netLes jeux de données (datasets) de Data Hub, sur Professional et Enterprise et actuellement en version bêta, combinent les fiches HubSpot avec les données d’honoraires et de taux d’occupation pour le revenu net par client, par marque et par ligne de services.
- Coexistence avec SalesforceLorsqu’un groupe de communication ou une autre agence du réseau utilise Salesforce, l’intégration Salesforce de HubSpot synchronise dans les deux sens les contacts, les entreprises, les deals, les tickets et, sur Enterprise, les objets personnalisés, avec des règles de synchronisation par champ.
Les paramètres de sécurité et de données que nous configurons
Les annonceurs et leurs équipes achats vous demanderont comment votre CRM traite leurs données. Voici les paramètres HubSpot que nous mettons en place et documentons.
- Confidentialité des compétitions et des clientsHubSpot contient la relation commerciale : les clients, les marques, les compétitions, les retainers et les agrégats dont la direction a besoin. Les briefs, les supports de compétition, les fichiers créatifs, les plans média et les feuilles de temps restent dans les systèmes conçus pour eux, ce qui garde le portail léger et facile à auditer.
- Gestion multi-comptes et BrandsLes réseaux et les groupes d’agences peuvent relier jusqu’à 29 comptes Professional ou Enterprise supplémentaires à un compte principal Enterprise, avec des données en miroir et un reporting de groupe, et une agence peut gérer ses propres marques dans un seul compte avec le module complémentaire Brands de Marketing Hub Enterprise.
- Hébergement des données dans l’UE, en AllemagneHubSpot héberge les comptes dans un centre de données de l’UE situé en Allemagne, et les comptes payants peuvent changer de centre de données. Les nouveaux comptes se voient attribuer un centre de données selon le lieu d’inscription ; nous le confirmons lors de la mise en place ou planifions le transfert d’un portail existant.
- Accord de traitement des données (DPA) et outils RGPDL’accord de traitement des données (DPA) de HubSpot inclut des clauses RGPD et les clauses contractuelles types de l’UE. Nous configurons la base légale sur les contacts, les limites des e-mails marketing fondées sur le consentement, la suppression définitive et le gestionnaire de demandes relatives aux données, ce qui compte pour les listes de newsletter, d’événements et de thought leadership de l’agence.
- SSO et journaux d’auditAuthentification unique (SSO) sur Professional et Enterprise, et journaux d’audit de l’activité du compte, où les Super Admins Enterprise peuvent aussi voir les actions effectuées par des employés de HubSpot dans le compte.
- Rapports de sécurité pour les revues de vos clientsHubSpot dispose d’un rapport SOC 2 Type II confidentiel, d’un rapport SOC 3 public et de son premier rapport SOC 1 Type II, et détient le label EU Cloud Code of Conduct de niveau 2. Nous y orientons les équipes achats et informatiques des annonceurs qui mènent les revues, en complément de la documentation CRM que nous rédigeons.
Les agents Breeze AI, configurés pour les agences de publicité
Les agents Breeze de HubSpot fonctionnent avec les crédits HubSpot. Nous mettons en place ceux qui sont rentables pour le marketing et le new business de l’agence elle-même, et les faisons travailler sur des données commerciales propres.
- Agents de contenu et de campagneNous mettons en place l’agent de contenu et l’agent de campagne de HubSpot pour le thought leadership, les newsletters et les campagnes événementielles de l’agence, votre équipe relisant chaque brouillon avant sa diffusion.
- Agent de prospectionÉtudie les marques et les responsables marketing qui montrent une intention d’achat et rédige des messages de prospection à partir des données CRM, de conversation et d’intention, dans la langue préférée du contact : le new business part d’une note de synthèse plutôt que d’une page blanche.
- Agent de donnéesRenseigne des propriétés comme le portefeuille de marques, les marchés, les changements à la direction marketing ou l’actualité des agences référencées, à partir de recherches web, des sites des entreprises et des transcriptions d’appels, via les propriétés intelligentes (smart properties) et les actions de workflow.
- Créateur d’agentsDes agents personnalisés pour vos propres processus, par exemple une note client avec l’historique des marques et des retainers avant une rencontre préliminaire, ou une synthèse de revue pour le responsable du client, construits avec des actions qui parcourent le web et lisent et écrivent des fiches du CRM.
Migrer le CRM d’une agence vers HubSpot
Depuis Salesforce, un autre CRM ou un ensemble de tableurs new business, de dossiers de compétitions et de boîtes mail. Nos migrations suivent quatre étapes.
