GTM engineering e RevOps per le agenzie pubblicitarie
I ricavi di un'agenzia si conquistano nei pitch, si difendono nelle revisioni annuali e crescono brand dopo brand all'interno di ogni cliente. Molti CRM delle agenzie ne vedono ben poco: la spesa media gonfia i numeri, il perimetro cresce a colpi di richieste di modifica e il forecast ignora chi è libero di fare il lavoro. Costruiamo il CRM, le pipeline e il reporting che tracciano new business, retainer, ricavi netti e capacità in un unico posto.
- 80+implementazioni CRM realizzate
- 6 linguedi lavoro, tra cui inglese e tedesco
- 2 settimanedalla prima call all'avvio dei lavori
Cos'è la RevOps per le agenzie pubblicitarie?
La RevOps per le agenzie pubblicitarie è il lavoro di revenue operations che collega i pitch di new business a retainer, perimetro, capacità e crescita organica: un unico CRM in cui ogni cliente, brand e pitch riporta il proprio modello di fee, i propri ricavi netti e la propria data di revisione, con i media in pass-through separati dai ricavi da fee. Il risultato è un forecast costruito sui ricavi che l'agenzia trattiene.
Di solito le agenzie acquisiscono nuovi clienti tramite presentazioni delle credenziali, chemistry meeting, pitch e, di tanto in tanto, una RFP gestita da un consulente di gara o dall'ufficio acquisti del cliente, e tracciano tutto in un foglio di calcolo gestito dal responsabile new business. I ricavi mescolano retainer, progetti e fee di performance, mentre i costi media e di produzione rifatturati ai clienti gonfiano il fatturato lordo. Il perimetro cresce con richieste di modifica che nessuno prezza, pochi grandi clienti generano la maggior parte dei ricavi e la pianificazione delle risorse sta in uno strumento di timesheet che la pipeline non vede mai. Nessuno sa dire quanto guadagnerà l'agenzia il prossimo trimestre, né se il team riuscirà a realizzarlo.
Checkpoint GTM è una società di consulenza RevOps e GTM con sede a Berlino e HubSpot Platinum Partner, e anche noi gestiamo un'attività di servizi ai clienti basata su retainer e progetti. Progettiamo il modello dei ricavi, lo implementiamo nel vostro CRM e nel vostro stack di dati e lo affidiamo a un responsabile designato nel vostro team. Lavoriamo in HubSpot e Salesforce, accanto ai vostri strumenti di timesheet, pianificazione delle risorse, contabilità e proposte commerciali, in sei lingue tra cui inglese e tedesco, nell'area DACH, in Europa e negli Stati Uniti.
Adatto a
- Agenzie creative, media, performance e digitali che vendono ai brand retainer, progetti e gestione dei media
- Agenzie indipendenti e unità di network o di holding che rendicontano new business e ricavi netti a founder, partner o a un gruppo
- Agenzie in cui pochi grandi clienti generano la maggior parte dei ricavi e ogni revisione annuale ne mette a rischio una parte
- Team che spostano il new business da tracker dei pitch e fogli di calcolo a un CRM usato da tutta l'agenzia
Non adatto a
- Acquisto media, ad operations o timesheet: colleghiamo i vostri strumenti di pianificazione delle risorse e di contabilità alla pipeline, non li sostituiamo né pianifichiamo il lavoro delle vostre persone
- Realizzazione delle campagne per i vostri clienti: costruiamo la revenue operations dell'agenzia stessa, non gestiamo media né lavoro creativo per i brand
Sei problemi di ricavi delle agenzie, e cosa costruiamo per ciascuno
Sei problemi di ricavi tipici delle agenzie creative, media, performance e digitali, indipendenti o parte di un network. Ogni intervento si conclude con qualcosa che funziona nel vostro CRM e nel vostro stack di dati, non con una slide.
Pitch tracciati in un foglio di calcolo
Il problemaRichieste di credenziali, chemistry meeting, RFP e pitch passano da un tracker del new business e dalle caselle email di pochi senior. Senza dati su fonte, impegno ed esito di ogni pitch, l'agenzia non conosce il proprio tasso di successo, non sa quali fonti portano brief vincibili né quanto è costato un pitch perso in tempo dei senior e in produzione, e fatica quindi a decidere quali brief declinare.
Cosa costruiamoUna pipeline di new business con fasi per credenziali, chemistry meeting, brief, pitch e negoziazione, la fonte su ogni deal (referral, consulente di gara, holding o inbound), impegno e costi registrati per ogni pitch, e reporting su tasso di successo, costo per gara vinta e motivi di perdita.
