GTM engineering et RevOps pour les agences de publicité
Le revenu d’une agence se gagne en compétition, se conserve lors des revues annuelles et se développe marque par marque chez chaque client. Bien des CRM d’agence n’en voient qu’une petite partie : les budgets média gonflent les chiffres, le périmètre s’élargit au fil des demandes de modification et les prévisions ignorent qui est disponible pour réaliser le travail. Nous construisons le CRM, les pipelines et le reporting qui suivent le new business, les retainers, le revenu net et la capacité au même endroit.
- 80+implémentations CRM réalisées
- 6 languesd’accompagnement, dont l’anglais et l’allemand
- 2 semainesentre le premier appel et le démarrage
Qu’est-ce que le RevOps pour les agences de publicité ?
Le RevOps pour les agences de publicité, ce sont les revenue operations qui relient les compétitions new business aux retainers, au périmètre, à la capacité et à la croissance organique : un CRM unique où chaque client, chaque marque et chaque compétition porte son modèle de rémunération, son revenu net et sa date de revue, avec les achats média refacturés distingués des honoraires. Le résultat : des prévisions fondées sur le revenu que l’agence conserve.
Les agences remportent généralement de nouveaux clients grâce à des présentations d’agence, des rencontres préliminaires, des compétitions et, de temps à autre, un appel d’offres piloté par un conseil en sélection d’agences ou par les achats d’un client, et suivent le tout dans un tableur que gère le directeur new business. Le revenu mêle retainers, projets et honoraires de performance, tandis que les achats média et les frais de production refacturés aux clients gonflent le volume facturé. Le périmètre s’élargit au fil de demandes de modification que personne ne chiffre, quelques grands clients portent l’essentiel du revenu, et la planification des ressources est gérée dans un outil de feuilles de temps que le pipeline ne voit jamais. Personne ne peut dire ce que l’agence gagnera le trimestre prochain, ni si l’équipe pourra le réaliser.
Checkpoint GTM est un cabinet de conseil RevOps et GTM basé à Berlin, HubSpot Platinum Partner, et nous gérons nous-mêmes une activité de prestation de services en retainers et en projets. Nous concevons le modèle de revenus, l’intégrons à votre CRM et à votre stack data, puis le confions à un responsable désigné dans votre équipe. Nous travaillons dans HubSpot et Salesforce, aux côtés de vos outils de feuilles de temps, de planification des ressources, de comptabilité et de proposition commerciale, en six langues dont l’anglais et l’allemand, dans la région DACH, en Europe et aux États-Unis.
Pour qui c’est fait
- Agences de création, agences média, agences de performance et agences digitales qui vendent des retainers, des projets et la gestion des achats média aux annonceurs
- Agences indépendantes et entités de réseaux ou de groupes de communication qui rendent compte du new business et du revenu net à leurs fondateurs, à leurs associés ou à un groupe
- Agences où quelques grands clients portent l’essentiel du revenu et où chaque revue annuelle en met une partie en jeu
- Équipes qui font passer le new business des tableaux de suivi des compétitions et des tableurs à un CRM utilisé par toute l’agence
Pour qui ce n’est pas fait
- L’achat média, les opérations publicitaires (ad ops) ou les feuilles de temps : nous connectons vos outils de planification des ressources et de comptabilité au pipeline, nous ne les remplaçons pas et ne planifions pas vos équipes
- La réalisation des campagnes de vos clients : nous construisons les revenue operations de l’agence elle-même, nous ne gérons ni le média ni la création pour les annonceurs
Six problèmes de revenus propres aux agences, et ce que nous construisons pour chacun
Six problèmes de revenus typiques des agences de création, agences média, agences de performance et agences digitales, qu’elles soient indépendantes ou membres d’un réseau. Chaque levier aboutit à quelque chose qui fonctionne dans votre CRM et votre stack data, pas à une slide.
Des compétitions suivies dans un tableur
Le problèmeDemandes de présentation d’agence, rencontres préliminaires, appels d’offres et compétitions sont gérés depuis un tableau de suivi new business et les boîtes mail de quelques seniors. Sans données sur la source, l’effort et l’issue de chaque compétition, l’agence ne connaît ni son taux de succès, ni les sources qui apportent des briefs gagnables, ni ce qu’une compétition perdue a coûté en temps senior et en production : elle peine donc à décider quels briefs décliner.
Ce que nous construisonsUn pipeline new business avec des étapes pour la présentation d’agence, la rencontre préliminaire, le brief, la compétition et la négociation, la source sur chaque deal (recommandation, conseil en sélection d’agences, groupe ou demande entrante), l’effort et les coûts enregistrés pour chaque compétition, et un reporting sur le taux de succès, le coût par compétition gagnée et les motifs de perte.
