GTM engineering y RevOps para consultoras
Los ingresos de una consultora dependen de unos pocos socios que venden, de un proceso de propuestas que nadie mide y de un equipo de entrega cuya capacidad decide qué puede asumir. Construimos el CRM, los pipelines y el reporting que conectan la venta liderada por los socios, las propuestas y los SOW con la utilización, el negocio recurrente y los referidos y alianzas que traen el próximo encargo.
- 80+implementaciones de CRM realizadas
- 6 idiomasde trabajo, incluidos inglés y alemán
- 2 semanasde la primera llamada al inicio del trabajo
¿Qué es RevOps para consultoras?
RevOps para consultoras es el trabajo de revenue operations que conecta la venta liderada por los socios con las propuestas, la capacidad de entrega y el negocio recurrente: un CRM en el que cada oportunidad lleva el estado de su propuesta y de su SOW (statement of work), su modelo de precios y su fecha de inicio prevista, contrastada con las personas que la van a ejecutar. El resultado es un forecast en el que los socios confían y una disponibilidad de consultores que puede planificar.
La mayoría de las consultoras que conocemos siguen vendiendo a través de sus socios y founders. Unos pocos captadores de negocio son dueños de las relaciones, las propuestas se redactan en documentos y se siguen en el correo, y el CRM se entera de una oportunidad cuando se firma el SOW. Los precios combinan tarifas cerradas, tiempo y materiales y retainers, buena parte del mejor trabajo llega de clientes recurrentes, referidos y alianzas con fabricantes de software, y la capacidad de entrega vive en una herramienta de planificación de recursos que el pipeline comercial nunca ve. Nadie puede decir si la firma estará sobrecargada o con consultores sin asignar el próximo trimestre.
Checkpoint GTM es una consultora de RevOps y GTM con sede en Berlín y HubSpot Platinum Partner, así que aplicamos este modelo en nuestra propia casa. Diseñamos el modelo de ingresos, lo implementamos en su CRM y su stack de datos y lo entregamos a un responsable designado en su equipo. Trabajamos en HubSpot y Salesforce, junto a sus herramientas de PSA o planificación de recursos, propuestas, firma electrónica y contabilidad, en seis idiomas, incluidos inglés y alemán, en DACH, Europa y Estados Unidos.
Encaja bien
- Consultoras y firmas de servicios profesionales que venden proyectos, retainers o asesoramiento a empresas, desde boutiques hasta firmas con varias prácticas
- Firmas en las que unos pocos socios o founders traen la mayor parte del trabajo y el pipeline vive en su cabeza y en su correo
- Consultoras cuyo forecast tiene que cuadrar con la capacidad de entrega, la utilización y los planes de contratación, no solo con un objetivo de ingresos
- Partners de implementación y consultoras tecnológicas que ganan trabajo a través de alianzas con fabricantes de software y referidos
No es la opción adecuada
- Gestionar la entrega o la asignación de personas en sí: conectamos su PSA o herramienta de proyectos con el pipeline, no la sustituimos ni planificamos a su equipo
- Agencias de selección y marketplaces de freelancers que colocan personas por horas: trabajamos para firmas que venden encargos, no candidatos
Seis problemas de ingresos en consultoría, y lo que construimos para cada uno
Los mismos patrones aparecen en la consultoría de gestión y estrategia, en las consultoras de tecnología y CRM, en los partners de implementación, en las firmas de innovación y en el asesoramiento boutique. Cada acción termina en algo que funciona en su CRM y su stack de datos, no en una diapositiva.
Un pipeline encerrado en la cabeza de los socios
El problemaUnos pocos socios y founders traen la mayor parte del trabajo. Sus oportunidades viven en calendarios, bandejas de entrada y en la memoria, así que la firma se entera de una oportunidad cuando ya está firmada, no ve quién sostiene el próximo trimestre y pierde la relación cuando un captador de negocio se va.
Lo que construimosUn pipeline de oportunidades compartido con un registro que le cuesta a un socio minutos a la semana, desde el registro de correos y calendario hasta una breve revisión semanal, definiciones de etapa claras, y la titularidad de la relación y el origen registrados por cliente.
