HubSpot para defensa y doble uso
Configuramos HubSpot para empresas que venden a clientes de defensa, contratistas principales y mercados civiles: licitaciones, acuerdos marco y consorcios como registros propios, pipelines separados para el negocio civil y el de defensa, datos de pedidos del ERP sincronizados mediante Data Hub y un portal con datos mínimos alojado en el centro de datos de HubSpot en la UE, en Alemania, si así lo elige.
- PlatinumHubSpot Solutions Partner
- 6-10 semanaspara una implementación estándar de HubSpot
- UEalojamiento de datos en Alemania, elegido en la configuración
¿Es HubSpot una buena opción para las empresas de defensa y doble uso?
Sí. HubSpot ofrece a las empresas de defensa y doble uso marketing, ventas, servicio y presupuestos en una sola plataforma, con objetos personalizados de Enterprise para licitaciones, acuerdos marco y consorcios, pipelines separados para el negocio civil y el de defensa, inicio de sesión único y registros de auditoría, y alojamiento en el centro de datos de HubSpot en la UE, en Alemania. Diseñamos el portal con datos mínimos, en torno a contactos de negocio y al estado de las oportunidades.
Muchos equipos de defensa y doble uso con los que hablamos usan HubSpot solo para marketing y para los leads de ferias, mientras las ofertas viven en hojas de cálculo y los partners en una bandeja de entrada. Un modelo con licitaciones, acuerdos marco y consorcios como registros propios, pipelines civiles y de defensa uno junto a otro, y una regla escrita sobre lo que puede contener el portal ofrece a ventas, ofertas y dirección una sola visión.
Checkpoint GTM es un HubSpot Platinum Partner con sede en Berlín. Configuramos Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub y Revenue Hub para empresas de defensa y doble uso, conectamos los datos del ERP y de pedidos, migramos desde Salesforce, otro CRM u hojas de cálculo, documentamos la configuración para su responsable de seguridad y entregamos el portal a un responsable designado.
Lo que configuramos
- Empresas para los clientes, sus unidades organizativas y los partners, con objetos personalizados de Enterprise para licitaciones, acuerdos marco y consorcios
- Pipelines de negocios para licitaciones y ofertas, para pedidos derivados de acuerdos marco y para el negocio civil, con los pasos de cumplimiento como etapas solo de estado
- Datos del ERP y de pedidos mediante Data Hub, presupuestos en Revenue Hub y el objeto Proyectos para la preparación de ofertas
- Un diseño con datos mínimos, inicio de sesión único, registros de auditoría, cuentas vinculadas para unidades de negocio y agentes de Breeze
Combinación habitual de hubs
- Smart CRM y Sales Hub para los equipos de ventas, desarrollo de negocio y ofertas, Marketing Hub para ferias, eventos y campañas basadas en cuentas
- Service Hub para la atención al cliente y el portal de clientes; Revenue Hub para presupuestos; Data Hub para los datos del ERP y de pedidos y la calidad de los datos
- Enterprise cuando necesite objetos personalizados para licitaciones y acuerdos marco, Sensitive Data, gestión multicuenta o conexiones con el data warehouse de Data Hub Enterprise; Professional cuando no
El modelo de objetos de HubSpot que construimos para las empresas de defensa y doble uso
Una oportunidad de defensa implica a un cliente público con muchas unidades, a menudo a un contratista principal o un consorcio, y una licitación o un acuerdo marco que dura más que cualquier negocio concreto. El modelo de HubSpot tiene que recoger todo eso, seguir permitiendo el reporting y no contener nada que no deba. Este es nuestro punto de partida.
- Empresas y unidades organizativasMinisterios, organismos de contratación, ramas de las fuerzas armadas, contratistas principales, integradores y clientes civiles como empresas, con empresas matriz y filiales para una organización y sus unidades, y un segmento civil o de defensa en cada una.
- Contactos y rolesGestores de programa, responsables de contratación, evaluadores técnicos, usuarios finales y contactos de partners como roles etiquetados, guardados solo como datos de contacto de negocio, para que cada oferta muestre quién especifica, quién compra y quién decide.
- NegociosUn negocio por oferta, pedido derivado o pedido civil, con segmento, procedimiento de contratación, plazo de presentación, fecha prevista de adjudicación y su rol como contratista principal, subcontratista o partner, para que licitaciones y pedidos se reporten por separado.