Des budgets média qui gonflent la ligne de revenu
Le problèmeUn deal média ou performance peut afficher un volume facturé plusieurs fois supérieur aux honoraires que l’agence conserve. Lorsque les achats média et les frais de production refacturés figurent dans le montant du deal, le pipeline paraît énorme, les prévisions sont fausses et les grands clients média semblent valoir plus qu’ils ne valent.
Ce que nous construisonsDes champs de deal distincts pour les honoraires, les honoraires de performance et les achats média ou frais de production refacturés, avec des prévisions et chaque tableau de bord construits sur le revenu net de l’agence. Les budgets média restent sur la fiche comme contexte, jamais comme revenu.
Retainers, projets et dérive du périmètre dans un seul chiffre
Le problèmeUn retainer mensuel, un projet ponctuel et un deal avec honoraires de performance se ressemblent dans le CRM. Allers-retours supplémentaires, nouveaux marchés et livrables additionnels arrivent sous forme de demandes informelles : le travail augmente, les honoraires stagnent, et les avenants qui auraient dû être émis passent inaperçus.
Ce que nous construisonsModèle de rémunération, valeur mensuelle, durée et référence du SOW sur chaque deal, demandes de modification enregistrées sur le client avec un responsable et une décision, modifications approuvées transformées en avenants, et un reporting sur le périmètre ajouté, chiffré et non chiffré par client.
Grands clients, revues annuelles et risque de concentration
Le problèmeQuelques clients portent souvent l’essentiel du revenu net d’une agence, et chacun organise une revue annuelle ou un renouvellement de contrat qui peut se transformer en remise en compétition. Les dates de revue sont notées dans des agendas, la santé des clients relève de l’anecdote, et la perte d’un seul budget peut remettre l’année à zéro.
Ce que nous construisonsFin de contrat, préavis et date de revue sur chaque retainer, deals de renouvellement planifiés plusieurs mois avant la revue, signaux de santé client remontés par le pôle clientèle et la production, et un rapport de concentration qui montre la part de chaque client dans le revenu net.
Une croissance organique laissée au hasard
Le problèmeLes grands clients achètent pour de nombreuses marques, de nombreux marchés et de nombreux services, mais l’agence les voit comme un seul compte. La croissance dépend de qui connaît les autres chefs de marque du client, et personne ne peut montrer quelles marques, quels marchés ou quels services l’agence ne couvre pas encore.
Ce que nous construisonsMarques et marchés enregistrés sous chaque groupe client, une vue des espaces non couverts (whitespace) montrant les services vendus par marque, des deals d’expansion pour les nouvelles marques, les nouveaux marchés et les nouveaux services, et un reporting sur la croissance organique par client.
Des compétitions gagnées que l’équipe ne peut pas staffer
Le problèmeUne belle série de compétitions gagnées surcharge le studio, une revue perdue laisse des équipes sans charge, et la passation du new business au pôle clientèle se fait lors d’une réunion dont personne ne garde trace. La planification des ressources et les feuilles de temps se trouvent dans un autre outil : les prévisions ne rencontrent jamais la capacité.
Ce que nous construisonsDate de démarrage prévue, durée et répartition des rôles sur chaque deal pondéré, agrégats de capacité et de taux d’occupation lus dans votre outil de feuilles de temps, de planification des ressources ou PSA, et une passation des deals gagnés au pôle clientèle avec le brief, le périmètre, l’équipe et la date de démarrage. Le CRM lit les agrégats ; votre outil de feuilles de temps reste le système de référence.
Comment nous construisons le moteur de revenu d’une agence en quatre phases
La même séquence pour une agence indépendante qui sort son new business des tableurs, une agence en croissance qui se dote de sa première équipe croissance ou new business, ou une entité de réseau qui doit rendre compte à un groupe de communication.
Diagnostiquer
Entretiens avec les fondateurs, le new business, le pôle clientèle, la planification des ressources et la finance ; audit du CRM, des historiques de compétitions, des données d’honoraires et du reporting de revenus par client. Livrable : une liste des écarts et les processus à corriger en priorité.
Concevoir
Les cycles de vie, du premier contact à la compétition, au retainer et à la revue, puis à la marque ou au marché suivant, le modèle de revenu net et de rémunération validé avec la finance, les règles de source et de recommandation, et le reporting que verront vos fondateurs, vos associés ou votre groupe.
