HubSpot para asesoramiento patrimonial
Configuramos HubSpot según la forma en que las firmas de asesoramiento captan y conservan clientes: unidades familiares y carteras como objetos personalizados, el onboarding y la primera aportación en su propio pipeline, el AUM sincronizado en modo de solo lectura como agregados y un diseño de minimización de datos que mantiene las posiciones, los saldos y los números de cuenta en sus sistemas de carteras y custodia.
- PlatinumHubSpot Solutions Partner
- 6-10 semanaspara una implementación estándar de HubSpot
- UEalojamiento de datos en Alemania, elegido en la configuración
¿Es HubSpot una buena opción para las firmas de asesoramiento patrimonial?
Sí. HubSpot gestiona en una sola plataforma el marketing, la captación de clientes, el onboarding, la atención al cliente y las revisiones de las firmas de asesoramiento patrimonial, desde el primer referido hasta una relación duradera con un cliente que ya ha aportado fondos. En Enterprise añade objetos personalizados para unidades familiares y carteras, propiedades de Sensitive Data y conexiones con el data warehouse a través de Data Hub, con alojamiento de datos en la UE, en Alemania. Por diseño, mantenemos las posiciones, los saldos y los datos de cuentas en sus propios sistemas.
Muchas firmas de asesoramiento que conocemos empezaron con HubSpot para newsletters e invitaciones a eventos, y después añadieron asesores sin un modelo detrás. Los cónyuges aparecen como contactos sin relación, las entidades familiares como empresas desconectadas, el onboarding se gestiona por email y hojas de cálculo, y los datos de ingresos personales o de patrimonio acaban en notas de texto libre. Un modelo basado en unidades familiares y con minimización de datos, configurado antes de que crezca el portal, resuelve los tres problemas.
Checkpoint GTM es un HubSpot Platinum Partner con sede en Berlín. Configuramos Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub y Revenue Hub para firmas de asesoramiento patrimonial, conectamos HubSpot en modo de solo lectura a sus datos de carteras y del custodio, migramos desde Salesforce y otros CRM, y entregamos el portal a un responsable designado.
Lo que configuramos
- Contactos, empresas y objetos personalizados de Enterprise para unidades familiares y carteras o mandatos
- Pipelines separados para nuevos clientes, onboarding y primera aportación, y presentaciones de partners de referidos
- AUM agregado y captación neta sincronizados en modo de solo lectura con Data Hub, dejando fuera las posiciones y los datos de cuentas
- Sensitive Data, inicio de sesión único, registros de auditoría y agentes de Breeze configurados sobre datos limpios y mínimos
Combinación habitual de hubs
- Smart CRM y Sales Hub para los asesores y la captación de clientes, Marketing Hub para eventos, contenidos y nurturing basado en el consentimiento
- Service Hub para las solicitudes de servicio de los clientes y el portal de clientes; Data Hub para la sincronización de los datos de carteras y del custodio
- Enterprise donde necesite objetos personalizados, Sensitive Data o conexiones con el data warehouse, Professional donde no
El modelo de objetos de HubSpot que construimos para asesoramiento patrimonial
Las firmas de asesoramiento atienden a personas, pero los ingresos se concentran en las unidades familiares, las carteras y los partners que las recomiendan. El modelo de objetos tiene que contenerlos a todos sin contener los activos de los clientes. Este es nuestro punto de partida, adaptado a su firma y diseñado dentro de los límites de objetos personalizados de HubSpot.
- Contactos y roles familiaresClientes, cónyuges, hijos y otros miembros de la familia como contactos con roles etiquetados, junto a los asesores fiscales, contables y abogados que trabajan con la unidad familiar.
- Unidades familiaresEn Enterprise, un objeto personalizado de unidad familiar agrupa a los miembros de la familia, las entidades y las empresas de una relación con un cliente, con el responsable de la relación, el segmento de clientes, la cadencia de revisiones y el AUM agregado como campos.
