HubSpot para consultoras
Configuramos HubSpot según la forma en que las consultoras ganan y ejecutan su trabajo: encargos y alianzas como objetos personalizados, propuestas y SOW como etapas del pipeline, presupuestos con firma electrónica, planes de entrega en el objeto de proyectos, y datos de capacidad y facturación sincronizados desde las herramientas que ya utilizan sus equipos de entrega y finanzas.
- PlatinumHubSpot Solutions Partner
- 6-10 semanaspara una implementación estándar de HubSpot
- UEalojamiento de datos en Alemania, elegido en la configuración
¿Es HubSpot una buena opción para las consultoras?
Sí. HubSpot reúne en una sola plataforma el marketing de thought leadership, la venta liderada por los socios, las propuestas, el traspaso a la entrega y la atención al cliente de las consultoras, desde la primera invitación a un evento hasta el siguiente encargo con el mismo cliente. Todos los planes pueden usar el objeto de proyectos para los planes de entrega; Enterprise añade objetos personalizados para encargos y alianzas, y Data Hub Enterprise añade conexiones con el data warehouse a través de Data Hub, con alojamiento de datos en la UE, en Alemania.
Muchas de las consultoras que conocemos empezaron con HubSpot para newsletters e invitaciones a eventos y después pidieron a los socios que registraran también sus oportunidades. Las propuestas viven en carpetas, cada ampliación se convierte en una nueva empresa o en un negocio duplicado y nadie puede ver qué alianza trajo a qué cliente. Un modelo deliberado, con registros separados para encargos, negocios y partners, configurado antes de que el portal crezca, resuelve los tres problemas.
Checkpoint GTM es un HubSpot Platinum Partner con sede en Berlín y una consultora que funciona con HubSpot. Configuramos Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub y Revenue Hub para consultoras, conectamos HubSpot con sus herramientas de PSA, planificación de recursos y contabilidad, migramos desde Salesforce y otros CRM y entregamos el portal a un responsable designado.
Lo que configuramos
- Empresas, contactos y objetos personalizados de Enterprise para encargos, statements of work (SOW) y partners de alianza
- Pipelines de negocios para nuevos encargos, ampliaciones y renovaciones de retainers, con etapas de propuesta y SOW
- Presupuestos en Revenue Hub con firma electrónica, y el objeto de proyectos para los planes de entrega tras la firma
- Sincronización de capacidad y facturación con Data Hub, apps de partners, inicio de sesión único, registros de auditoría y agentes de Breeze sobre datos limpios
Combinación habitual de hubs
- Smart CRM y Sales Hub para socios y desarrollo de negocio, Marketing Hub para thought leadership, eventos y nurturing basado en el consentimiento
- Revenue Hub para presupuestos; Service Hub para el traspaso a la entrega, el espacio de trabajo de customer success y la atención al cliente; Data Hub para la sincronización con el PSA, la contabilidad y el data warehouse
- Enterprise cuando necesita objetos personalizados, conexiones con data warehouses mediante Data Hub Enterprise o gestión multicuenta; Professional cuando no
El modelo de objetos de HubSpot que construimos para consultoras
Las consultoras venden a un cliente, pero los ingresos se ganan y se ejecutan por encargo, a menudo a través de un referidor o un partner de alianza. El modelo de objetos tiene que contener los tres y seguir permitiendo el reporting. Este es nuestro punto de partida, adaptado a sus prácticas.
- EmpresasLa organización cliente como cuenta, con empresas matrices y filiales para grupos y sus unidades de negocio, y el responsable de la relación y el socio de origen registrados por cliente.
- Contactos y roles de compraSponsors ejecutivos, responsables funcionales, aprobadores de compras y finanzas, además de alumni y referidores, como roles etiquetados, para que cada negocio muestre quién decide, quién firma y quién le presentó.
- NegociosUn negocio por cada nuevo encargo, ampliación, orden de cambio o retainer, con modelo de precios, valor del contrato, fecha de inicio prevista, práctica y la fuente de la que procede: socio, referido, alianza o inbound.