La spesa media che gonfia la riga dei ricavi
Il problemaUn deal media o performance può mostrare un fatturato lordo molte volte superiore alla fee che l'agenzia trattiene. Quando media in pass-through e costi di produzione finiscono nell'importo del deal, la pipeline sembra enorme, il forecast è sbagliato e i grandi clienti media sembrano valere più di quanto valgano.
Cosa costruiamoCampi del deal separati per ricavi da fee, fee di performance e media o produzione in pass-through, con il forecast e ogni dashboard costruiti sui ricavi netti dell'agenzia. I budget media restano nel record come contesto, mai come ricavi.
Retainer, progetti e scope creep in un unico numero
Il problemaUn retainer mensile, un progetto una tantum e un deal a fee di performance hanno lo stesso aspetto nel CRM. Round aggiuntivi, nuovi mercati e deliverable in più arrivano come richieste informali, così il lavoro cresce mentre le fee restano ferme, e i change order che andavano emessi passano inosservati.
Cosa costruiamoModello di fee, valore mensile, durata e riferimento allo SOW su ogni deal, richieste di modifica registrate sul cliente con un responsabile e una decisione, modifiche approvate trasformate in change order, e reporting sul perimetro aggiunto, prezzato e non prezzato per cliente.
Grandi clienti, revisioni annuali e rischio di concentrazione
Il problemaSpesso pochi clienti generano la maggior parte dei ricavi netti di un'agenzia, e ognuno prevede una revisione annuale o un rinnovo del contratto che può trasformarsi in una rimessa in gara. Le date delle revisioni stanno nei calendari, lo stato di salute dei clienti è aneddotico, e perdere un solo cliente può far ripartire l'anno da zero.
Cosa costruiamoFine del contratto, periodo di preavviso e data di revisione su ogni retainer, deal di rinnovo pianificati mesi prima della revisione, segnali sullo stato di salute dei clienti da client service e delivery, e un report di concentrazione che mostra la quota di ricavi netti di ogni cliente.
Crescita organica lasciata al caso
Il problemaI grandi clienti acquistano su molti brand, mercati e servizi, ma l'agenzia li vede come un unico account. La crescita dipende da chi conosce gli altri brand manager del cliente, e nessuno sa mostrare quali brand, mercati o servizi l'agenzia non serve ancora.
Cosa costruiamoBrand e mercati registrati sotto ogni gruppo cliente, una vista degli spazi scoperti (whitespace) con i servizi venduti per brand, deal di espansione per nuovi brand, mercati e servizi, e reporting sulla crescita organica per cliente.
Gare vinte senza persone per gestirle
Il problemaUna serie di pitch vinti sovraccarica lo studio, una revisione persa lascia persone in panchina, e il passaggio di consegne dal new business al client service avviene in una riunione di cui nessuno tiene traccia. Pianificazione delle risorse e timesheet stanno in un altro strumento, così forecast e capacità non vengono mai messi a confronto.
Cosa costruiamoData di avvio prevista, durata e mix di ruoli su ogni deal ponderato, dati aggregati di capacità e saturazione letti dal vostro strumento di timesheet, pianificazione delle risorse o PSA, e un passaggio di consegne dei deal vinti al client service con brief, perimetro, team e data di avvio. Il CRM legge i dati aggregati; il vostro strumento di timesheet resta il sistema di riferimento.
Come costruiamo il motore dei ricavi di un'agenzia in quattro fasi
La stessa sequenza per un'agenzia indipendente che porta il new business fuori dai fogli di calcolo, per un'agenzia in crescita che crea il suo primo team growth o new business, o per un'unità di network che deve rendicontare a una holding.
Diagnosi
Interviste con founder, new business, client service, pianificazione delle risorse e finance; un audit del CRM, dei dati sui pitch, dei dati sulle fee e del reporting dei ricavi per cliente. Risultato: un elenco delle lacune e i processi da sistemare per primi.
Progettazione
Lifecycle dal primo contatto al pitch, al retainer e alla revisione, fino al brand o al mercato successivo, il modello dei ricavi netti e delle fee concordato con il finance, le regole su fonti e referral, e il reporting che vedranno i vostri founder, partner o il vostro gruppo.
Implementazione
Pipeline, proprietà, fasi di pitch e di revisione, campi per fee e media, sincronizzazioni con pianificazione delle risorse e contabilità, automazione del passaggio di consegne e dashboard entrano in produzione nel CRM, testati su clienti reali prima che qualcuno ci faccia affidamento.