- Productos y elementos de pedidoUna biblioteca de productos para sus productos, servicios y soporte, con elementos de pedido en negocios y presupuestos, para poder reportar el valor presupuestado por producto y segmento mientras finanzas sigue siendo el sistema de registro de los pedidos.
- Objetos personalizados para licitaciones, acuerdos marco y consorciosEn Enterprise, los objetos personalizados recogen las licitaciones con sus plazos, los acuerdos marco con su importe máximo y su vigencia, y los consorcios con sus miembros, asociados a empresas y negocios. Los diseñamos dentro de los límites de objetos personalizados de HubSpot.
- Proyectos para la preparación de ofertasEl objeto Proyectos de HubSpot recoge la preparación de cada oferta, asociado al negocio y a sus contactos, con tareas y vistas de Gantt y de tablero, para que los responsables de ofertas vean cada plazo y cada responsable en un solo lugar.
Pipelines para licitaciones, pedidos derivados de acuerdos marco y negocio civil
Cada proceso de venta tiene su propio pipeline, sus definiciones de etapas y sus criterios de salida, para que la adjudicación de un acuerdo marco nunca parezca un pedido y los negocios civiles nunca enturbien el forecast de defensa.
Licitaciones y ofertas
De la fase previa a la licitación hasta el contrato en las licitaciones públicas, con una etapa para los pasos de cumplimiento que gestiona su equipo de cumplimiento y un criterio de salida que exige registrar los partners y los acuerdos de colaboración antes de presentar una oferta.
Prelicitación · Licitación publicada · Oferta presentada · Adjudicado · Cumplimiento validado · Contrato firmado
Pedidos derivados de acuerdos marco
Pedidos realizados en el marco de un acuerdo marco adjudicado, cada uno vinculado a su registro de acuerdo marco, para que el valor pedido y el margen restante sean visibles por acuerdo marco y por cliente.
Pedido derivado previsto · Necesidad confirmada · Oferta enviada · Pedido realizado
Negocio civil
Negocios con clientes civiles y comerciales para empresas de doble uso, con sus propias etapas y su propio forecast, y la misma etapa de cumplimiento solo de estado cuando su equipo de cumplimiento la exija.
Cualificado · Evaluación · Propuesta · Cumplimiento validado · Cerrado ganado
Integraciones que conectamos con HubSpot para empresas de defensa y doble uso
Conectamos los sistemas que contienen los pedidos, las entregas y los negocios con partners, para que HubSpot muestre el panorama comercial completo de cada cliente mientras los datos controlados se quedan donde los guarda su equipo de seguridad.
- Conectores de ERP para pedidos y carteraEl marketplace de HubSpot tiene una categoría de ERP con conectores para SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Sage, Odoo y otros. Comprobamos qué registros admite cada conector y, después, mapeamos en HubSpot los registros de clientes, pedidos y facturas admitidos en un solo sentido, con finanzas como sistema de registro.
- Sincronización con Data Hub y data warehouseData Hub sincroniza datos entre aplicaciones, con asignaciones de campos personalizadas desde Data Hub Starter, y en Data Hub Enterprise HubSpot se conecta con data warehouses y plataformas de almacenamiento, la vía habitual para los datos de pedidos y entregas que ya llegan a un data warehouse.
- Conjuntos de datos para la entrada y la cartera de pedidosLos conjuntos de datos de Data Hub, en Professional y Enterprise y actualmente en beta, combinan registros de HubSpot con datos externos como pedidos e ingresos facturados, para un único informe de pipeline, entrada de pedidos y cartera de pedidos por segmento.
- Presupuestos en Revenue HubLos presupuestos de Revenue Hub Professional o Enterprise calculan el precio a partir del negocio y de su biblioteca de productos, con firma electrónica, para las ofertas de pedidos derivados y los pedidos civiles que siguen un presupuesto estándar.
- Sincronización o migración de SalesforceCuando una empresa del grupo o un equipo de partners sigue en Salesforce, la integración de Salesforce de HubSpot en Professional o Enterprise sincroniza contactos, empresas y negocios con una regla por campo, objetos personalizados en Enterprise, y es compatible con Salesforce Government Cloud. Si se cambia de CRM, HubSpot Smart Transfer traslada los datos una sola vez.