- Objetos personalizados para encargos y alianzasEn Enterprise, los objetos personalizados contienen los encargos y los statements of work con alcance, duración y presupuesto, y los partners de alianza, como los fabricantes de software, asociados a empresas y negocios, para que todo el historial de encargos de un cliente sea visible en un solo lugar.
- Proyectos para los planes de entregaEl objeto de proyectos, disponible en todos los planes, gestiona los kickoffs y los planes de entrega en vistas de tablero, asociado al negocio y a los contactos. Los equipos con Service Hub Professional o Enterprise y una licencia de Service asignada ven los proyectos en el espacio de trabajo de customer success; las reglas del pipeline de proyectos requieren Professional o Enterprise.
- Partners de referidos y de alianzaFabricantes de software, partners de referidos y alumni como empresas o como un objeto personalizado de partner, vinculados a los negocios y encargos que aportan, con portales de partners de las apps de PRM del marketplace de HubSpot que implementamos.
Pipelines para nuevos encargos, ampliaciones y renovaciones
Cada proceso comercial tiene su propio pipeline, sus definiciones de etapa y sus criterios de salida, para que una propuesta pendiente de firma nunca parezca una conversación inicial y una renovación de retainer nunca empiece demasiado tarde.
Nuevos encargos
De la primera conversación al SOW firmado para oportunidades de socios, referidos y alianzas, con un criterio de salida: el alcance, el modelo de precios y la fecha de inicio prevista deben estar registrados antes de marcar el negocio como ganado.
Primera conversación · Cualificado · Definición del alcance · Propuesta enviada · SOW en firma · Ganado
Ampliaciones y órdenes de cambio
Negocios para fases posteriores, ampliaciones y órdenes de cambio vendidas a clientes existentes y asociadas al encargo que amplían, para que los ingresos de expansión se reporten separados del nuevo negocio.
Oportunidad detectada · Alcance definido · Propuesta enviada · Firmado
Renovaciones de retainers
Negocios planificados a partir de la fecha de fin del retainer y el plazo de preaviso, con el valor mensual actual y un objetivo de renovación o expansión, a cargo del socio responsable de la relación.
Renovación pendiente · En revisión · Propuesta enviada · Renovado o ampliado
Integraciones que conectamos con HubSpot para consultoras
Conectamos los sistemas que contienen los datos de capacidad, proyectos, facturación y propuestas, para que el CRM muestre qué compran los clientes y qué puede ejecutar su equipo sin convertirse en su PSA ni en su sistema contable.
- Conexión con el data warehouseEn Data Hub Enterprise, HubSpot se conecta a data warehouses y plataformas de almacenamiento, para que las tablas de utilización, capacidad e ingresos lleguen a empresas, negocios y objetos personalizados sin exportaciones manuales.
- PSA y planificación de recursosEstado de los proyectos, horas contratadas, capacidad disponible y fechas de fin desde su PSA o herramienta de planificación de recursos, sincronizados en HubSpot como datos agregados a través de Data Hub o de su data warehouse. Las hojas de horas y la asignación de personas se quedan en el origen.
- Presupuestos en Revenue HubLos presupuestos en Revenue Hub Professional o Enterprise calculan el precio de la propuesta a partir del negocio y de su biblioteca de productos con servicios y tarifas, con firma electrónica, y lo mantienen junto al pipeline.
- Herramientas de propuestas y firma electrónicaEstado, valor y fechas de firma de las propuestas desde la herramienta de propuestas o de firma electrónica que ya utiliza, registrados en el negocio, para que los socios vean en qué punto está cada propuesta sin cambiar de herramienta.
- Conjuntos de datos para el reporting de ingresos por clienteLos datasets de Data Hub, en Professional y Enterprise y actualmente en beta, combinan los registros de HubSpot con los ingresos facturados y la facturación de retainers procedentes de contabilidad, para el reporting de ingresos por cliente y de negocio recurrente.