Construire
Pipelines, propriétés, étapes de compétition et de revue, champs d’honoraires et de média, synchronisations avec la planification des ressources et la finance, automatisation de la passation et tableaux de bord deviennent opérationnels dans le CRM, testés sur de vrais clients avant que quiconque ne s’y fie.
Piloter et transmettre
Une revue hebdomadaire du new business et de la capacité, une vue mensuelle du revenu net rapprochée des chiffres de la finance, et un responsable formé dans votre équipe. Les définitions et la documentation sont dans le CRM, à côté des données qu’elles décrivent.
Les indicateurs de revenus que demandent les fondateurs, les associés et les groupes d’agences
Huit indicateurs, chacun avec une seule définition et une seule source. Tout ce qui exige encore un tableur pour être produit rejoint la liste des chantiers.
- Revenu net de l’agence. Honoraires et honoraires de performance, hors achats média et frais de production refacturés, par client, par ligne de services et par mois.
- Taux de succès en compétition. La part des compétitions et des appels d’offres remportés parmi ceux qui ont été tranchés, par source, ligne de services, taille de client et type de compétition.
- Coût des compétitions. Les heures seniors valorisées au taux interne, plus les coûts de production externes par compétition, et le coût new business de chaque compétition gagnée.
- Répartition des revenus. La part du revenu en retainers, en projets et en honoraires de performance dans le revenu net, et l’évolution de cette répartition dans le temps.
- Issue des retainers. Les retainers renouvelés, étendus, réduits ou perdus à leur revue ou à leur fin de contrat, avec les remises en compétition présentées séparément.
- Concentration du portefeuille clients. La part du revenu net provenant du premier client et des cinq premiers, suivie chaque mois.
- Croissance organique. La croissance du revenu net réalisée auprès des clients existants grâce à de nouvelles marques, de nouveaux marchés et de nouveaux services, présentée séparément des nouveaux clients gagnés.
- Couverture de la capacité. Les heures nécessaires pour le travail signé et pondéré, comparées aux heures que votre outil de planification des ressources affiche comme disponibles, par équipe et par rôle.
GTM engineering pour les agences de publicité : les systèmes derrière le processus
Nous construisons sur la stack que vous utilisez déjà, du CRM à l’outil de feuilles de temps. Voici les briques dont un système de revenus d’agence a le plus besoin.
- Le CRM comme source de véritéHubSpot ou Salesforce configuré avec les groupes clients, les marques, les rôles d’achat et les sources de recommandation, un pipeline par processus de vente, et le new business distingué de la croissance organique et des renouvellements.
- Modèle d’honoraires et de revenu netHonoraires, honoraires de performance et achats média refacturés dans des champs distincts, avec le revenu net par client et par mois lu dans votre système comptable : new business, pôle clientèle et finance travaillent sur les mêmes chiffres.
- Connexion à la capacité et à la planification des ressourcesCapacité, taux d’occupation et heures planifiées lus sous forme d’agrégats dans votre outil de feuilles de temps, de planification des ressources ou PSA et rapprochés des deals pondérés, et des deals gagnés transmis au pôle clientèle avec le périmètre, l’équipe et la date de démarrage.
- Workflow de proposition, de SOW et d’avenantsDes étapes de proposition et de SOW connectées à vos outils de proposition et de signature électronique, des demandes de modification enregistrées par client et des modifications approuvées inscrites sur le deal sous forme d’avenants.
- Attribution des sources et de l’influenceRecommandations, conseils en sélection d’agences, mises en relation par le groupe et partenaires technologiques comme sources assorties de règles claires, ainsi que le thought leadership, les candidatures aux prix et les événements reliés aux clients et aux compétitions qu’ils influencent.
- Reporting et automatisation par l’IATableaux de bord pour les fondateurs et le groupe, prévisions de revenu net, recherche sur le client avant une rencontre préliminaire, résumés d’appels et alertes de risque sur les revues, intégrés au CRM, avec une automatisation par l’IA que votre équipe peut inspecter et désactiver.
Nos missions dans les technologies publicitaires et marketing
Nos preuves viennent du côté ad tech et martech du marché : les éditeurs de logiciels auprès desquels les agences achètent et avec lesquels elles travaillent au quotidien, et non les agences elles-mêmes. Les clients sont anonymisés, comme tous les clients de nos pages sectorielles. La première carte présente le parcours de notre fondateur avant Checkpoint, pas une mission client.