- Portales de partnersPortales de partners, registro de oportunidades y distribución de leads para revendedores, integradores y socios de consorcio mediante apps de gestión de partners del marketplace de HubSpot, que seleccionamos e implementamos.
La configuración de seguridad y datos que realizamos
Su responsable de seguridad y su delegado de protección de datos preguntarán qué contiene el CRM y quién puede verlo. Estas son las configuraciones de HubSpot que implantamos y documentamos, dentro de las reglas que fija su equipo de cumplimiento.
- Un diseño de CRM con datos mínimosHubSpot contiene contactos de negocio, organizaciones, negocios y el estado de cada paso de cumplimiento. La información clasificada, los datos técnicos controlados, los documentos de exportación y los archivos técnicos se quedan en los sistemas que aprueba su equipo de seguridad, y esa regla queda escrita en la documentación del CRM. Cuando un proceso necesita un campo sensible, Sensitive Data en Enterprise cubre propiedades en contactos, empresas, negocios, tickets y objetos personalizados.
- Alojamiento de datos en la UE, en AlemaniaHubSpot aloja las cuentas en un centro de datos de la UE en Alemania, y las cuentas de pago pueden cambiar de centro de datos. A las nuevas cuentas de pago se les asigna un centro de datos según el lugar de registro; lo confirmamos en la configuración o planificamos el traslado de un portal existente.
- SSO y registros de auditoríaInicio de sesión único (SSO) en Professional y Enterprise, y registros de auditoría de la actividad de la cuenta, donde los Super Admins de Enterprise también pueden ver las acciones realizadas por empleados de HubSpot en la cuenta.
- Unidades de negocio civiles y de defensaLas empresas que gestionan su negocio civil y de defensa en unidades separadas pueden vincular hasta 29 cuentas adicionales Professional o Enterprise a una cuenta principal Enterprise, o usar equipos en una sola cuenta con propiedad de registros y reporting por equipo.
- DPA y herramientas de RGPDEl acuerdo de tratamiento de datos (DPA) de HubSpot incluye condiciones del RGPD y las cláusulas contractuales tipo de la UE. Configuramos la base legal en los contactos, límites basados en el consentimiento para el email de marketing, la eliminación permanente y el gestor de solicitudes de datos.
- Informes de seguridad para su revisiónHubSpot dispone de un informe SOC 2 Type II confidencial, un informe SOC 3 público y su primer informe SOC 1 Type II, y cuenta con el sello EU Cloud Code of Conduct Level 2. Remitimos a sus revisores de seguridad y de protección de datos a estos informes, junto con la documentación del CRM que redactamos.
Agentes de Breeze AI, configurados para empresas de defensa y doble uso
Los agentes de Breeze de HubSpot funcionan con HubSpot Credits. Configuramos los que ahorran tiempo de verdad a un equipo de ingresos y los dirigimos a los datos de negocio que contiene el portal, nada más.
- Agente de prospecciónInvestiga organizaciones objetivo que muestran intención y redacta mensajes de contacto a partir de datos del CRM, de conversaciones y de intención, en el idioma preferido del contacto, para que los responsables de desarrollo de negocio partan de un resumen sobre las unidades y los roles a los que necesitan llegar.
- Agente de datosCompleta propiedades como el sector, las ubicaciones o el tamaño de la empresa a partir de investigación web, sitios web de empresas y transcripciones de llamadas, mediante propiedades inteligentes y acciones de workflow, solo con información empresarial pública.
- Agente de clientesResponde a preguntas habituales de clientes civiles y partners sobre acceso, onboarding y temas prácticos de uso, en Professional y Enterprise, y solo consume créditos cuando resuelve la consulta. Las preguntas técnicas, contractuales y de exportación pasan a su equipo.
- Agent builderAgentes personalizados para sus propios procesos, por ejemplo un resumen que lee un anuncio de licitación publicado y escribe sus plazos y lotes en el negocio, creados con acciones que navegan por la web y leen y escriben registros del CRM.
Migrar una empresa de defensa o doble uso a HubSpot
Desde Salesforce, otro CRM, hojas de cálculo de ofertas o un portal de HubSpot que solo usa marketing. Nuestras migraciones siguen cuatro pasos.