- Coexistencia con SalesforceCuando una firma matriz u otra práctica utiliza Salesforce, la integración de HubSpot con Salesforce sincroniza contactos, empresas, negocios, tickets y, en Enterprise, objetos personalizados en ambas direcciones, con reglas de sincronización por campo.
La configuración de seguridad y datos que realizamos
Los clientes corporativos y sus equipos de compras y de TI le preguntarán cómo trata su CRM sus datos. Estos son los ajustes de HubSpot que implementamos y documentamos.
- Confidencialidad del cliente desde el diseñoHubSpot contiene la relación comercial: clientes, contactos, propuestas, encargos y los datos agregados que necesitan los socios. Los entregables para clientes, los documentos confidenciales y las hojas de horas se quedan en los sistemas creados para ellos, lo que mantiene el portal ligero y fácil de auditar.
- Gestión multicuenta y marcasLas firmas con varias prácticas, marcas o entidades por país pueden vincular hasta 29 cuentas adicionales Professional o Enterprise a una cuenta principal Enterprise, o gestionar varias marcas en una sola cuenta con el complemento Brands de Marketing Hub Enterprise.
- Alojamiento de datos en la UE, en AlemaniaHubSpot aloja las cuentas en un centro de datos de la UE en Alemania, y las cuentas de pago pueden cambiar de centro de datos. A las cuentas nuevas se les asigna un centro de datos según el lugar de registro; lo confirmamos en la configuración o planificamos el traslado de un portal existente.
- DPA y herramientas de RGPDEl acuerdo de tratamiento de datos (DPA) de HubSpot incluye condiciones del RGPD y las cláusulas contractuales tipo de la UE. Configuramos la base legal en los contactos, los límites basados en el consentimiento para el email de marketing, la eliminación permanente y el gestor de solicitudes de datos, algo importante para las listas de eventos, newsletters y alumni.
- SSO y registros de auditoríaInicio de sesión único (SSO) en Professional y Enterprise, y registros de auditoría de la actividad de la cuenta, donde los Super Admins de Enterprise también pueden ver las acciones realizadas por empleados de HubSpot en la cuenta.
- Informes de seguridad para las evaluaciones de los clientesHubSpot dispone de un informe SOC 2 Type II confidencial, un informe SOC 3 público y su primer informe SOC 1 Type II, y cuenta con el sello EU Cloud Code of Conduct Level 2. Remitimos a los equipos de compras y de TI de sus clientes a estos informes, junto con la documentación del CRM que redactamos.
Agentes de Breeze AI, configurados para consultoras
Los agentes de Breeze de HubSpot funcionan con HubSpot Credits. Configuramos los que resultan rentables para un equipo de consultoría y los alimentamos con datos de negocio limpios.
- Agente de clientesResponde a preguntas habituales de clientes potenciales y clientes sobre sus servicios, su forma de trabajar en los encargos y sus eventos, en Professional y Enterprise, y solo consume créditos cuando resuelve una consulta. Las preguntas de alcance y precio pasan a un socio.
- Agente de prospecciónInvestiga las cuentas objetivo que muestran intención de compra y redacta mensajes de prospección a partir de los datos del CRM, de las conversaciones y de intención, en el idioma preferido del contacto, para que los socios partan de un brief en lugar de una página en blanco.
- Agente de datosRellena propiedades como el enfoque sectorial, los cambios en la dirección, los programas de transformación o la tecnología utilizada a partir de investigación web, sitios web de empresas y transcripciones de llamadas, mediante propiedades inteligentes y acciones de workflow.
- Agent builderAgentes personalizados para sus propios procesos, por ejemplo un brief del cliente con el historial de encargos antes de una presentación, o un resumen de la propuesta para el socio que la revisa, creados con acciones que navegan por la web y leen y escriben registros del CRM.
Migración del CRM de una consultora a HubSpot
Desde Salesforce, otro CRM o una configuración de hojas de cálculo, carpetas de propuestas y el correo de los socios. Nuestras migraciones siguen cuatro pasos.