Propuestas que nadie mide
El problemaLas llamadas de definición del alcance, las propuestas y los SOW consumen semanas de tiempo senior, pero se quedan en documentos y carpetas. Nadie conoce la tasa de cierre de las propuestas, cuánto tardan las firmas ni qué propuestas se han enfriado, así que las decisiones de precio y de qué oportunidades perseguir se toman por intuición.
Lo que construimosDefinición del alcance, propuesta, SOW y negociación como etapas medidas, con valor de la propuesta, modelo de precios y fecha de envío, herramientas de propuestas y firma electrónica conectadas a la oportunidad, y reporting de la tasa de cierre, los días desde la propuesta hasta la firma y los motivos de pérdida.
Un pipeline que ignora la capacidad
El problemaVentas hace el forecast de ingresos mientras la entrega planifica a las personas en una herramienta de recursos aparte. Una buena racha de cierres sobrecarga al equipo, un trimestre lento deja consultores sin asignar y las decisiones de contratación se toman sin ninguna de las dos visiones.
Lo que construimosFecha de inicio prevista, duración, combinación de perfiles y esfuerzo estimado en cada oportunidad ponderada, contrastados con la capacidad disponible de su PSA o herramienta de planificación de recursos, para que los socios vean un forecast ajustado por utilización y puedan asignar personas, subcontratar o contratar antes de que llegue la demanda.
Precio cerrado, tiempo y materiales y retainers en una sola cifra
El problemaUn proyecto a precio cerrado, un encargo por tiempo y materiales y un retainer mensual se ven igual en el CRM. Los importes de las oportunidades significan cosas distintas, los ingresos recurrentes son invisibles y las ampliaciones y órdenes de cambio nunca aparecen como nuevos ingresos.
Lo que construimosModelo de precios, valor del contrato, valor mensual y duración en cada oportunidad, tipos de oportunidad separados para nuevos encargos, ampliaciones y órdenes de cambio, y renovaciones de retainers planificadas a partir de la fecha de fin, para que los ingresos contratados, recurrentes y de expansión se reporten por separado.
Negocio recurrente, referidos y alianzas en manos del azar
El problemaBuena parte del mejor trabajo de una consultora llega de clientes existentes, alumni, referidos y alianzas con fabricantes de software. Nada de eso se registra, así que la expansión de cuentas depende de quien se acuerde de llamar y nadie sabe qué referidor o alianza aporta ingresos de verdad.
Lo que construimosPlanes de cuenta y oportunidades de expansión por cliente, fuente de referido y partner de alianza registrados en cada oportunidad, registros de partners y fabricantes con reglas de registro de oportunidades y co-selling, y reporting de los ingresos de clientes recurrentes y de los procedentes de partners.
El traspaso de la venta a la entrega
El problemaUna vez firmado el SOW, el alcance, las hipótesis de asignación de personas y las expectativas del cliente viven en la cabeza del socio. La entrega vuelve a empezar el descubrimiento, los proyectos arrancan tarde y el CRM nunca sabe cómo fue el encargo ni cuándo proponer la siguiente fase.
Lo que construimosUn traspaso de la oportunidad ganada que crea el proyecto en su PSA o herramienta de proyectos con alcance, presupuesto, perfiles y fecha de inicio, una checklist de kickoff, y el estado de la entrega y las fechas de fin sincronizados de vuelta en la cuenta, para que la siguiente propuesta se planifique antes de que termine el encargo actual.
Cómo construimos un motor de ingresos para consultoras en cuatro fases
La misma secuencia para una firma que deja atrás las hojas de cálculo y el correo de los socios, una consultora en crecimiento que incorpora su primer equipo de desarrollo de negocio, o una nueva práctica o alianza que se suma a una configuración existente.
Diagnóstico
Entrevistas con socios directores, desarrollo de negocio, responsables de entrega y finanzas; una auditoría del CRM, los registros de propuestas, el plan de recursos y el reporting de ingresos por práctica. Resultado: una lista de carencias y los procesos que hay que corregir primero.