- Objetos personalizados para carteras y mandatosEn Enterprise, los objetos personalizados contienen carteras o mandatos de asesoramiento, asociados a unidades familiares, contactos y negocios, con el tipo de mandato, la estrategia, el estado y la fecha de apertura como campos. Las posiciones, los saldos, los números de cuenta y los movimientos no forman parte del modelo.
- NegociosUn negocio por cada nueva relación con un cliente, mandato adicional o aportación adicional, con los activos previstos, el modelo de honorarios y la fuente de referidos de la que procede.
- Empresas y partners de referidosLas sociedades holding familiares y la propia empresa del cliente como empresas, y los despachos de asesoría fiscal, los despachos de contabilidad y los prescriptores como partners de referidos, vinculados a las unidades familiares y los negocios que aportan.
- Tickets y proyectosTickets para las solicitudes de servicio de los clientes, como peticiones de documentos, cambios de dirección y programación de revisiones, y el objeto de proyectos para gestionar el onboarding y los traspasos entre asesores en vistas de tablero.
Pipelines para nuevos clientes, onboarding y referidos
Cada proceso tiene su propio pipeline, sus definiciones de etapa y sus criterios de salida, para que un contrato de asesoramiento firmado que todavía espera una cuenta y la primera aportación nunca cuente como activos bajo gestión.
Nuevos clientes
Desde la primera presentación hasta un contrato de asesoramiento firmado, con las reuniones de descubrimiento y de planificación financiera como etapas y la fuente de referidos en el registro.
Presentación · Reunión de descubrimiento · Plan financiero · Propuesta · Contrato firmado
Onboarding y primera aportación
Desde el contrato firmado hasta una cuenta con fondos: perfil de riesgo e idoneidad completados, cuenta abierta en el banco custodio y activos transferidos, con el estado leído de sus herramientas de asesoramiento y la primera aportación como salida.
Perfil de riesgo completado · Idoneidad documentada · Cuenta abierta · Transferencia en curso · Primera aportación
Presentaciones de partners de referidos
Presentaciones de asesores fiscales, contables, abogados y otros partners, con el partner en el registro desde el primer contacto hasta el cliente con fondos aportados y una tarea para informar al partner.
Presentado · Primera reunión · Propuesta · Firmado · Fondos aportados
Integraciones que conectamos con HubSpot para asesoramiento patrimonial
Conectamos los sistemas que contienen los datos de carteras, onboarding y clientes, en modo de solo lectura y agregados, para que el CRM muestre cómo evoluciona cada relación sin convertirse en un sistema de carteras.
- Conexión con el data warehouseEn Data Hub Enterprise, HubSpot se conecta con data warehouses y plataformas de almacenamiento, para que las tablas de AUM, captación neta e ingresos por honorarios, agregadas por unidad familiar, lleguen de forma programada en lugar de por hoja de cálculo.
- Datos de gestión de carteras y del custodioAUM y captación neta por unidad familiar y por asesor desde su sistema de gestión de carteras o los informes del banco custodio, sincronizados en un solo sentido con HubSpot a través de Data Hub o de su data warehouse. Las posiciones, los movimientos, los saldos y los números de cuenta permanecen en el origen.
- Herramientas de asesoramiento y onboardingEl estado del perfil de riesgo, la idoneidad y la apertura de cuenta desde sus herramientas de asesoramiento y onboarding, escrito en la unidad familiar como campos de solo lectura, para que los asesores vean el avance sin acceder a los documentos.
- Conjuntos de datos para el reporting de crecimientoLos conjuntos de datos de Data Hub, disponibles en Professional y Enterprise y actualmente en beta, combinan registros de HubSpot con datos externos de AUM e ingresos para el reporting por asesor y por canal.
- Sincronización con las herramientas que usan los asesoresData Hub sincroniza datos entre HubSpot y otras aplicaciones, con asignaciones de campos personalizadas desde Starter, para que las herramientas de planificación, agenda y marketing compartan los registros de clientes, dentro de los objetos que admite cada aplicación.
- Coexistencia con SalesforceCuando un banco matriz, una empresa del grupo u otra unidad de negocio usa Salesforce, la integración de HubSpot con Salesforce sincroniza contactos, empresas, negocios, tickets y, en Enterprise, objetos personalizados en ambos sentidos, con reglas de sincronización por campo.
