HubSpot per le agenzie pubblicitarie
Configuriamo HubSpot sul modo in cui le agenzie conquistano, mantengono e fanno crescere i clienti: gruppi clienti e relativi brand come aziende collegate, retainer, SOW e pitch come oggetti personalizzati, preventivi con firma elettronica, richieste di modifica come ticket, e dati di capacità e fee sincronizzati dagli strumenti di timesheet e contabilità che i vostri team già usano.
- PlatinumHubSpot Solutions Partner
- 6-10 settimaneper un'implementazione HubSpot standard
- UEhosting dei dati in Germania, scelto in fase di configurazione
HubSpot è adatto alle agenzie pubblicitarie?
Sì. HubSpot gestisce su un'unica piattaforma il marketing dell'agenzia stessa, i pitch di new business, i retainer, le modifiche di perimetro e il client service, dalla prima richiesta di credenziali alla revisione annuale. Enterprise aggiunge oggetti personalizzati per retainer e pitch, e la gestione multi-account collega fino a 29 account aggiuntivi per strutture di network e di gruppo, con l'hosting dei dati nell'UE in Germania.
Una configurazione da evitare: un'agenzia adotta HubSpot per la newsletter e gli inviti agli eventi, poi chiede al team new business di registrarvi sopra anche i pitch. Ogni brand di un cliente diventa un'azienda separata e scollegata, retainer e progetti condividono un unico tipo di deal e i budget media finiscono nell'importo del deal. Un modello ragionato con gruppi clienti, brand, proprietà per le fee e pipeline separate, impostato prima che il portale cresca, risolve tutti e tre i problemi.
Checkpoint GTM è un HubSpot Platinum Partner con sede a Berlino, e un'attività di servizi ai clienti che a sua volta funziona su HubSpot. Configuriamo Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub e Revenue Hub per le agenzie pubblicitarie, colleghiamo HubSpot ai vostri strumenti di timesheet, pianificazione delle risorse e contabilità, migriamo da Salesforce e da altri CRM e affidiamo il portale a un responsabile designato.
Cosa configuriamo
- Aziende padre e figlie per gruppi clienti e brand, contatti e oggetti personalizzati Enterprise per retainer e pitch
- Pipeline separate per new business e pitch, crescita organica, e rinnovi e revisioni dei retainer
- Preventivi con firma elettronica su Revenue Hub per le proposte, ticket per le richieste di modifica e l'oggetto progetti per l'onboarding
- Sincronizzazione Data Hub dei dati di capacità e fee, gestione multi-account, single sign-on, log di audit e agenti Breeze
Combinazione tipica di hub
- Smart CRM e Sales Hub per il new business e la crescita dei clienti, Marketing Hub per la thought leadership e gli eventi dell'agenzia stessa e per il nurturing basato sul consenso
- Revenue Hub per preventivi e SOW; Service Hub per richieste di modifica e client service, con un portale clienti per i ticket e una knowledge base; Data Hub per la sincronizzazione con timesheet, pianificazione delle risorse e contabilità
- Enterprise dove servono oggetti personalizzati, gestione multi-account, l'add-on Brands o connessioni ai data warehouse, Professional dove non servono
Il modello a oggetti HubSpot che costruiamo per le agenzie pubblicitarie
Le agenzie firmano con un gruppo cliente, ma i ricavi si conquistano e si mantengono per brand, mercato e retainer, spesso dopo un pitch. Il modello a oggetti deve contenerli tutti e continuare a rendicontare i ricavi netti. Partiamo da qui, adattandolo ai vostri servizi.
- AziendeIl gruppo cliente come azienda padre, con brand e business unit come aziende figlie e i mercati come proprietà, così ogni retainer, pitch e contatto si trova sotto il brand giusto e il reporting di gruppo si basa sull'azienda padre.
- Contatti e ruoli d'acquistoCMO, brand e marketing manager, ufficio acquisti marketing, chi approva lato finance e consulenti di gara come ruoli etichettati, così ogni deal mostra chi fa il brief, chi decide, chi firma e chi vi ha presentato.
