HubSpot para empresas de tecnología de compras
Configuramos HubSpot para empresas que venden software y servicios de compras: roles de compra en cada negocio, etapas de RFP y piloto en el pipeline, implementaciones en el objeto Proyectos, presupuestos de renovación en Revenue Hub y datos de facturación y producto sincronizados mediante Data Hub, alojados en el centro de datos de HubSpot en la UE, en Alemania, si así lo elige.
- PlatinumHubSpot Solutions Partner
- 6-10 semanaspara una implementación estándar de HubSpot
- UEalojamiento de datos en Alemania, elegido en la configuración
¿Es HubSpot una buena opción para empresas de tecnología de compras?
Sí. HubSpot reúne marketing, ventas, customer success y presupuestos en una sola plataforma para las empresas de tecnología de compras, con roles de compra etiquetados en cada negocio, el objeto Proyectos para las implementaciones y Revenue Hub para los presupuestos de renovación. Data Hub incorpora los datos de facturación y producto, y Enterprise añade objetos personalizados y conexiones al data warehouse.
Muchas empresas de tecnología de compras que conocemos usan HubSpot con un contacto por negocio, un único pipeline largo desde la primera llamada hasta la firma y las implementaciones seguidas en una herramienta aparte. Un modelo con roles de compra en el negocio, etapas explícitas de RFP y piloto y un registro de proyecto para cada go-live da a ventas, implementación y customer success la misma visión.
Checkpoint GTM es un HubSpot Platinum Partner con sede en Berlín. Configuramos Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub y Revenue Hub para empresas de software y servicios de compras, conectamos los datos de facturación y producto, migramos desde Salesforce, otro CRM u hojas de cálculo, formamos a sus equipos y entregamos el portal a un responsable designado.
Lo que configuramos
- Empresas con entidades matrices y filiales, contactos etiquetados por rol de compra, y productos y elementos de pedido para módulos y entidades
- Pipelines de negocios para nuevo negocio con etapas de RFP y piloto, para expansión y renovaciones, y para negocios de partners
- El objeto Proyectos para las implementaciones, presupuestos de renovación en Revenue Hub y datos de facturación y producto mediante Data Hub
- Apps de partners para partners de referidos y de implementación, inicio de sesión único, registros de auditoría y agentes de Breeze
Combinación habitual de hubs
- Smart CRM y Sales Hub para ejecutivos de cuenta y gestores de cuenta, Marketing Hub para campañas basadas en cuentas, eventos y nutrición de leads
- Service Hub para customer success y soporte; Revenue Hub para presupuestos, renovaciones y contratos; Data Hub para datos de facturación y producto
- Enterprise cuando necesite objetos personalizados, gestión de varias cuentas o las conexiones al data warehouse de Data Hub Enterprise; Professional cuando no
El modelo de objetos de HubSpot que construimos para empresas de tecnología de compras
Una oportunidad de tecnología de compras implica a varias personas, a menudo a varias entidades, y continúa mucho después de la firma. El modelo de HubSpot tiene que recoger todo eso y seguir permitiendo el reporting. Este es nuestro punto de partida, adaptado a su negocio.
- Empresas y entidadesUn registro por cliente, con empresas matrices y filiales para los grupos y sus entidades u organizaciones por país, para que un primer contrato con una entidad y la expansión posterior a otras estén en la misma cuenta.
- Contactos y roles de compraCPOs, responsables de categoría, finanzas y cuentas por pagar, revisores de TI y seguridad y usuarios, cada uno etiquetado con su rol de compra en la empresa y en el negocio, para que cada oportunidad muestre quién decide, quién evalúa y quién firma.
- NegociosUn negocio por cada nuevo contrato, expansión o renovación, con tipo de negocio, punto de entrada, indicador de RFP, valor de ARR y fecha prevista de cierre, para que el nuevo negocio y la expansión se reporten por separado.
- Productos y elementos de pedidoUna biblioteca de productos para sus módulos, entidades y servicios, y elementos de pedido en los negocios, para que el ARR recurrente por módulo (con los servicios puntuales por separado), el valor medio de contrato y la expansión por producto salgan del propio negocio.
- Proyectos para las implementacionesEl objeto Proyectos de HubSpot recoge cada implementación, asociada al negocio y sus contactos, con tareas y vistas de Gantt y de tablero. Customer success la ve en el espacio de trabajo de customer success con una licencia de Service Hub.
- Objetos personalizados para pilotos y suscripcionesEn Enterprise, los objetos personalizados recogen pilotos o pruebas de valor con sus criterios de éxito, o suscripciones por entidad, asociados a empresas y negocios. Los diseñamos dentro de los límites de objetos personalizados de HubSpot.