Cartographier le modèle
Inventorier chaque objet, propriété, pipeline et intégration, décider comment les groupes clients, les marques, les retainers et les compétitions correspondent aux entreprises, aux deals et aux objets personnalisés, et séparer les honoraires des achats média refacturés avant de déplacer la moindre fiche.
Nettoyer et consolider
Fusionner les clients créés une fois par marque ou par responsable de compte, rattacher les compétitions et les retainers passés à la bonne marque, dédoublonner les contacts entre les équipes et supprimer les champs que personne n’utilise.
Migrer et tester
Migrer les données avec HubSpot Smart Transfer ou l’intégration Salesforce, reconnecter les synchronisations des feuilles de temps et de la comptabilité, et réaliser une répétition chronométrée sur de vrais clients avant la bascule.
Basculer et transmettre
Le new business, le pôle clientèle et la finance basculent à une date fixe, les tableaux de bord des compétitions et du revenu net deviennent opérationnels, et un responsable formé de votre côté reprend le portail et sa documentation.
Notre expérience HubSpot dans les technologies publicitaires et marketing
Nos pages sectorielles ne nomment jamais nos clients. Cette expérience HubSpot vient d’éditeurs ad tech et martech, et non d’agences, ainsi que de la façon dont nous gérons notre propre activité de prestation de services.
- HubSpot Platinum Solutions Partner80+ implémentations CRM pour 100+ entreprises SaaS B2B, réalisées par une équipe senior basée à Berlin.
- HubSpot pour l’ad tech et la martechUne migration de Close vers HubSpot pour un éditeur de logiciels d’intelligence de marché dédiés aux applications mobiles et aux jeux, avec étapes du cycle de vie, scoring des leads, une taxonomie des deals perdus et des tableaux de bord reconstruits sur le nouveau portail, ainsi qu’un portail HubSpot aligné sur la finance, avec un reporting pour le board et plusieurs pipelines, pour un éditeur de logiciels de marketing des créateurs. Notre propre activité de prestation de services gère elle aussi ses retainers et ses projets dans HubSpot.
- Migrations vers HubSpotSalesforce, Pardot et Close migrés vers HubSpot pour nos clients, dont une entreprise de 120 personnes migrée depuis Salesforce en 8 semaines sans aucune perte de données.
Administrateur HubSpot interne, agence HubSpot généraliste ou Checkpoint ?
| Recrutement interne | Agence généraliste | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Délai de démarrage | 3 à 6 mois pour recruter et rendre la personne opérationnelle | Quelques semaines, après une phase de propositions | Sous deux semaines |
| Configuration des données d’agence | Dépend des compétences data et process de la personne recrutée | Souvent un paramétrage standard du portail | Groupes clients, marques, propriétés d’honoraires, compétitions et données de capacité conçus comme un seul modèle |
| Périmètre | Une seule personne pour l’administration, les données et les demandes | Généralement un seul hub ou un seul projet | Marketing, Sales, Service, Data et Revenue Hub, connectés à vos données de feuilles de temps et de comptabilité |
| Délai de mise en œuvre | S’allonge avec les demandes en attente | Variable selon l’agence et l’équipe | 6 à 10 semaines en standard, 12 à 16 semaines pour un projet multi-hubs complexe |
| Risque principal | Dépendance à une personne clé si l’administrateur part | Des intégrations que personne dans votre équipe ne sait maintenir | Nécessite un responsable désigné de votre côté pour prendre le relais |
Questions sur HubSpot pour les agences de publicité
HubSpot est-il adapté aux agences de publicité ?
Oui. HubSpot couvre sur une seule plateforme le marketing propre d’une agence, les compétitions new business, les propositions et les SOW, les demandes de modification et le service client. Enterprise ajoute des objets personnalisés pour les retainers et les compétitions ainsi que la gestion multi-comptes pour les réseaux et les groupes, Data Hub synchronise les données de capacité et d’honoraires, et les comptes peuvent être hébergés dans le centre de données de HubSpot dans l’UE, en Allemagne. Nous le configurons autour de vos services et de vos modèles de rémunération.
HubSpot ou Salesforce pour les agences de publicité ?
Les deux conviennent bien aux équipes chargées du revenu des agences, et nous implémentons les deux. HubSpot est généralement plus rapide à lancer et plus simple à prendre en main pour une équipe d’agence, avec le marketing, la vente, les devis, le service et la synchronisation des données sur une seule plateforme et les agents Breeze intégrés. Salesforce convient aux agences et aux groupes qui ont besoin d’une personnalisation poussée de niveau grande entreprise et disposent d’une équipe d’administration pour la gérer. Lorsqu’un groupe de communication ou une autre agence du réseau utilise Salesforce, l’intégration Salesforce de HubSpot maintient les deux synchronisés.