- DealUn deal per ogni pitch, nuovo retainer, progetto, estensione o change order, con modello di fee, ricavi da fee, fee di performance e media in pass-through in proprietà separate, così l'importo del deal riflette i ricavi netti dell'agenzia.
- Oggetti personalizzati per retainer e pitchSu Enterprise, gli oggetti personalizzati contengono retainer e statement of work con perimetro, durata, fee mensile e data di revisione, e pitch con brief, team, costi ed esito, associati ai brand e ai deal del cliente, progettati entro i limiti di HubSpot per gli oggetti personalizzati.
- Fonti di referral e intermediariConsulenti di gara, segnalatori, contatti della holding e partner tecnologici come aziende o come oggetto personalizzato partner, collegati ai pitch e ai clienti che portano, con la fonte registrata su ogni deal.
- Ticket e progettiTicket per le richieste di modifica e il client service, con un responsabile, una decisione e un collegamento al retainer che modificano, e l'oggetto progetti per gestire l'onboarding dei clienti e la preparazione dei pitch con viste a bacheca.
Pipeline per pitch, crescita organica e rinnovi
Ogni processo ha la propria pipeline, le proprie definizioni delle fasi e i propri criteri di uscita, così un pitch non conta mai come un retainer e una revisione del cliente non parte mai troppo tardi.
New business e pitch
Dal primo contatto o dalla richiesta di credenziali a un retainer o progetto firmato, con un criterio di uscita che richiede di registrare modello di fee, ricavi netti e data di avvio prima di segnare il deal come vinto.
Credenziali · Chemistry meeting · Brief o RFP · Pitch · Negoziazione · Vinto
Crescita organica ed estensioni
Deal per nuovi brand, mercati, servizi e change order approvati presso i clienti esistenti, associati al gruppo cliente e al retainer che estendono, così la crescita organica viene riportata separatamente dai nuovi clienti.
Opportunità individuata · Perimetro definito · Proposta inviata · SOW firmato
Rinnovi dei retainer e revisioni dei clienti
Deal pianificati a partire dalla data di fine contratto, dal periodo di preavviso e dalla revisione annuale, con la fee mensile attuale e un obiettivo di rinnovo, gestiti dal responsabile del cliente.
Revisione in scadenza · In revisione · Proposta o rimessa in gara · Rinnovato
Le integrazioni che colleghiamo a HubSpot per le agenzie pubblicitarie
Colleghiamo i sistemi che contengono i dati su capacità, fee e fatturazione, così il CRM mostra quanto vale ogni cliente per l'agenzia e cosa il team può accettare, senza diventare il vostro strumento di timesheet o il vostro sistema contabile.
- Connessione al data warehouseSu Data Hub Enterprise, HubSpot si collega a data warehouse e piattaforme di storage, così le tabelle di ricavi netti, saturazione e capacità raggiungono aziende, deal e oggetti personalizzati senza un'esportazione manuale.
- Strumenti di timesheet, pianificazione delle risorse e PSAOre prenotate, capacità disponibile, saturazione e date di fine progetto dal vostro strumento di timesheet, pianificazione delle risorse o PSA, sincronizzate in HubSpot come dati aggregati tramite Data Hub o il vostro data warehouse. I singoli timesheet restano alla fonte.
- Preventivi su Revenue HubI preventivi su Revenue Hub Professional o Enterprise generano preventivi per le proposte a partire dal deal e da una libreria prodotti con linee di servizio e listini tariffari, con firma elettronica, accanto alla pipeline.
- Dati finanziari e di fatturazioneRicavi da fee, fee di performance e ricavi fatturati per cliente dal vostro sistema finanziario o contabile, portati in HubSpot come dati di reporting in sola lettura, con i media in pass-through contrassegnati a parte. Fatturazione e pagamenti dei media restano al finance.
- Dataset per il reporting dei ricavi nettiI dataset di Data Hub, disponibili su Professional ed Enterprise e attualmente in beta, combinano i record HubSpot con i dati su fee e saturazione per calcolare i ricavi netti per cliente, brand e linea di servizio.
- Coesistenza con SalesforceDove una holding o un'altra agenzia del network usa Salesforce, l'integrazione Salesforce di HubSpot sincronizza contatti, aziende, deal, ticket e, su Enterprise, oggetti personalizzati in entrambe le direzioni, con regole di sincronizzazione per ogni campo.
