De Salesforce a HubSpot sin un solo día de downtime
Caro, sobre-ingenierizado y nadie sabía usarlo
Esta empresa de 120 personas usaba Salesforce desde su fundación. Lo que arrancó como una implementación estándar se había convertido, en cinco años y con tres administradores de Salesforce distintos, en una red enmarañada de custom objects, triggers de Apex, managed packages y workarounds.
La factura anual de Salesforce había superado las seis cifras. Menos de la mitad del equipo lo usaba correctamente. La mayoría de los comerciales había construido sistemas en la sombra en hojas de cálculo y Notion porque el CRM era demasiado complejo. Marketing operaba sobre un stack completamente separado, sin integración con el CRM. Y cada presupuesto de migración recibido estimaba 4-6 meses y un presupuesto a seis cifras.
- Más de 50.000 registros de Contact con duplicación significativa y deterioro de datos
- 8.000 Deals en 4 Pipelines con definiciones de stage incoherentes
- Más de 200 reglas de workflow y automatizaciones de Process Builder, muchas en conflicto u huérfanas
- 15 integraciones de terceros conectadas vía API, Zapier y conectores nativos
- 3 managed packages que añadían coste con valor decreciente
- Marketing corriendo en Marketo con un sync a Salesforce frágil, sin vista unificada del cliente
- Presupuestos de migración previos: 4-6 meses, 150-250 mil USD
Migrar el sistema, no el caos
La mayoría de los proyectos de migración fracasan porque intentan replicar el sistema antiguo en la nueva plataforma. Nosotros tomamos el enfoque opuesto: usar la migración como una oportunidad para rediseñar la arquitectura de datos y los procesos de negocio desde cero, y luego mover solo los datos y las automatizaciones que sirven al nuevo modelo.
Discovery
Auditoría completa de Salesforce: cada custom object, campo, automatización, report, dashboard e integración. Clasificación de cada elemento como migrar, rediseñar o deprecar. Entrevistamos a power users de cada departamento para entender qué Workflows eran mission-critical y cuáles eran lastre legacy. Mapeamos cada endpoint de integración y cada flujo de datos.
Design
Diseñamos la arquitectura objetivo en HubSpot: consolidación de 4 Pipelines en 2, convenciones estandarizadas de naming de propiedades, mapeo de los custom objects de Salesforce a sus equivalentes en HubSpot (incluidos 3 custom objects), arquitectura de integración para las 15 conexiones y un mapping de migración campo a campo para cada tipo de registro.
Build
Configuración del portal de HubSpot en paralelo, mientras Salesforce permanecía live. Construcción de todos los Pipelines, propiedades, Workflows de automatización e integraciones en un entorno de staging. Escritura de scripts de migración a medida para gestionar la transformación de datos, la deduplicación y el mapping de asociaciones. 3 migraciones de prueba completas con reportes de validación antes del cutover real.
Launch
Migración a producción ejecutada en un fin de semana. Ambos sistemas en paralelo durante 5 días laborables con sync automático para detectar cualquier hueco. Cambio de las integraciones una a una con plan de rollback para cada una. Formación por rol: sales (2 sesiones), marketing (1 sesión), CS (1 sesión) y leadership (walkthrough de dashboards).
Optimize
Validaciones diarias de datos durante las dos primeras semanas. Resueltos 12 casos límite en la lógica de automatización con base en el uso real. Salesforce dado de baja tras 30 días de operación paralela confirmada. Consolidación de la migración de Marketo dentro de HubSpot Marketing Hub, eliminando por completo los problemas de sync.
8 semanas, cero pérdida de datos y un CRM que la gente realmente usa
La migración se completó en 8 semanas, no en los 4-6 meses cotizados por otros proveedores. No se perdió ni un solo día laborable y no se quedó atrás ningún Deal o registro de cliente. El equipo pasó de temer su CRM a usarlo de verdad.
- Más de 50.000 registros migrados: Contacts, Companies, Deals, tickets y custom objects movidos con el historial completo de asociaciones y la activity timeline preservados
- 0 días de downtime, los sistemas en paralelo y el cutover de fin de semana hicieron que el equipo de sales no perdiera el ritmo
- 40% de reducción de costes, los costes anuales de CRM + marketing automation bajaron del stack Salesforce + Marketo a una suite consolidada HubSpot Enterprise
- La adopción del CRM saltó del 48% al 94% en 60 días, los comerciales dejaron de mantener sistemas en la sombra
- 200 automatizaciones de Salesforce se consolidaron en 34 Workflows limpios de HubSpot, eliminando conflictos y reduciendo la carga de mantenimiento
- Marketing y sales estuvieron por primera vez en la misma plataforma, habilitando una verdadera atribución closed-loop
- El VP of Sales lo definió como «el cambio de sistema más fluido en la historia de la empresa»
Todos nos decían que una migración desde Salesforce sería brutal: meses de dolor, pérdida de datos, comerciales enfadados. Checkpoint lo hizo en 8 semanas, y nuestro equipo fue más productivo el primer día en HubSpot que en años en Salesforce. Deberíamos haberlo hecho hace dos años.
¿Está pensando en migrar fuera de Salesforce?
Hablemos de cómo se ve realmente una migración limpia y rápida, sin la timeline de 6 meses ni las historias de terror sobre pérdida de datos.
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