Pipelines para nuevo negocio, expansión y negocios de partners
Cada proceso de venta tiene su propio pipeline, sus definiciones de etapa y sus criterios de salida, para que un piloto nunca parezca un negocio firmado y una expansión no cuente como un cliente nuevo.
Nuevo negocio
De la primera reunión a la firma para clientes nuevos, con etapas explícitas de RFP y piloto y un criterio de salida que exige que compras, finanzas y TI estén registrados en el negocio antes de pasar a contrato.
Descubrimiento · Evaluación o RFP · Piloto · Contrato · Cerrado ganado
Expansión y renovaciones
Nuevas entidades, categorías o módulos para clientes existentes, y renovaciones planificadas a partir de la fecha de fin del contrato, a cargo de la gestión de cuentas o de customer success, con presupuestos de renovación en Revenue Hub.
Oportunidad detectada · Definición del alcance · Presupuesto enviado · Firmado
Negocios de partners
Negocios referidos o vendidos conjuntamente por consultoras de compras, integradores de sistemas y partners de ERP, etiquetados con el partner al crearse, para que el pipeline originado por partners sea visible desde la primera etapa.
Referido · Cualificado · Venta conjunta · Ganado o perdido
Integraciones que conectamos a HubSpot para empresas de tecnología de compras
Conectamos los sistemas que contienen los datos de facturación, uso e implementación, para que HubSpot muestre la imagen completa de cada cuenta sin convertirse en su sistema de facturación.
- Presupuestos, renovaciones y contratos en Revenue HubLos presupuestos en Revenue Hub Professional o Enterprise calculan el precio a partir del negocio y de su biblioteca de productos, con firma electrónica. Revenue Hub también cubre precios por niveles, presupuestos de cambio y de renovación, y contratos.
- Conectores de facturación y ERPEl marketplace de HubSpot tiene una categoría de ERP con conectores para Microsoft Dynamics 365 Business Central, NetSuite, Odoo, Sage y otros. Comprobamos qué registros admite cada conector y después mapeamos clientes, facturas y productos en HubSpot en una sola dirección, con finanzas como sistema de registro.
- Sincronización con Data Hub y data warehouseData Hub sincroniza datos entre aplicaciones, con asignaciones de campos personalizadas desde Data Hub Starter, y en Data Hub Enterprise HubSpot conecta data warehouses y plataformas de almacenamiento, la vía habitual para el uso del producto y la activación de proveedores.
- Conjuntos de datos para el reporting de ARR y usoLos conjuntos de datos de Data Hub, en Professional y Enterprise y actualmente en beta, combinan registros de HubSpot con datos externos como la facturación o el uso del producto, para un solo informe sobre ARR, uso y pipeline.
- Sincronización o migración de SalesforceCuando un equipo comercial se queda en Salesforce, la integración de HubSpot con Salesforce en Professional o Enterprise sincroniza contactos, empresas y negocios con una regla por campo, además de objetos personalizados en Enterprise. Si se cambia de CRM, HubSpot Smart Transfer traslada los datos una sola vez.
- Portales de partnersPortales de partners, registro de oportunidades y distribución de leads para partners de referidos y de implementación mediante apps de gestión de partners del marketplace de HubSpot, que seleccionamos e implementamos.
La configuración de seguridad y datos que realizamos
Sus propios compradores hacen revisiones de seguridad, y su delegado de protección de datos preguntará cómo trata el CRM los datos de contactos y clientes. Estos son los ajustes de HubSpot que implementamos y documentamos.
- Alojamiento de datos en la UE, en AlemaniaHubSpot aloja las cuentas en un centro de datos de la UE en Alemania, y las cuentas de pago pueden cambiar de centro de datos. A las nuevas cuentas de pago se les asigna un centro de datos según el lugar de registro; lo confirmamos en la configuración o planificamos el traslado de un portal existente.
- DPA y herramientas de RGPDEl acuerdo de tratamiento de datos (DPA) de HubSpot incluye condiciones del RGPD y las cláusulas contractuales tipo de la UE. Configuramos la base legal en los contactos, límites basados en el consentimiento para el email de marketing, la eliminación permanente y el gestor de solicitudes de datos.
- SSO y registros de auditoríaInicio de sesión único (SSO) en Professional y Enterprise, y registros de auditoría de la actividad de la cuenta, donde los Super Admins de Enterprise también pueden ver las acciones realizadas por empleados de HubSpot en la cuenta.
- Un diseño de CRM con datos mínimosLos documentos contractuales, los archivos de precios y los datos de gasto de sus clientes se quedan en los sistemas a los que pertenecen. HubSpot contiene lo que ventas, customer success y los partners necesitan para gestionar una cuenta, y esa regla queda escrita en la documentación del CRM.