Diseño
Lifecycles desde la primera conversación hasta el SOW firmado, la entrega y el siguiente encargo, el modelo de datos de precios y capacidad acordado con entrega y finanzas, las reglas de origen y de socios, y el reporting que verán sus socios.
Implementación
Pipelines, propiedades, etapas de propuesta, campos de capacidad, conexiones con el PSA y la firma electrónica, automatización del traspaso y dashboards entran en producción en el CRM, probados con oportunidades reales antes de que nadie dependa de ellos.
Gestión y traspaso
Una revisión semanal del pipeline y la capacidad, una vista mensual para los socios conciliada con finanzas y un responsable formado en su equipo. Las definiciones y la documentación están en el CRM, junto a los datos que describen.
Las métricas de ingresos que piden los socios y los consejos de las consultoras
Ocho métricas, cada una con una definición y una fuente. Todo lo que todavía requiera una hoja de cálculo pasa a la lista de lo que hay que construir.
- Cobertura del pipeline frente a la capacidad. Pipeline ponderado de los próximos dos trimestres frente a las horas de entrega y los perfiles disponibles, por práctica.
- Forecast ajustado por utilización. Ingresos contratados y ponderados ajustados según quién puede ejecutarlos y cuándo, para que el forecast refleje tanto los consultores sin asignar como el pipeline.
- Tasa de cierre de propuestas. La proporción de propuestas y SOW que se firman, por práctica, socio, modelo de precios y fuente.
- Días desde la propuesta hasta la firma. El tiempo desde una propuesta enviada hasta un SOW firmado, y las etapas en las que las propuestas se quedan esperando.
- Valor medio por encargo. Valor del contrato por encargo, con precio cerrado, tiempo y materiales y retainers reportados por separado.
- Ingresos por cliente. Ingresos por cliente a lo largo del tiempo y de los distintos encargos, por práctica y segmento de cliente.
- Peso de los ingresos de clientes recurrentes. La proporción de ingresos procedente de clientes con los que ya ha trabajado, incluidas ampliaciones y fases posteriores.
- Ingresos procedentes de partners. Nuevos encargos e ingresos de referidos, alumni y alianzas con fabricantes de software, por partner.
GTM engineering para consultoras: los sistemas detrás del proceso
Construimos sobre el stack que ya utiliza, del CRM al plan de recursos. Estas son las piezas que más nos piden las consultoras.
- El CRM como fuente de verdadHubSpot o Salesforce configurado con clientes, roles de compra, referidores y alianzas, un pipeline por proceso comercial, y los nuevos encargos separados de las ampliaciones y las renovaciones de retainers.
- Flujo de propuestas y firmaEtapas de propuesta y SOW conectadas a sus herramientas de propuestas y firma electrónica, con el valor de la propuesta, el modelo de precios y las fechas de envío y firma registrados automáticamente en la oportunidad.
- Conexión con la capacidad y el PSAInicio previsto, duración y combinación de perfiles en la oportunidad, capacidad y utilización leídas de su PSA o herramienta de planificación de recursos, y oportunidades ganadas que crean allí el proyecto con alcance, presupuesto y perfiles.
- Sincronización de ingresos y facturaciónIngresos facturados, facturación de retainers y trabajo en curso por cliente desde su sistema contable o ERP, escritos en el CRM en una sola dirección, para que los socios y finanzas lean las mismas cifras.
- Atribución de referidos, alianzas y contenidoReferidores, alumni y alianzas con fabricantes de software como registros con reglas de registro de oportunidades y co-selling, además de eventos, publicaciones e interacción en LinkedIn vinculados a las cuentas y oportunidades en las que influyen.
- Reporting y automatización con IADashboards para socios, forecasts de capacidad, investigación de cuentas antes de una presentación, resúmenes de llamadas y alertas de riesgo en propuestas integrados en el CRM, con automatización con IA que su equipo puede revisar y desactivar.
Nuestro trabajo con consultoras
Anonimizado, como todos los clientes de nuestras páginas sectoriales: el tipo de trabajo y el tipo de firma, nunca el nombre.