Comment modélisez-vous les groupes clients, les marques et les retainers dans HubSpot ?
Dans HubSpot, le groupe client est l’entreprise parente et chaque marque ou marché une entreprise enfant : contacts, compétitions et retainers se trouvent sous la bonne marque et remontent au niveau du groupe. Les deals portent le modèle de rémunération, les honoraires et les achats média refacturés dans des propriétés distinctes. Sur Enterprise, les retainers, les descriptifs de prestations (SOW) et les compétitions deviennent des objets personnalisés associés aux marques et aux deals, conçus dans le respect des limites d’objets personnalisés de HubSpot.
HubSpot peut-il gérer les propositions, les SOW et les demandes de modification ?
Oui. Les devis dans Revenue Hub Professional ou Enterprise construisent les propositions et les SOW à partir du deal et d’une bibliothèque de produits regroupant lignes de services et grilles tarifaires, avec signature électronique. Les demandes de modification deviennent des tickets reliés au client et au retainer concerné, avec un responsable et une décision, et les modifications approuvées se transforment en deals d’avenant dans le pipeline de croissance organique.
De quelle édition HubSpot une agence de publicité a-t-elle besoin ?
Une agence de publicité a besoin d’Enterprise si elle souhaite des objets personnalisés pour les retainers et les compétitions, la gestion multi-comptes pour plusieurs agences ou une connexion directe à un entrepôt de données sur Data Hub Enterprise ; le module complémentaire Brands nécessite Marketing Hub Enterprise. Professional convient aux agences qui suivent leurs retainers sous forme de deals, et inclut l’authentification unique et l’agent client ; les devis nécessitent Revenue Hub Professional ou Enterprise. Nous dimensionnons la combinaison de hubs et de sièges selon votre processus, et non l’inverse.
HubSpot peut-il se connecter à nos outils de feuilles de temps, de planification des ressources ou de comptabilité ?
Oui, HubSpot s’y connecte sous forme d’agrégats. Data Hub synchronise les données entre applications et, sur Data Hub Enterprise, se connecte aux entrepôts de données et aux plateformes de stockage : les heures planifiées, la capacité, le taux d’occupation, les honoraires et le revenu net alimentent les entreprises, les deals et les objets personnalisés selon un calendrier défini. Les feuilles de temps, les factures et les paiements média restent à la source.
Combien de temps prend une implémentation HubSpot pour une agence de publicité ?
Une implémentation HubSpot standard prend 6 à 10 semaines, une implémentation multi-hubs complexe 12 à 16 semaines. Les migrations depuis un autre CRM sont proposées à partir de 15 000 €, et le travail commence généralement dans les deux semaines qui suivent le premier appel.
Peut-on gérer plusieurs marques d’agence ou un réseau d’agences dans HubSpot ?
Oui. Avec la gestion multi-comptes, un compte principal Enterprise relie jusqu’à 29 comptes Professional ou Enterprise supplémentaires, avec des données en miroir, des contenus copiés et un reporting de groupe, ce qui convient aux réseaux et aux groupes de communication composés d’agences distinctes. Une agence unique qui possède plusieurs marques peut utiliser le module complémentaire Brands de Marketing Hub Enterprise. Les deux sont destinés aux entités et aux marques propres de l’agence ; le travail pour les clients est modélisé sous forme d’entreprises, de marques et de retainers au sein du portail.
Le modèle de revenus derrière le portail
Taux de succès et coût des compétitions, revenu net hors achats média refacturés, revues des retainers, croissance organique, prévisions tenant compte de la capacité et KPIs pour les fondateurs : comment nous pilotons les revenue operations des agences de publicité, sur sa propre page.
Commencez par un appel HubSpot de 30 minutes
Présentez-nous votre portail, la façon dont fonctionnent aujourd’hui les compétitions, les retainers et les demandes de modification, et l’endroit où se trouvent vos données de capacité et d’honoraires. Vous obtenez une vision claire de ce que nous configurerions, sur quelle édition, et de ce que cela coûte.
- Un appel de 30 minutes avec votre responsable des opérations, du new business ou des marketing operations
- Un cadrage d’une page : hubs, objets, intégrations, calendrier et prix
- Le travail démarre sous deux semaines