Le impostazioni di sicurezza e dei dati che configuriamo
I brand che servite e i loro uffici acquisti vi chiederanno come il vostro CRM gestisce i loro dati. Queste sono le impostazioni HubSpot che mettiamo in atto e documentiamo.
- Riservatezza dei pitch e dei clientiHubSpot contiene la relazione commerciale: clienti, brand, pitch, retainer e i dati aggregati di cui ha bisogno il management. Brief, presentazioni dei pitch, file creativi, piani media e timesheet restano nei sistemi creati per loro, così il portale resta snello e facile da sottoporre ad audit.
- Gestione multi-account e BrandsNetwork e gruppi di agenzie possono collegare fino a 29 account Professional o Enterprise aggiuntivi a un account principale Enterprise, con dati replicati e reporting di gruppo, e un'agenzia può gestire i propri brand in un unico account con l'add-on Brands su Marketing Hub Enterprise.
- Hosting dei dati nell'UE, in GermaniaHubSpot ospita gli account in un data center UE in Germania, e gli account a pagamento possono cambiare data center. Ai nuovi account il data center viene assegnato in base al luogo di registrazione; lo confermiamo in fase di configurazione o pianifichiamo il trasferimento per un portale esistente.
- Accordo sul trattamento dei dati (DPA) e strumenti GDPRIl DPA di HubSpot include clausole GDPR e le Clausole Contrattuali Standard dell'UE. Configuriamo la base giuridica sui contatti, i limiti all'email marketing basati sul consenso, l'eliminazione definitiva e il gestore delle richieste sui dati, elementi importanti per le liste di newsletter, eventi e thought leadership dell'agenzia.
- SSO e log di auditSingle sign-on su Professional ed Enterprise e log di audit delle attività dell'account, in cui i Super Admin Enterprise possono vedere anche le azioni compiute nell'account dai dipendenti di HubSpot.
- Report di sicurezza per le verifiche dei clientiHubSpot dispone di un report SOC 2 Type II riservato, di un report SOC 3 pubblico e del suo primo report SOC 1 Type II, e ha ottenuto il marchio EU Cloud Code of Conduct Level 2. Indirizziamo verso questi documenti i revisori acquisti e IT dei brand vostri clienti, accanto alla documentazione del CRM che redigiamo noi.
Agenti Breeze AI, configurati per le agenzie pubblicitarie
Gli agenti Breeze di HubSpot funzionano con gli HubSpot Credits. Configuriamo quelli che ripagano l'investimento per il marketing e il new business dell'agenzia stessa e li facciamo lavorare su dati aziendali puliti.
- Agenti per contenuti e campagneConfiguriamo l'agente contenuti e l'agente campagne di HubSpot per la thought leadership, le newsletter e le campagne per eventi dell'agenzia stessa, con il vostro team che rivede ogni bozza prima della pubblicazione.
- Agente di prospectingAnalizza i brand e i responsabili marketing che mostrano segnali di intent e redige messaggi di outreach a partire da dati del CRM, delle conversazioni e di intent, nella lingua preferita del contatto, così il new business parte da un brief invece che da una pagina bianca.
- Agente datiCompila proprietà come il portafoglio di brand, i mercati, i cambi ai vertici del marketing o le notizie sul roster delle agenzie tramite ricerche sul web, siti aziendali e trascrizioni delle call, attraverso proprietà smart e azioni dei workflow.
- Agent builderAgenti personalizzati per i vostri processi, ad esempio un briefing sul cliente con lo storico di brand e retainer prima di un chemistry meeting, o un riepilogo della revisione per il responsabile del cliente, costruiti con azioni che navigano sul web e leggono e scrivono i record del CRM.
Migrare a HubSpot il CRM di un'agenzia
Da Salesforce, da un altro CRM o da un insieme di fogli di calcolo del new business, cartelle dei pitch e caselle email. Le nostre migrazioni seguono quattro passi.
Mappare il modello
Inventario di ogni oggetto, proprietà, pipeline e integrazione, decisione su come gruppi clienti, brand, retainer e pitch si mappano su aziende, deal e oggetti personalizzati, e separazione dei ricavi da fee dai media in pass-through prima di spostare un solo record.