- Attribution mobile, le parcours de notre fondateurAvant de fonder Checkpoint, notre fondateur a dirigé les Revenue Operations en interne dans une entreprise de mesure et d’attribution mobile : il a construit le département RevOps et piloté le CRM, le processus de vente et le reporting d’une organisation commerciale en forte croissance. Une expérience de fondateur, pas une mission client.
- Logiciel de marketing des créateurs, RevOps à temps partielFractional Head of RevOps pour un éditeur de logiciels de marketing des créateurs et d’ambassadeurs de marque, natif IA et au stade seed : HubSpot aligné sur la finance, reporting pour le board en seed et en série A, une architecture multi-pipelines, et une infrastructure outbound et ABM.
- Automatisation du courrier publicitaire, coaching et enablementCoaching et enablement en revenue operations pour l’équipe d’une plateforme d’automatisation du courrier publicitaire et d’impression programmatique, qui se connecte aux systèmes de marketing automation que ses clients utilisent déjà.
- Logiciel de marketing d’applications, scoring et synchronisation CRMPour un éditeur de logiciels de gestion des avis sur les applications et d’optimisation pour les app stores (ASO) : un plan de scoring des leads entrants et des comptes, des corrections de la synchronisation entre Salesforce et HubSpot, une consolidation des formulaires et des listes de cibles pour s’ouvrir à un nouveau segment de clientèle.
Recrutement interne, agence CRM généraliste ou Checkpoint ?
| Recrutement interne | Agence généraliste | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Délai de démarrage | 3 à 6 mois pour recruter et rendre la personne opérationnelle | Quelques semaines, après une phase de propositions | Sous deux semaines |
| Connaissance des agences | Dépend de la personne que vous trouvez | Des playbooks pensés pour des entreprises produit, qui ignorent les compétitions, les honoraires et la capacité | Compétitions, revenu net, retainers, revues et capacité modélisés dans le CRM |
| Coût | À partir de 120 000 € par an pour un profil GTM senior | Souvent facturé à l’heure | Projets à partir de 15 000 €, retainers à partir de 6 000 € par mois |
| Ce que vous obtenez | Le regard d’un seul opérationnel, souvent sans appui en data engineering | Des campagnes ou un paramétrage CRM, rarement les données derrière les deux | Le modèle opérationnel et le système construit : CRM, pipeline de compétitions, modèle de revenu net, vue de la capacité, reporting |
| Risque principal | Dépendance à une personne clé si la recrue part | Remis sans responsable ni documentation | Nécessite un responsable désigné de votre côté pour prendre le relais |
Trois façons de travailler avec nous
Projet à périmètre fixe
Un diagnostic, l’implémentation d’un CRM pour une agence qui sort son new business des tableurs, un modèle de revenu net et d’honoraires, ou une connexion à la planification des ressources ajoutée au dispositif existant. Cadré et chiffré avant le démarrage.
15 000 € à 90 000 € · périmètre fixe · un interlocuteur unique et responsable
Retainer RevOps
Un travail continu de reporting et d’automatisation sur le new business, le revenu net et la capacité après l’implémentation, avec un plan mensuel validé avec vos fondateurs et la finance.
6 000 € à 25 000 € par mois · plan mensuel
Fractional Head of RevOps
Un opérationnel senior intégré à votre équipe, qui pilote la cadence des revenus, porte la vue des fondateurs ou du groupe, aligne le new business, le pôle clientèle et la finance sur les mêmes prévisions et aide à recruter le responsable permanent.
De 10 heures par mois à 30 heures par semaine
Questions sur le RevOps pour les agences de publicité
Qu’est-ce que le RevOps pour les agences de publicité ?
Le RevOps pour les agences de publicité, ce sont les revenue operations appliquées à une agence : un CRM unique qui suit chaque opportunité de la présentation d’agence et de la compétition jusqu’au retainer, aux modifications de périmètre et à la revue annuelle, puis à la marque ou au marché suivant, avec les honoraires distingués des achats média refacturés et des prévisions confrontées à la capacité. L’objectif : des chiffres de revenu net auxquels les fondateurs, le pôle clientèle, la finance et, le cas échéant, le groupe de communication se fient tous.
Comment suivre les compétitions, les appels d’offres et le coût des compétitions dans un CRM ?
Sous la forme d’un pipeline new business aux étapes définies : présentation d’agence, rencontre préliminaire, brief ou appel d’offres, compétition et négociation. Chaque compétition enregistre sa source, les heures seniors et les frais de production engagés ainsi que la date de décision, et chaque compétition perdue reçoit un motif. Les rapports montrent alors le taux de succès par source et par ligne de services, et ce qu’a coûté chaque compétition gagnée : l’agence peut ainsi décider quels briefs décliner.