- Consultora de RevOps y CRM, liderazgo de ingresosConsultoría como Director of Revenue Operations para una consultora de RevOps y CRM que trabaja con scaleups B2B de software: liderazgo senior de revenue operations para una firma que también vende proyectos de CRM y RevOps, desde su propio pipeline y sus propuestas hasta el reporting en el que confían sus socios.
- Consultora de tecnología e innovación, trabajo por proyectosTrabajo por proyectos para una consultora de tecnología e innovación que crea prototipos, soluciones de IA y productos para clientes corporativos, donde los encargos empiezan como un descubrimiento con alcance definido y crecen hasta convertirse en trabajos de entrega más grandes.
- Nuestra propia consultora, con el mismo modeloCheckpoint GTM también es una consultora. Nuestras propias oportunidades procedentes de partners, propuestas, planificación de la entrega y portal de HubSpot funcionan con el modelo operativo descrito en esta página, así que cada acción que aquí presentamos la utilizamos nosotros mismos.
- Partners de implementación y firmas boutiquePara partners de implementación y firmas boutique de asesoramiento: pipelines de propuestas con etapas de definición del alcance y SOW, un traspaso de la venta a la entrega en el plan de recursos, y seguimiento del negocio recurrente y de los referidos por cliente.
¿Contratación interna, agencia generalista o Checkpoint?
| Contratación interna | Agencia generalista | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Tiempo hasta empezar | De 3 a 6 meses para contratar y arrancar | Semanas, tras una ronda de propuestas | En dos semanas |
| Contexto de consultoría | Depende de la única persona que encuentre | Playbooks de empresas de producto que ignoran propuestas, capacidad y modelos de precios | Propuestas, capacidad, modelos de precios y negocio recurrente modelados en el CRM |
| Coste | Más de 120.000 € al año más equity para un perfil GTM senior | A menudo facturado por horas | Proyectos desde 15.000 €, retainers desde 6.000 € al mes |
| Lo que recibe | La visión de una sola persona, a menudo sin apoyo de ingeniería de datos | Campañas o una configuración de CRM, rara vez los datos detrás de ambos | El modelo operativo más el sistema construido: CRM, etapas de propuesta, vista de capacidad, traspaso a la entrega, reporting |
| Riesgo principal | Riesgo de dependencia si la persona contratada se va | Se entrega sin responsable ni documentación | Requiere un responsable designado en su equipo que tome el relevo |
Tres formas de trabajar con nosotros
Proyecto de alcance cerrado
Un diagnóstico, una implementación de CRM para una firma que deja atrás el correo de los socios, un pipeline de propuestas y SOW, o una conexión de capacidad y PSA añadida a la configuración existente. Con alcance y precio definidos antes de empezar.
15.000-90.000 € · alcance cerrado · un único responsable
Retainer de RevOps
Trabajo continuo de reporting y automatización del pipeline, la capacidad y los ingresos después de la implementación, con un plan mensual acordado con sus socios y finanzas.
6.000-25.000 € al mes · plan mensual
Fractional Head of RevOps
Un perfil senior integrado en su equipo que dirige la cadencia de ingresos, es responsable de la vista para los socios, alinea desarrollo de negocio, entrega y finanzas en un único forecast y ayuda a contratar al responsable permanente.
Desde 10 horas al mes hasta 30 horas a la semana
Preguntas que nos hacen las consultoras
¿Qué es RevOps para consultoras?
RevOps para consultoras es la aplicación de revenue operations a una consultora: un CRM que sigue cada oportunidad desde la primera conversación, pasando por la propuesta y el statement of work (SOW), hasta la entrega y el siguiente encargo, la venta liderada por los socios hecha visible, los modelos de precios registrados correctamente y un forecast contrastado con la capacidad de entrega. El objetivo son cifras en las que confíen los socios, los responsables de entrega y finanzas.
¿Cómo reducen la dependencia de unos pocos socios captadores de negocio?
Haciendo que su pipeline sea el pipeline de la firma. Configuramos un registro que le cuesta a un socio minutos a la semana, desde el registro de correos y calendario hasta una breve revisión semanal, registramos la titularidad de la relación y el origen por cliente, y damos a desarrollo de negocio y a los consultores senior sus propias etapas de trabajo. Cuando un socio está ausente o se va, las relaciones, las propuestas abiertas y el historial se quedan en la firma.