Gestione e passaggio di consegne
Una revisione settimanale di new business e capacità, una vista mensile dei ricavi netti riconciliata con il finance e un responsabile formato nel vostro team. Definizioni e documentazione stanno nel CRM, accanto ai dati che descrivono.
Le metriche di ricavo che chiedono founder, partner e gruppi delle agenzie
Otto metriche, ciascuna con un'unica definizione e un'unica fonte. Tutto ciò che per essere prodotto richiede ancora un foglio di calcolo finisce nella lista delle cose da costruire.
- Ricavi netti dell'agenzia. Ricavi da fee e fee di performance, esclusi media in pass-through e costi di produzione, per cliente, linea di servizio e mese.
- Tasso di successo dei pitch. Pitch e RFP vinti in rapporto a quelli decisi, per fonte, linea di servizio, dimensione del cliente e tipo di pitch.
- Costo delle gare. Ore dei senior a tariffe interne più costi di produzione esterni per ogni pitch, e il costo di new business dietro ogni gara vinta.
- Mix dei ricavi. Ricavi da retainer, da progetti e da fee di performance come quote dei ricavi netti, e come il mix cambia nel tempo.
- Esiti dei retainer. Retainer rinnovati, ampliati, ridotti o persi alla revisione o alla scadenza del contratto, con le rimesse in gara riportate separatamente.
- Concentrazione dei clienti. La quota di ricavi netti dal cliente più grande e dai primi cinque, monitorata ogni mese.
- Crescita organica. Crescita dei ricavi netti dai clienti esistenti tramite nuovi brand, mercati e servizi, riportata separatamente dai nuovi clienti acquisiti.
- Copertura della capacità. Ore necessarie per il lavoro acquisito e ponderato rispetto alle ore che il vostro strumento di pianificazione delle risorse mostra come disponibili, per team e ruolo.
GTM engineering per le agenzie pubblicitarie: i sistemi dietro il processo
Lavoriamo sullo stack che già usate, dal CRM allo strumento di timesheet. Questi sono gli elementi di cui un sistema dei ricavi per un'agenzia ha più bisogno.
- Il CRM come fonte di veritàHubSpot o Salesforce configurati con gruppi clienti, brand, ruoli d'acquisto e fonti di referral, una pipeline per ogni processo di vendita, e il new business separato da crescita organica e rinnovi.
- Modello di fee e ricavi nettiRicavi da fee, fee di performance e media in pass-through come campi separati, con i ricavi netti per cliente e mese letti dal vostro sistema contabile, così new business, client service e finance lavorano sugli stessi numeri.
- Connessione a capacità e pianificazione delle risorseCapacità, saturazione e ore prenotate lette come dati aggregati dal vostro strumento di timesheet, pianificazione delle risorse o PSA e confrontate con i deal ponderati, con i deal vinti passati al client service con perimetro, team e data di avvio.
- Workflow di proposte, SOW e change orderFasi di proposta e SOW collegate agli strumenti di proposta e firma elettronica che usate, richieste di modifica registrate per cliente e modifiche approvate scritte sul deal come change order.
- Attribuzione di fonti e influenzaReferral, consulenti di gara, introduzioni dalla holding e partner tecnologici come fonti con regole chiare, più thought leadership, candidature ai premi ed eventi collegati ai clienti e ai pitch che influenzano.
- Reporting e automazione con l'AIDashboard per i founder e per il gruppo, forecast dei ricavi netti, ricerche sul cliente prima di un chemistry meeting, riepiloghi delle call e segnalazioni di rischio sulle revisioni integrati nel CRM, con un'automazione AI che il vostro team può ispezionare e disattivare.
Il nostro lavoro nella tecnologia pubblicitaria e di marketing
Le nostre referenze vengono dal lato ad tech e martech del mercato: le aziende di software da cui le agenzie acquistano e con cui lavorano ogni giorno, non dalle agenzie stesse. I clienti sono anonimizzati, come ogni cliente nelle nostre pagine di settore. La prima scheda riguarda il percorso del nostro founder prima di Checkpoint, non un incarico per un cliente.
- Attribuzione mobile, il percorso del nostro founderPrima di fondare Checkpoint, il nostro founder ha guidato internamente la Revenue Operations in un'azienda di misurazione e attribuzione mobile: ha creato il reparto RevOps ed era responsabile di CRM, processo di vendita e reporting per un'organizzazione commerciale in rapida crescita. Esperienza del founder, non un incarico per un cliente.