Comment exclure les achats média refacturés du revenu de l’agence ?
Avec des champs distincts dès la première proposition. Un deal enregistre les honoraires, les honoraires de performance et le budget média ou de production que l’agence refacture, et seuls les honoraires comptent dans le revenu net des prévisions et des tableaux de bord. Le revenu net réel par client provient de votre système comptable sous forme d’agrégat, afin que le CRM et les comptes de gestion concordent.
Comment gérez-vous les retainers, les projets, les honoraires de performance et les demandes de modification ?
Avec le modèle de rémunération comme champ obligatoire sur chaque deal, ainsi que la valeur mensuelle, la durée et la référence du SOW. Les nouveaux retainers, les projets, les extensions et les avenants deviennent des types de deals distincts, les demandes de modification sont enregistrées sur le client avec un responsable et une décision, et les retainers donnent lieu à des deals de renouvellement planifiés à partir de leur date de revue. Le périmètre ajouté sans honoraires apparaît dans le reporting avant d’apparaître comme une marge perdue.
Avez-vous déjà travaillé avec des agences de publicité ?
Pas directement. Nos missions clients les plus proches concernent les éditeurs de technologies marketing avec lesquels les agences travaillent au quotidien : logiciels de marketing des créateurs, d’automatisation du courrier publicitaire et de marketing d’applications, pour de la direction RevOps à temps partiel, du coaching et de l’enablement, du CRM, du scoring des leads et de la synchronisation. Avant de fonder Checkpoint, notre fondateur a dirigé les Revenue Operations en interne dans une entreprise de mesure et d’attribution mobile. Nous gérons aussi notre propre activité de prestation de services en retainers et en projets : propositions, modifications de périmètre et renouvellements sont des problèmes que nous résolvons pour nous-mêmes. Ces clients sont anonymisés, comme tous les clients de nos pages sectorielles.
Comment reliez-vous le pipeline new business au taux d’occupation et à la planification des ressources ?
Chaque deal pondéré porte une date de démarrage prévue, une durée et une répartition des rôles. Nous lisons la capacité, les heures planifiées et le taux d’occupation sous forme d’agrégats dans votre outil de feuilles de temps, de planification des ressources ou PSA, et présentons le pipeline en regard : la direction voit où le prochain trimestre sera surchargé ou en sous-charge et peut recruter, faire appel à des freelances ou décliner des briefs en amont de la demande. Les feuilles de temps restent dans l’outil conçu pour elles.
HubSpot ou Salesforce pour une agence de publicité ?
Les deux fonctionnent, et nous construisons sur les deux. HubSpot est généralement plus rapide à mettre en place et à exploiter pour une équipe d’agence, avec les devis dans Revenue Hub pour les propositions, des objets personnalisés pour les marques et les retainers sur Enterprise, la gestion multi-comptes pour les structures de groupe et les agents Breeze AI intégrés. Salesforce convient aux agences dotées de processus complexes de grande entreprise et d’une équipe d’administration dédiée. Notre page HubSpot pour les agences de publicité détaille le paramétrage HubSpot.
Combien coûte le RevOps pour une agence de publicité, et combien de temps cela prend-il ?
Les projets à périmètre fixe vont de 15 000 € à 90 000 €, les retainers de 6 000 € à 25 000 € par mois, et un Fractional Head of RevOps de 10 heures par mois à 30 heures par semaine. Une implémentation HubSpot standard prend 6 à 10 semaines, une implémentation multi-hubs complexe 12 à 16 semaines. Le travail démarre généralement dans les deux semaines qui suivent le premier appel.
Vous utilisez HubSpot ? Découvrez comment nous le configurons pour les agences de publicité
Objets personnalisés pour les retainers et les compétitions, groupes clients et marques, pipelines de compétitions et de renouvellements, devis avec signature électronique pour les propositions, tickets pour les demandes de modification, gestion multi-comptes et agents Breeze : le volet HubSpot du même travail, sur sa propre page.
Commencez par un appel RevOps de 30 minutes dédié aux agences
Expliquez-nous comment arrive le new business, comment vous tarifez les retainers et les projets, et où vos chiffres de pipeline, de revenu net et de capacité divergent aujourd’hui. Vous obtenez une réponse franche sur ce que nous corrigerions en premier, et sur ce qui peut attendre.
- Un appel de 30 minutes avec votre fondateur, votre directeur général ou votre responsable new business
- Un cadrage d’une page : problèmes, plan, équipe, calendrier et prix
- Le travail démarre sous deux semaines