Mapear el modelo
Inventariamos cada objeto, propiedad, pipeline e integración, decidimos cómo se asignan clientes, encargos, statements of work y partners de alianza a empresas, negocios y objetos personalizados, y separamos el nuevo negocio de las ampliaciones y renovaciones antes de mover un solo registro.
Limpiar y consolidar
Fusionamos los clientes creados una vez por cada socio, vinculamos los encargos y propuestas anteriores a la cuenta correcta, eliminamos duplicados de contactos entre prácticas y retiramos los campos que nadie usa.
Migrar y probar
Migramos los datos con HubSpot Smart Transfer o la integración con Salesforce, volvemos a conectar las sincronizaciones con el PSA y la facturación, y hacemos un ensayo cronometrado con cuentas reales antes del cutover.
Cutover y traspaso
Socios, desarrollo de negocio y responsables de entrega hacen el cambio en una fecha fija, los dashboards de pipeline y capacidad entran en producción, y un responsable formado en su equipo se hace cargo del portal y de su documentación.
Nuestra experiencia con HubSpot en consultoras
En nuestras páginas sectoriales nunca nombramos a los clientes. Este es el tipo de trabajo que hay detrás de la página.
- HubSpot Platinum Solutions PartnerMás de 80 implementaciones de CRM para más de 100 empresas B2B SaaS, a cargo de un equipo senior en Berlín.
- HubSpot para consultoras y firmas de asesoramientoConfiguraciones de HubSpot para consultoras, partners de implementación y firmas de asesoramiento, construidas en torno a pipelines liderados por los socios, etapas de propuesta y SOW, registros de encargos y atribución de referidos y alianzas. Gestionamos nuestra propia consultora en HubSpot de la misma manera.
- Migraciones a HubSpotSalesforce, Pardot y Close migrados a HubSpot en nuestra cartera de clientes, incluida una empresa de 120 personas que pasó de Salesforce a HubSpot en 8 semanas sin pérdida de datos.
¿Admin de HubSpot interno, agencia generalista o Checkpoint?
| Contratación interna | Agencia generalista | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Tiempo hasta empezar | De 3 a 6 meses para contratar y arrancar | Semanas, tras una ronda de propuestas | En dos semanas |
| Configuración para consultoría | Depende de las habilidades de datos y procesos de la persona contratada | A menudo una configuración estándar del portal | Encargos, propuestas, partners y datos de capacidad planificados como un único modelo |
| Alcance | Una sola persona que cubre administración, datos y peticiones | Normalmente un hub o un proyecto | Marketing, Sales, Service, Data y Revenue Hub, conectados a sus datos de PSA y contabilidad |
| Plazo de entrega | Crece con el backlog | Varía según la agencia y el equipo | 6-10 semanas estándar, 12-16 semanas multi-hub complejo |
| Riesgo principal | Riesgo de dependencia si el admin se va | Integraciones que nadie en su equipo puede mantener | Requiere un responsable designado en su equipo que tome el relevo |
Preguntas sobre HubSpot para consultoras
¿Es HubSpot una buena opción para las consultoras?
Sí. HubSpot cubre en una sola plataforma el marketing de thought leadership, la venta liderada por los socios, las propuestas, los presupuestos, el traspaso a la entrega y la atención al cliente de las consultoras. Todos los planes pueden usar el objeto de proyectos para los planes de entrega, Enterprise añade objetos personalizados para encargos y alianzas, Data Hub Enterprise añade conexiones con el data warehouse a través de Data Hub, y las cuentas pueden alojarse en el centro de datos de HubSpot en la UE, en Alemania. Lo configuramos en torno a sus prácticas y modelos de precios.
¿HubSpot o Salesforce para consultoras?