- Software per il creator marketing, RevOps frazionataFractional Head of RevOps per un'azienda di software per il creator marketing e la brand advocacy, AI-native e in fase seed: HubSpot allineato con il finance, reporting per il board nelle fasi Seed e Serie A, un'architettura multi-pipeline e un'infrastruttura per outbound e ABM.
- Automazione del direct mail, coaching ed enablementCoaching ed enablement di revenue operations per il team di una piattaforma di automazione del direct mail e di stampa programmatica che si integra con i sistemi di marketing automation già usati dai suoi clienti.
- Software per l'app marketing, scoring e sincronizzazione del CRMPer un'azienda di software per la gestione delle recensioni delle app e l'ottimizzazione per gli app store: un piano di scoring inbound di lead e account, correzioni alla sincronizzazione tra Salesforce e HubSpot, consolidamento dei moduli e liste di target per l'ingresso in un nuovo segmento di clienti.
Assunzione interna, agenzia CRM generalista o Checkpoint?
| Assunzione interna | Agenzia generalista | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Tempi di avvio | Da 3 a 6 mesi per assumere e rendere operativa la persona | Settimane, dopo un giro di proposte | Entro due settimane |
| Contesto delle agenzie | Dipende dall'unica persona che trovate | Playbook da azienda di prodotto che ignorano pitch, fee e capacità | Pitch, ricavi netti, retainer, revisioni e capacità modellati nel CRM |
| Costo | Oltre € 120.000 l'anno per una figura GTM senior | Spesso con fatturazione a ore | Progetti da € 15.000, retainer da € 6.000 al mese |
| Cosa ottenete | La visione di un singolo operatore, spesso senza supporto di data engineering | Campagne o una configurazione del CRM, raramente i dati alla base di entrambe | Il modello operativo più il sistema implementato: CRM, pipeline dei pitch, modello dei ricavi netti, vista della capacità, reporting |
| Rischio principale | Dipendenza da una persona chiave se la persona assunta se ne va | Riconsegnato senza un responsabile né documentazione | Serve un responsabile designato da parte vostra che prenda in carico il lavoro |
Tre modi per lavorare con noi
Progetto a perimetro fisso
Una diagnosi, un'implementazione CRM per un'agenzia che porta il new business fuori dai fogli di calcolo, un modello dei ricavi netti e delle fee, o una connessione alla pianificazione delle risorse aggiunta al sistema esistente. Perimetro e prezzo definiti prima di iniziare.
Da € 15.000 a € 90.000 · perimetro fisso · un unico referente responsabile
Retainer RevOps
Lavoro continuativo su reporting e automazione di new business, ricavi netti e capacità dopo l'implementazione, con un piano mensile concordato con i vostri founder e il finance.
Da € 6.000 a € 25.000 al mese · piano mensile
Fractional Head of RevOps
Un operatore senior integrato nel vostro team che gestisce la cadenza operativa dei ricavi, è responsabile della vista per i founder o per il gruppo, allinea new business, client service e finance su un unico forecast e aiuta ad assumere il responsabile permanente.
Da 10 ore al mese fino a 30 ore a settimana
Domande sulla RevOps per le agenzie pubblicitarie
Cos'è la RevOps per le agenzie pubblicitarie?
La RevOps per le agenzie pubblicitarie è la revenue operations applicata a un'agenzia: un unico CRM che segue ogni opportunità dalle credenziali e dal pitch, attraverso retainer, modifiche di perimetro e revisione annuale, fino al brand o al mercato successivo, con i ricavi da fee separati dai media in pass-through e il forecast verificato rispetto alla capacità. L'obiettivo sono numeri sui ricavi netti di cui si fidano founder, client service, finance e, dove c'è, la holding.
Come tracciate pitch, RFP e costo delle gare in un CRM?
Pitch, RFP e costo delle gare si tracciano in un CRM con una pipeline di new business a fasi definite: credenziali, chemistry meeting, brief o RFP, pitch e negoziazione. Ogni pitch registra la fonte, le ore dei senior e i costi di produzione impiegati e la data della decisione, e a ogni pitch perso viene associato un motivo. I report mostrano poi il tasso di successo per fonte e linea di servizio e quanto è costata ogni gara vinta, così l'agenzia può decidere quali brief declinare.
Come tenete la spesa media in pass-through fuori dai ricavi dell'agenzia?