- Grupos de empresas y marcasLas empresas con varias entidades o marcas pueden vincular hasta 29 cuentas adicionales de Professional o Enterprise a una cuenta principal de Enterprise, o gestionar varias marcas en una sola cuenta con el complemento Brands de Marketing Hub Enterprise.
- Informes de seguridad para evaluaciones de proveedoresHubSpot dispone de un informe SOC 2 Type II confidencial, un informe SOC 3 público y su primer informe SOC 1 Type II, y cuenta con el sello EU Cloud Code of Conduct Level 2. Remitimos a ellos a sus revisores de TI y de protección de datos, junto a la documentación del CRM que redactamos.
Agentes de Breeze AI, configurados para empresas de tecnología de compras
Los agentes de Breeze de HubSpot funcionan con HubSpot Credits. Configuramos los que ahorran tiempo de verdad a un equipo de ingresos y los orientamos a datos de cuentas limpios.
- Agente de prospecciónInvestiga las cuentas objetivo que muestran intención y redacta mensajes de contacto a partir de datos del CRM, de conversaciones y de intención, en el idioma preferido del contacto, para que los ejecutivos de cuenta partan de un briefing sobre los roles de compras y finanzas.
- Agente de datosCompleta propiedades como el sector, el tamaño de la empresa, las ubicaciones o el ERP que usa un prospecto a partir de investigación web, sitios web de empresas y transcripciones de llamadas, mediante propiedades inteligentes y acciones de workflow.
- Agente de clientesResponde a preguntas habituales de clientes y proveedores sobre onboarding, acceso y temas prácticos, en Professional y Enterprise, y solo consume créditos cuando resuelve la consulta. Las preguntas sobre contratos y precios pasan a su equipo.
- Agent builderAgentes personalizados para sus propios procesos, por ejemplo un briefing de la cuenta con el comité de compra antes de una reunión con un CPO, o un resumen del piloto que se escribe en el negocio después de cada seguimiento, creados con acciones que navegan por la web y leen y escriben registros del CRM.
Migrar una empresa de tecnología de compras a HubSpot
Desde Salesforce, otro CRM, hojas de cálculo o un portal de HubSpot que solo usa marketing. Nuestras migraciones siguen cuatro pasos.
Mapear el modelo
Inventariamos cada objeto, campo y pipeline, y acordamos cómo se asignan cuentas, entidades, roles de compra, pilotos e implementaciones a empresas, contactos etiquetados, negocios, proyectos y objetos personalizados antes de mover un solo registro.
Limpiar y consolidar
Fusionamos cuentas y contactos duplicados, vinculamos las entidades a su empresa matriz, conciliamos los negocios abiertos y las renovaciones con la facturación, y registramos la base legal de cada contacto que se conserva.
Migrar y probar
Movemos los datos con importaciones o HubSpot Smart Transfer, conectamos los datos de facturación y producto, y hacemos un ensayo con negocios, pilotos y renovaciones reales antes del cutover.
Formación y traspaso
Ventas, customer success, implementación y partners reciben formación y pasan a HubSpot en una fecha fija, los dashboards se ponen en marcha y un responsable formado de su equipo asume el portal y su documentación.
Nuestra experiencia con HubSpot en empresas de tecnología de compras
En nuestras páginas sectoriales nunca nombramos a los clientes. Este es el tipo de trabajo que hay detrás de la página.
- HubSpot Platinum Solutions PartnerMás de 80 implementaciones de CRM para más de 100 empresas B2B SaaS, a cargo de un equipo senior en Berlín.
- HubSpot en tecnología de comprasPortales de HubSpot para empresas de tecnología de compras construidos en torno al comité de compra: roles de compra en cada negocio, etapas de RFP y piloto en el pipeline, traspasos a implementación en el objeto Proyectos y negocios de partners reportados junto a la venta directa.
- Migraciones a HubSpotSalesforce, Pardot y Close migrados a HubSpot en nuestra cartera de clientes, incluida una empresa de 120 personas que pasó de Salesforce a HubSpot en 8 semanas sin pérdida de datos.
¿Admin de HubSpot interno, agencia generalista o Checkpoint?
| Contratación interna | Agencia generalista | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Tiempo hasta empezar | De 3 a 6 meses para contratar y arrancar | Semanas, tras una ronda de propuestas | En dos semanas |
| Configuración para tecnología de compras | Depende de las habilidades de datos y procesos de la persona contratada | A menudo un portal configurado solo para marketing | Roles de compra, pilotos, implementaciones y renovaciones planificados como un solo modelo |
| Alcance | Una sola persona que cubre administración, datos y peticiones | Normalmente un hub o un proyecto | Marketing, Sales, Service, Data y Revenue Hub, conectados a los datos de facturación y producto |
| Plazo de entrega | Crece con el backlog | Varía según la agencia y el equipo | 6-10 semanas estándar, 12-16 semanas multi-hub complejo |
| Riesgo principal | Riesgo de dependencia si el admin se va | Integraciones que nadie en su equipo puede mantener | Requiere un responsable designado en su equipo que tome el relevo |
Preguntas sobre HubSpot para empresas de tecnología de compras
¿Es HubSpot una buena opción para empresas de tecnología de compras?