La configuración de seguridad y datos que realizamos
Sus clientes, los bancos custodios y su propia función de cumplimiento le preguntarán cómo trata su CRM los datos personales y financieros. Estos son los ajustes de HubSpot que implementamos y documentamos.
- Diseño de CRM con datos mínimosLas posiciones de los clientes, los saldos de efectivo, los números de cuentas bancarias y de custodia, el historial de movimientos y los documentos de identidad nunca entran en HubSpot, y el portal no almacena datos financieros para el procesamiento de pagos. HubSpot contiene la relación y los agregados que necesitan los asesores; sus sistemas de carteras y custodia siguen siendo el registro de los activos de los clientes.
- Sensitive Data en EnterpriseCon una suscripción Enterprise activamos Sensitive Data y marcamos como sensibles propiedades como los ingresos personales, el salario o los datos demográficos, en contactos, empresas, negocios, tickets y objetos personalizados, para que solo puedan verlas las personas que las necesitan.
- Alojamiento de datos en la UE, en AlemaniaHubSpot aloja las cuentas en un centro de datos de la UE en Alemania, y las cuentas de pago pueden cambiar de centro de datos. Elegimos la región en la configuración o planificamos el traslado de un portal existente.
- DPA y herramientas de RGPDEl acuerdo de tratamiento de datos (DPA) de HubSpot incluye condiciones del RGPD y las cláusulas contractuales tipo de la UE. Configuramos la base legal en los contactos, los límites basados en el consentimiento para el email de marketing, la eliminación permanente y el gestor de solicitudes de datos para las peticiones de clientes y potenciales clientes.
- SSO y registros de auditoríaInicio de sesión único (SSO) en Professional y Enterprise, y registros de auditoría de la actividad de la cuenta, donde los Super Admins de Enterprise también pueden ver las acciones realizadas por empleados de HubSpot en la cuenta.
- Informes de seguridad para due diligenceHubSpot dispone de un informe SOC 2 Type II confidencial, un informe SOC 3 público y su primer informe SOC 1 Type II, y cuenta con el sello EU Cloud Code of Conduct Level 2. Los añadimos a la documentación del CRM que piden su equipo de cumplimiento y sus bancos asociados.
Agentes de Breeze AI, configurados para asesoramiento patrimonial
Los agentes de Breeze de HubSpot funcionan con HubSpot Credits. Configuramos los que resultan rentables para un equipo de asesoramiento y los orientamos a los datos de la relación, nunca a datos sensibles o financieros.
- Agente de clientesResponde a preguntas habituales de potenciales clientes y clientes sobre sus servicios, modelos de honorarios, reserva de reuniones y pasos de onboarding, en Professional y Enterprise, y solo consume créditos cuando resuelve la consulta. Todo lo relativo a los activos de un cliente se deriva al asesor.
- Agente de prospecciónInvestiga a empresarios, profesionales y partners de referidos que muestran intención y redacta mensajes de contacto a partir de los datos del CRM, de las conversaciones y de intención, en el idioma preferido del contacto.
- Agente de datosCompleta propiedades como la profesión, la empresa o los datos del partner de referidos a partir de investigación web, sitios web de empresas y transcripciones de llamadas, mediante propiedades inteligentes y acciones de workflow, dejando la información sensible fuera de sus entradas.
- Agent builderAgentes personalizados para sus propios procesos, por ejemplo un resumen de la unidad familiar antes de una reunión de revisión o un resumen de los pasos de onboarding pendientes para atención al cliente, creados con acciones que navegan por la web y leen y escriben registros del CRM.
Migrar un CRM de asesoramiento patrimonial a HubSpot
Desde Salesforce, otro CRM o una configuración creada por los asesores con hojas de cálculo, calendarios y carpetas de email. Nuestras migraciones siguen cuatro pasos.
Mapear el modelo
Inventariamos cada objeto, propiedad, pipeline e integración, decidimos cómo se corresponden clientes, unidades familiares, carteras y partners de referidos con contactos, empresas y objetos personalizados, y acordamos qué campos quedan fuera del CRM antes de mover un solo registro.