Ambos funcionan bien para los equipos de ingresos de una consultora, y implementamos los dos. HubSpot suele ponerse en marcha más rápido y es más fácil de gestionar para una firma con venta liderada por los socios, con marketing, ventas, presupuestos, atención al cliente y sincronización de datos en una sola plataforma y agentes de Breeze integrados. Salesforce se adapta a firmas con una personalización enterprise profunda y un equipo de administración que la gestione. Cuando una firma matriz u otra práctica utiliza Salesforce, la integración de HubSpot con Salesforce mantiene ambos sincronizados.
¿Cómo modelan los encargos y los statements of work (SOW) en HubSpot?
Cada venta es un negocio con su modelo de precios, su valor del contrato y su fecha de inicio prevista. En Enterprise, los encargos y los statements of work pasan a ser objetos personalizados asociados al cliente y a los negocios que los originaron, para que las ampliaciones, las órdenes de cambio y las renovaciones queden vinculadas al encargo al que pertenecen. Diseñamos el modelo dentro de los límites de objetos personalizados de HubSpot.
¿Puede HubSpot hacer el seguimiento de propuestas, presupuestos y firmas electrónicas?
Sí. Las etapas de propuesta y SOW están en el pipeline de negocios, con fechas de envío y de firma. Los presupuestos en Revenue Hub Professional o Enterprise calculan el precio a partir del negocio y de su biblioteca de servicios y tarifas, con firma electrónica, y las herramientas de propuestas o de firma electrónica que ya utiliza pueden registrar su estado en el negocio.
¿Qué nivel de HubSpot necesita una consultora?
Una consultora necesita Enterprise si quiere objetos personalizados para encargos y alianzas, una conexión directa con el data warehouse (Data Hub Enterprise) o gestión multicuenta para varias entidades. Professional cubre a las firmas que gestionan los encargos como negocios y proyectos, e incluye el inicio de sesión único y el agente de clientes; los presupuestos requieren Revenue Hub Professional o Enterprise. Dimensionamos la combinación de hubs y licencias según su proceso, no al revés.
¿Puede HubSpot conectarse con nuestras herramientas de PSA, planificación de recursos o contabilidad?
Sí, como datos agregados. Data Hub sincroniza datos entre aplicaciones y, en Data Hub Enterprise, se conecta a data warehouses y plataformas de almacenamiento, para que el estado de los proyectos, la capacidad contratada y disponible y los ingresos facturados lleguen a empresas, negocios y objetos personalizados de forma programada. Las hojas de horas, la asignación de personas y las facturas se quedan en el origen.
¿Cuánto dura una implementación de HubSpot para una consultora?
Una implementación estándar de HubSpot dura de 6 a 10 semanas y una implementación multi-hub compleja, de 12 a 16 semanas. Las migraciones desde otro CRM empiezan en 15.000 € y el trabajo suele empezar en las dos semanas siguientes a la primera llamada.
¿Cómo hacen el seguimiento de los partners de referidos y las alianzas con fabricantes de software en HubSpot?
Como registros, no como notas. Los fabricantes de software, los partners de referidos y los alumni pasan a ser empresas o un objeto personalizado de partner, vinculados a los negocios y encargos que aportan, con la fuente registrada en cada negocio para el reporting de ingresos procedentes de partners. Si tiene un programa de partners, implementamos una app de PRM del marketplace de HubSpot para el registro de oportunidades y los portales de partners.
El modelo de ingresos detrás del portal
Venta liderada por los socios, tasas de cierre de propuestas, pipeline frente a capacidad, negocio recurrente, atribución de alianzas y KPIs para el consejo: cómo gestionamos las revenue operations de las consultoras, en su propia página.
Empiece con una llamada de 30 minutos sobre HubSpot
Muéstrenos su portal, cómo se elaboran las propuestas y dónde están hoy los datos de encargos, capacidad y facturación. Obtendrá una visión clara de lo que configuraríamos, en qué nivel y cuánto cuesta.
- Una llamada de 30 minutos con su responsable de RevOps, de operaciones o de desarrollo de negocio
- Un alcance de una página: hubs, objetos, integraciones, plazos y precio
- El trabajo empieza en dos semanas