¿Cómo conectan el pipeline comercial con la utilización y la planificación de consultores sin asignar?
Cada oportunidad ponderada lleva una fecha de inicio prevista, una duración y una combinación de perfiles. Leemos la capacidad disponible de su PSA o herramienta de planificación de recursos y reportamos el pipeline frente a ella, para que los socios vean en qué punto del próximo trimestre habrá sobrecarga o poca carga y puedan asignar personas, subcontratar o contratar antes de que llegue la demanda. El plan de recursos sigue siendo el sistema de referencia para la asignación de personas.
¿Cómo gestionan en un solo CRM las oportunidades a precio cerrado, por tiempo y materiales y de retainer?
Con el modelo de precios como campo obligatorio en cada oportunidad, además del valor del contrato, el valor mensual y la duración. Los nuevos encargos, las ampliaciones y las órdenes de cambio pasan a ser tipos de oportunidad separados, y los retainers reciben oportunidades de renovación planificadas a partir de su fecha de fin, para que los ingresos contratados, los recurrentes y la expansión se reporten por separado en lugar de mezclarse en un solo importe.
¿Han trabajado antes con consultoras?
Sí. Hemos trabajado con una consultora de RevOps y CRM que trabaja con scaleups B2B de software y con una consultora de tecnología e innovación para clientes corporativos, en liderazgo de revenue operations y trabajo por proyectos, y gestionamos nuestra propia consultora con el mismo modelo. Como todos los clientes de nuestras páginas sectoriales, están anonimizados.
¿Cómo hacen el seguimiento de los referidos y las alianzas con fabricantes de software?
Como fuentes y registros, no como notas. Cada oportunidad lleva su fuente de referido, su contacto alumni o su partner de alianza, los registros de partners contienen las reglas de registro de oportunidades y co-selling, y el reporting muestra los nuevos encargos y los ingresos por partner. En el caso de los partners de implementación, las oportunidades registradas con un fabricante de software se siguen junto al proceso propio del fabricante, para que el co-selling y los ingresos procedentes de partners sigan siendo visibles.
¿HubSpot o Salesforce para una consultora?
Ambos funcionan, y trabajamos con los dos. HubSpot suele ser más rápido de configurar y más fácil de gestionar para una firma con venta liderada por los socios, con el objeto de proyectos para los planes de entrega, presupuestos en Revenue Hub, objetos personalizados para encargos y alianzas en Enterprise y agentes de Breeze AI integrados. Salesforce se adapta a firmas con procesos enterprise complejos y un equipo de administración dedicado. Nuestra página de HubSpot para consultoras explica en detalle la configuración de HubSpot.
¿Cuánto cuesta RevOps para una consultora y cuánto tiempo lleva?
Los proyectos de alcance cerrado van de 15.000 € a 90.000 €, los retainers de 6.000 € a 25.000 € al mes y un Head of RevOps fractional desde 10 horas al mes hasta 30 horas a la semana. Una implementación estándar de HubSpot dura de 6 a 10 semanas y una implementación multi-hub compleja, de 12 a 16 semanas. El trabajo suele empezar en las dos semanas siguientes a la primera llamada.
¿Utiliza HubSpot? Vea cómo lo configuramos para consultoras
Objetos personalizados para encargos y alianzas, pipelines de propuestas y renovaciones, el objeto de proyectos, presupuestos, seguimiento de partners y referidos y agentes de Breeze: la parte de HubSpot del mismo trabajo, en su propia página.
Empiece con una llamada de RevOps de 30 minutos para consultoras
Cuéntenos cómo llega el trabajo, cómo se elaboran las propuestas y en qué puntos no cuadran hoy su pipeline y sus planes de capacidad. Recibirá una respuesta directa sobre qué corregiríamos primero y qué puede esperar.
- Una llamada de 30 minutos con su socio director, founder o responsable de desarrollo de negocio
- Un alcance de una página: problemas, plan, equipo, plazos y precio
- El trabajo empieza en dos semanas