Limpiar y minimizar
Agrupamos los clientes duplicados en unidades familiares, eliminamos los saldos, los números de cuenta y otros datos financieros que no corresponden a un CRM, y retiramos los campos que nadie usa.
Migrar y probar
Migramos los datos con HubSpot Smart Transfer o la integración con Salesforce, trasladamos el historial de clientes en el que confían los asesores, reconectamos las sincronizaciones de AUM y onboarding, y hacemos un ensayo cronometrado con unidades familiares reales antes del cutover.
Cutover y traspaso
Asesores, atención al cliente y operaciones cambian en una fecha fija, los dashboards de AUM entran en producción y un responsable formado de su equipo asume el portal y su documentación.
Nuestra experiencia con HubSpot en firmas de asesoramiento patrimonial
En nuestras páginas sectoriales nunca nombramos a los clientes. Este es el tipo de trabajo que hay detrás de la página.
- HubSpot Platinum Solutions PartnerMás de 80 implementaciones de CRM, a cargo de un equipo senior en Berlín, en inglés, alemán y otros cuatro idiomas.
- HubSpot para gestores de patrimonio y asesoresImplementaciones de HubSpot para gestores de patrimonio y firmas de asesoramiento, entre ellas una migración por fases de Salesforce a HubSpot para una firma europea de gestión patrimonial que trasladó el centro de datos del portal de Estados Unidos a la UE y definió el alcance de Service Hub para su equipo de atención al cliente. Para los asesores, diseñamos modelos de unidades familiares, carteras y negocios en HubSpot.
- Migraciones a HubSpotSalesforce, Pardot y Close migrados a HubSpot en nuestra cartera de clientes, incluida una empresa de 120 personas que pasó de Salesforce a HubSpot en 8 semanas sin pérdida de datos.
¿Admin de HubSpot interno, agencia generalista o Checkpoint?
| Contratación interna | Agencia generalista | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Tiempo hasta empezar | De 3 a 6 meses para contratar y arrancar | Semanas, tras una ronda de propuestas | En dos semanas |
| Configuración de datos para asesoramiento patrimonial | Depende de las competencias en datos y cumplimiento de la persona contratada | A menudo una configuración estándar del portal | Unidades familiares, objetos de cartera, sincronización de AUM de solo lectura y Sensitive Data planificados como un solo modelo |
| Alcance | Una sola persona que cubre administración, datos y peticiones | Normalmente un hub o un proyecto | Marketing, Sales, Service, Data y Revenue Hub, conectados a sus datos de carteras y del custodio |
| Plazo de entrega | Crece con el backlog | Varía según la agencia y el equipo | 6-10 semanas estándar, 12-16 semanas multi-hub complejo |
| Riesgo principal | Riesgo de dependencia si el admin se va | Integraciones que nadie en su equipo puede mantener | Requiere un responsable designado en su equipo que tome el relevo |
Preguntas sobre HubSpot para asesoramiento patrimonial
¿Es HubSpot una buena opción para las firmas de asesoramiento patrimonial?
Sí. HubSpot cubre en una sola plataforma la captación de clientes, el marketing, el onboarding, la atención al cliente y las revisiones de las firmas de asesoramiento. Enterprise añade objetos personalizados para unidades familiares y carteras, propiedades de Sensitive Data y conexiones con el data warehouse a través de Data Hub, y las cuentas pueden alojarse en el centro de datos de HubSpot en la UE, en Alemania. Diseñamos el portal con minimización de datos: las posiciones, los saldos y los números de cuenta permanecen en sus sistemas de carteras y custodia.
¿HubSpot o Salesforce para firmas de asesoramiento patrimonial?
HubSpot y Salesforce gestionan bien equipos de asesoramiento patrimonial, y trabajamos con los dos. HubSpot suele ser más rápido de poner en marcha y más fácil de gestionar para una firma de asesoramiento, con marketing, pipelines de asesores, atención al cliente y sincronización de datos en una sola plataforma y agentes de Breeze integrados. Salesforce se adapta a firmas con una personalización enterprise profunda y un equipo de administración que la gestione. Cuando un banco matriz o una empresa del grupo usa Salesforce, la integración de HubSpot con Salesforce mantiene ambos sincronizados.