La spesa media in pass-through resta fuori dai ricavi dell'agenzia grazie a campi separati fin dalla prima proposta. Un deal registra i ricavi da fee, le fee di performance e il budget media o di produzione che l'agenzia rifattura al cliente, e solo le fee contano per i ricavi netti nei forecast e nelle dashboard. I ricavi netti effettivi per cliente arrivano dal vostro sistema contabile come dato aggregato, così il CRM e la contabilità gestionale coincidono.
Come gestite retainer, progetti, fee di performance e richieste di modifica?
Retainer, progetti, fee di performance e richieste di modifica si gestiscono con il modello di fee come campo obbligatorio su ogni deal, insieme a valore mensile, durata e riferimento allo SOW. Nuovi retainer, progetti, estensioni e change order diventano tipi di deal separati, le richieste di modifica vengono registrate sul cliente con un responsabile e una decisione, e per i retainer si pianificano deal di rinnovo a partire dalla data di revisione. Il perimetro aggiunto senza una fee compare nel reporting prima di comparire come margine perso.
Avete già lavorato con agenzie pubblicitarie?
Non direttamente con agenzie pubblicitarie. Il nostro lavoro più vicino è con le aziende di tecnologia per il marketing con cui le agenzie lavorano ogni giorno: software per il creator marketing, per l'automazione del direct mail e per l'app marketing, con leadership RevOps frazionata, coaching ed enablement, CRM, lead scoring e sincronizzazione. Prima di fondare Checkpoint, il nostro founder ha guidato internamente la Revenue Operations in un'azienda di misurazione e attribuzione mobile. Gestiamo inoltre la nostra attività di servizi ai clienti con retainer e progetti, quindi proposte, modifiche di perimetro e rinnovi sono problemi che risolviamo anche per noi stessi. Questi clienti sono anonimizzati, come ogni cliente nelle nostre pagine di settore.
Come collegate la pipeline di new business a saturazione e pianificazione delle risorse?
Ogni deal ponderato riporta data di avvio prevista, durata e mix di ruoli. Leggiamo capacità, ore prenotate e saturazione come dati aggregati dal vostro strumento di timesheet, pianificazione delle risorse o PSA e mettiamo a confronto la pipeline con questi dati nel reporting, così il management vede dove il prossimo trimestre sarà sovraccarico o scarico e può assumere, coinvolgere freelance o declinare brief in anticipo rispetto alla domanda. I timesheet restano nello strumento creato per gestirli.
HubSpot o Salesforce per un'agenzia pubblicitaria?
Per un'agenzia pubblicitaria funzionano sia HubSpot sia Salesforce, e noi lavoriamo con entrambi. HubSpot è di solito più rapido da configurare e da gestire per il team di un'agenzia, con i preventivi su Revenue Hub per le proposte, gli oggetti personalizzati per brand e retainer su Enterprise, la gestione multi-account per le strutture di gruppo e gli agenti Breeze AI integrati. Salesforce è adatto alle agenzie con processi enterprise complessi e un team di amministratori dedicato. La nostra pagina HubSpot per le agenzie pubblicitarie descrive nel dettaglio la configurazione di HubSpot.
Quanto costa la RevOps per un'agenzia pubblicitaria, e quanto dura?
I progetti RevOps a perimetro fisso per un'agenzia pubblicitaria vanno da € 15.000 a € 90.000, i retainer da € 6.000 a € 25.000 al mese e un Fractional Head of RevOps da 10 ore al mese fino a 30 ore a settimana. Un'implementazione HubSpot standard richiede da 6 a 10 settimane, un'implementazione multi-hub complessa da 12 a 16 settimane. Il lavoro inizia di solito entro due settimane dalla prima call.
Usate HubSpot? Scoprite come lo configuriamo per le agenzie pubblicitarie
Oggetti personalizzati per retainer e pitch, gruppi clienti e brand, pipeline di pitch e di rinnovo, preventivi con firma elettronica per le proposte, ticket per le richieste di modifica, gestione multi-account e agenti Breeze: il lato HubSpot dello stesso lavoro, in una pagina dedicata.
Iniziate con una call RevOps di 30 minuti per agenzie
Raccontateci come arriva il new business, come prezzate retainer e progetti e dove oggi i numeri di pipeline, ricavi netti e capacità non coincidono. Riceverete una risposta chiara su cosa sistemeremmo per primo e cosa può aspettare.
- Una call di 30 minuti con il vostro founder, amministratore delegato o responsabile new business
- Un perimetro di una pagina: problemi, piano, team, tempistiche e prezzo
- Il lavoro inizia entro due settimane