Pulire e consolidare
Unione dei clienti creati una volta per ogni brand o per ogni responsabile, collegamento dei pitch e dei retainer passati al brand giusto, deduplica dei contatti tra i team ed eliminazione dei campi che nessuno usa.
Trasferire e testare
Trasferimento dei dati con HubSpot Smart Transfer o con l'integrazione Salesforce, ricollegamento delle sincronizzazioni di timesheet e contabilità, e una prova generale cronometrata su clienti reali prima del passaggio definitivo.
Cut-over e passaggio di consegne
New business, client service e finance passano al nuovo sistema a una data fissa, le dashboard di pitch e ricavi netti entrano in produzione e un responsabile formato da parte vostra prende in carico il portale e la sua documentazione.
La nostra esperienza HubSpot nella tecnologia pubblicitaria e di marketing
Nelle nostre pagine di settore i clienti non vengono mai nominati. Questo lavoro HubSpot viene da aziende ad tech e martech, non da agenzie, oltre che dal modo in cui gestiamo la nostra attività di servizi ai clienti.
- HubSpot Platinum Solutions PartnerOltre 80 implementazioni CRM per oltre 100 aziende SaaS B2B, realizzate da un team senior a Berlino.
- HubSpot per ad tech e martechUna migrazione da Close a HubSpot per un'azienda di software di market intelligence per app e giochi mobile, con fasi del lifecycle, lead scoring, una tassonomia dei motivi di perdita e dashboard ricostruite nel nuovo portale, e un portale HubSpot allineato con il finance, con reporting per il board e più pipeline, per un'azienda di software per il creator marketing. Anche la nostra attività di servizi ai clienti gestisce retainer e progetti in HubSpot.
- Migrazioni verso HubSpotSalesforce, Pardot e Close migrati a HubSpot per i nostri clienti, tra cui un'azienda di 120 persone trasferita da Salesforce in 8 settimane senza alcuna perdita di dati.
Admin HubSpot interno, agenzia HubSpot generalista o Checkpoint?
| Assunzione interna | Agenzia generalista | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Tempi di avvio | Da 3 a 6 mesi per assumere e rendere operativa la persona | Settimane, dopo un giro di proposte | Entro due settimane |
| Configurazione dei dati per le agenzie | Dipende dalle competenze su dati e processi della persona assunta | Spesso una configurazione standard del portale | Gruppi clienti, brand, proprietà per le fee, pitch e dati di capacità progettati come un unico modello |
| Ambito | Una sola persona per amministrazione, dati e richieste | Di solito un solo hub o un solo progetto | Marketing, Sales, Service, Data e Revenue Hub, collegati ai vostri dati di timesheet e contabilità |
| Tempi di consegna | Crescono con il backlog | Variano in base all'agenzia e al team | Standard: da 6 a 10 settimane; multi-hub complesso: da 12 a 16 settimane |
| Rischio principale | Dipendenza da una persona chiave se l'admin se ne va | Integrazioni che nessuno nel vostro team sa mantenere | Serve un responsabile designato da parte vostra che prenda in carico il lavoro |
Domande su HubSpot per le agenzie pubblicitarie
HubSpot è adatto alle agenzie pubblicitarie?
Sì, HubSpot è adatto alle agenzie pubblicitarie: copre su un'unica piattaforma il marketing dell'agenzia stessa, i pitch di new business, proposte e SOW, richieste di modifica e client service. Enterprise aggiunge oggetti personalizzati per retainer e pitch e la gestione multi-account per strutture di network e di gruppo, Data Hub sincronizza i dati di capacità e fee, e gli account possono essere ospitati nel data center UE di HubSpot in Germania. Lo configuriamo intorno ai vostri servizi e modelli di fee.
HubSpot o Salesforce per le agenzie pubblicitarie?