¿Cómo modelan las unidades familiares y las carteras en HubSpot?
En HubSpot, las unidades familiares y las carteras se modelan con objetos personalizados de Enterprise. Un objeto de unidad familiar agrupa a los miembros de la familia, las entidades y las empresas del cliente; un objeto de cartera o mandato contiene el tipo, la estrategia y el estado, y se asocia a la unidad familiar, sus contactos y sus negocios. El AUM llega como agregado por unidad familiar. Diseñamos el modelo dentro de los límites de objetos personalizados de HubSpot, para que siga encajando cuando añada servicios o entidades más adelante.
¿Dónde se guardan los datos de activos y cuentas de los clientes cuando usamos HubSpot?
Los datos de activos y cuentas de los clientes permanecen en sus sistemas de gestión de carteras, custodia y asesoramiento. HubSpot contiene la relación: contactos, unidades familiares, negocios, estado del onboarding y AUM agregado. Diseñamos el portal para que las posiciones, los saldos, los números de cuenta, el historial de movimientos y los documentos de identidad nunca entren en él, y no almacena datos financieros para el procesamiento de pagos, lo que mantiene claro y bien documentado el papel del CRM en sus evaluaciones de protección de datos y de proveedores.
¿Qué nivel de HubSpot necesita una firma de asesoramiento patrimonial?
Una firma de asesoramiento patrimonial necesita Enterprise si quiere objetos personalizados para unidades familiares y carteras, propiedades de Sensitive Data para ingresos personales o datos demográficos, o una conexión directa con el data warehouse, ya que las tres son funciones de Enterprise. Professional suele bastar para firmas más pequeñas que gestionan las unidades familiares como empresas y sincronizan el AUM mediante integraciones de aplicaciones, e incluye el inicio de sesión único y el agente de clientes; Service Hub Professional añade el portal de clientes. Dimensionamos la combinación de hubs y licencias según su firma, y no al revés.
¿Pueden los clientes ver sus propias solicitudes de servicio en HubSpot?
Sí, a través del portal de clientes de Service Hub Professional y Enterprise. Los clientes pueden ver, abrir y responder a sus propios tickets de servicio, como peticiones de documentos o cambios de dirección, y consultar su base de conocimientos. Los informes de cartera y los extractos permanecen en su sistema de carteras o en el banco custodio.
¿Cuánto dura una implementación de HubSpot para una firma de asesoramiento patrimonial?
Una implementación estándar de HubSpot dura de 6 a 10 semanas y una implementación multi-hub compleja, de 12 a 16 semanas. Las migraciones desde otro CRM empiezan en 15.000 € y el trabajo suele empezar en las dos semanas siguientes a la primera llamada.
¿Qué ofrece HubSpot en materia de protección de datos y due diligence de proveedores?
HubSpot dispone de un informe SOC 2 Type II confidencial, un informe SOC 3 público y su primer informe SOC 1 Type II, cuenta con el sello EU Cloud Code of Conduct Level 2, ofrece un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) con condiciones del RGPD y las cláusulas contractuales tipo de la UE, y aloja las cuentas de la UE en Alemania. Documentamos los ajustes que configuramos, como el inicio de sesión único, los registros de auditoría y Sensitive Data, para que su equipo de cumplimiento pueda responder al cuestionario; la evaluación regulatoria sigue en sus manos.
El modelo de ingresos detrás del portal
Unidades familiares como cuentas, atribución de referidos, del onboarding a la primera aportación, captación neta por asesor y cadencia de revisiones: cómo gestionamos las revenue operations para el asesoramiento patrimonial, en su propia página.
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Explíquenos su portal, cómo le encuentran los clientes y dónde están hoy los datos de unidades familiares, onboarding y AUM. Recibirá una visión clara de lo que configuraríamos, en qué nivel y cuánto cuesta.
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