Sí. HubSpot gestiona marketing, ventas, customer success y presupuestos para empresas de tecnología de compras en una sola plataforma. Los roles de compra etiquetados están en cada negocio, el objeto Proyectos sigue las implementaciones, Revenue Hub gestiona los presupuestos de renovación y los contratos, Data Hub incorpora los datos de facturación y producto, y Enterprise añade objetos personalizados para pilotos o suscripciones.
¿HubSpot o Salesforce para empresas de tecnología de compras?
Ambos funcionan bien para los equipos comerciales de tecnología de compras, y implementamos los dos. HubSpot suele ser más rápido de lanzar y más fácil de adoptar y gestionar para un equipo en crecimiento, con marketing, ventas, servicio y presupuestos en una sola plataforma y agentes de Breeze integrados. Salesforce encaja con empresas que necesitan una personalización enterprise profunda y tienen un equipo de administración interno. Cuando un equipo comercial se queda en Salesforce, la integración de Salesforce de HubSpot mantiene ambos sincronizados.
¿Puede HubSpot mostrar todo el comité de compra en un negocio?
Sí. Etiquetamos los contactos en la empresa y en el negocio con su rol de compra, como promotor interno de compras, CFO, revisor de TI y seguridad o usuario, y añadimos criterios de salida que comprueban esos roles antes de que un negocio pase a contrato. Los informes muestran entonces la cobertura del comité en los negocios en fase avanzada junto a la tasa de cierre.
¿Cómo configuran las RFPs y los pilotos en HubSpot?
Como etapas explícitas en el pipeline de nuevo negocio, con plazos de RFP, responsables de piloto, fechas de fin y criterios de éxito como propiedades y tareas del negocio. En Enterprise, un objeto personalizado de piloto puede recoger los criterios y los resultados. Los workflows avisan al responsable antes de que termine un piloto, y los informes muestran la conversión de piloto a contrato.
¿Qué nivel de HubSpot necesita una empresa de tecnología de compras?
Para una empresa de tecnología de compras, Professional suele cubrir una sola organización de ventas e incluye el inicio de sesión único y el agente de clientes (que funciona con HubSpot Credits); los presupuestos requieren Revenue Hub Professional o Enterprise. Enterprise tiene sentido cuando quiere objetos personalizados para pilotos o suscripciones, gestión de varias cuentas o una conexión con un data warehouse (Data Hub Enterprise). Dimensionamos la combinación de hubs y licencias según su proceso, y no al revés.
¿Puede HubSpot conectarse con nuestro sistema de facturación y nuestro producto?
Sí. El marketplace de HubSpot tiene una categoría de ERP con conectores para sistemas financieros habituales, Data Hub sincroniza datos entre aplicaciones con asignaciones de campos personalizadas desde Data Hub Starter y Data Hub Enterprise conecta data warehouses. Comprobamos qué admite cada conector, incorporamos a HubSpot facturas, ARR y uso del producto en una sola dirección y mantenemos a finanzas como sistema de registro.
¿Cuánto dura una implementación de HubSpot para una empresa de tecnología de compras?
Una implementación estándar de HubSpot dura de 6 a 10 semanas y una implementación multi-hub compleja, de 12 a 16 semanas, según sobre todo las conexiones de datos de facturación y producto y el estado de los datos de su CRM actual. Las migraciones desde otro CRM empiezan en 15.000 € y el trabajo suele empezar en las dos semanas siguientes a la primera llamada.
¿Puede HubSpot hacer el seguimiento de las implementaciones después de cerrar el negocio?
Sí. El objeto Proyectos de HubSpot recoge cada implementación con tareas y vistas de Gantt y de tablero, asociada al negocio y sus contactos. Creamos uno para cada negocio cerrado, con el alcance y la fecha de go-live acordados en la venta, y customer success trabaja desde el espacio de trabajo de customer success con una licencia de Service Hub.
El modelo de ingresos detrás del portal
Comités de compra, RFPs y pilotos, la distancia entre firmado y operativo, la expansión entre entidades, el lado de los proveedores en la red y el pipeline de partners: cómo gestionamos revenue operations para empresas de tecnología de compras, en su propia página.
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