Sia HubSpot sia Salesforce supportano bene i team dei ricavi delle agenzie, e noi li implementiamo entrambi. HubSpot è di solito più rapido da avviare e più semplice da gestire in autonomia per il team di un'agenzia, con marketing, vendite, preventivi, assistenza e sincronizzazione dei dati su un'unica piattaforma e gli agenti Breeze integrati. Salesforce è adatto ad agenzie e gruppi con personalizzazioni enterprise profonde e un team di amministratori che lo gestisca. Dove una holding o un'altra agenzia del network usa Salesforce, l'integrazione Salesforce di HubSpot mantiene sincronizzati i due sistemi.
Come modellate gruppi clienti, brand e retainer in HubSpot?
In HubSpot il gruppo cliente è l'azienda padre e ogni brand o mercato un'azienda figlia, così contatti, pitch e retainer si trovano sotto il brand giusto e confluiscono nel gruppo. I deal riportano modello di fee, ricavi da fee e media in pass-through come proprietà separate. Su Enterprise, retainer, statement of work e pitch diventano oggetti personalizzati associati a brand e deal, progettati entro i limiti di HubSpot per gli oggetti personalizzati.
HubSpot può gestire proposte, SOW e richieste di modifica?
Sì, HubSpot può gestire proposte, SOW e richieste di modifica. I preventivi su Revenue Hub Professional o Enterprise generano proposte e SOW a partire dal deal e da una libreria prodotti con linee di servizio e listini tariffari, con firma elettronica. Le richieste di modifica diventano ticket collegati al cliente e al retainer interessato, con un responsabile e una decisione, e le modifiche approvate si trasformano in deal di change order nella pipeline della crescita organica.
Di quale livello di HubSpot ha bisogno un'agenzia pubblicitaria?
Un'agenzia pubblicitaria ha bisogno di Enterprise se vuole oggetti personalizzati per retainer e pitch, la gestione multi-account per più agenzie o una connessione diretta al data warehouse su Data Hub Enterprise; l'add-on Brands richiede Marketing Hub Enterprise. Professional è sufficiente per le agenzie che tracciano i retainer come deal, e include il single sign-on e l'agente clienti; i preventivi richiedono Revenue Hub Professional o Enterprise. Dimensioniamo la combinazione di hub e licenze in base al vostro processo, non il contrario.
HubSpot può collegarsi ai nostri strumenti di timesheet, pianificazione delle risorse o contabilità?
Sì, HubSpot può collegarsi a questi strumenti tramite dati aggregati. Data Hub sincronizza i dati tra le app e, su Data Hub Enterprise, si collega a data warehouse e piattaforme di storage, così ore prenotate, capacità, saturazione, ricavi da fee e ricavi netti raggiungono aziende, deal e oggetti personalizzati a intervalli regolari. Timesheet, fatture e pagamenti dei media restano alla fonte.
Quanto dura un'implementazione HubSpot per un'agenzia pubblicitaria?
Un'implementazione HubSpot standard per un'agenzia pubblicitaria richiede da 6 a 10 settimane, un'implementazione multi-hub complessa da 12 a 16 settimane. Le migrazioni da un altro CRM partono da € 15.000, e il lavoro inizia di solito entro due settimane dalla prima call.
Possiamo gestire più brand dell'agenzia o un network di agenzie in HubSpot?
Sì. Con la gestione multi-account, un account principale Enterprise collega fino a 29 account Professional o Enterprise aggiuntivi, con dati replicati, asset copiati e reporting di gruppo, una soluzione adatta a network e holding con agenzie separate. Una singola agenzia con più brand propri può usare l'add-on Brands su Marketing Hub Enterprise. Entrambe le soluzioni servono alle unità e ai brand dell'agenzia stessa; il lavoro per i clienti viene modellato come aziende, brand e retainer all'interno del portale.
Il modello dei ricavi dietro il portale
Tassi di successo dei pitch e costo delle gare, ricavi netti senza i media in pass-through, revisioni dei retainer, crescita organica, forecast basati sulla capacità e KPI per i founder: come gestiamo la revenue operations per le agenzie pubblicitarie, in una pagina dedicata.
Iniziate con una call HubSpot di 30 minuti
Mostrateci il vostro portale, come funzionano oggi pitch, retainer e richieste di modifica e dove si trovano i dati di capacità e fee. Otterrete un quadro chiaro di cosa configureremmo, su quale livello e quanto costa.
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