Mapear el modelo
Inventariamos cada sistema y cada campo, acordamos con su equipo de cumplimiento qué puede migrarse y decidimos cómo se corresponden organizaciones, unidades, licitaciones, acuerdos marco y consorcios con empresas, negocios y objetos personalizados antes de mover un solo registro.
Limpiar y minimizar
Fusionamos organizaciones y contactos duplicados, vinculamos las unidades a su matriz, eliminamos los campos y archivos adjuntos que las reglas de datos excluyen y registramos la base legal de cada contacto que se conserva.
Migrar y probar
Migramos los datos con importaciones, o con HubSpot Smart Transfer cuando es compatible con su sistema de origen, conectamos los datos del ERP y de pedidos, y hacemos un ensayo con ofertas, acuerdos marco y pedidos reales antes del cutover.
Formación y traspaso
Ventas, ofertas, gestores de partners y soporte reciben formación y cambian en una fecha fija, los dashboards entran en producción y un responsable formado de su equipo asume el portal y su documentación.
Nuestra experiencia con HubSpot en empresas de defensa y doble uso
En nuestras páginas sectoriales nunca nombramos a los clientes. Este es el tipo de trabajo que hay detrás de la página.
- HubSpot Platinum Solutions PartnerMás de 80 implementaciones de CRM, a cargo de un equipo senior en Berlín, en alemán, inglés y cuatro idiomas más.
- HubSpot para defensa y doble usoTrabajo en HubSpot para empresas de defensa y doble uso: licitaciones, acuerdos marco y consorcios modelados como registros propios, pipelines civiles y de defensa separados, pasos de cumplimiento como etapas solo de estado y un diseño con datos mínimos documentado para el responsable de seguridad.
- Migraciones a HubSpotSalesforce, Pardot y Close migrados a HubSpot en nuestra cartera de clientes, incluida una empresa de 120 personas que pasó de Salesforce a HubSpot en 8 semanas sin pérdida de datos.
¿Admin de HubSpot interno, agencia generalista o Checkpoint?
| Contratación interna | Agencia generalista | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Tiempo hasta empezar | De 3 a 6 meses para contratar y arrancar | Semanas, tras una ronda de propuestas | En dos semanas |
| Configuración para defensa y doble uso | Depende de la experiencia en modelado de datos de la persona contratada | A menudo un portal configurado solo para marketing | Licitaciones, acuerdos marco, consorcios y un diseño con datos mínimos planificados como un único modelo |
| Alcance | Una sola persona que cubre administración, datos y peticiones | Normalmente un hub o un proyecto | Marketing, Sales, Service, Data y Revenue Hub, conectados con los datos del ERP y de pedidos |
| Plazo de entrega | Crece con el backlog | Varía según la agencia y el equipo | 6-10 semanas estándar, 12-16 semanas multi-hub complejo |
| Riesgo principal | Riesgo de dependencia si el admin se va | Integraciones que nadie en su equipo puede mantener | Requiere un responsable designado en su equipo que tome el relevo |
Preguntas sobre HubSpot para empresas de defensa y doble uso
¿Es HubSpot una buena opción para las empresas de defensa y doble uso?
Sí. HubSpot gestiona el marketing, las ventas, el servicio y los presupuestos de las empresas de defensa y doble uso en una sola plataforma. Enterprise añade objetos personalizados para licitaciones, acuerdos marco y consorcios y vincula cuentas para unidades de negocio separadas, Data Hub incorpora los datos del ERP y de pedidos, y las cuentas pueden alojarse en el centro de datos de HubSpot en la UE, en Alemania. Mantenemos el portal con datos mínimos.
¿HubSpot o Salesforce para empresas de defensa y doble uso?
Ambos funcionan bien para los equipos de ventas de defensa y doble uso, y implementamos los dos. HubSpot suele ser más rápido de poner en marcha y más fácil de adoptar y gestionar para un equipo en crecimiento, con marketing, ventas, servicio y presupuestos en una sola plataforma y agentes de Breeze integrados. Salesforce encaja con empresas que necesitan una personalización enterprise profunda y tienen un equipo de administración interno. Cuando una empresa del grupo usa Salesforce, la integración de Salesforce de HubSpot mantiene ambos sincronizados.
¿Puede HubSpot hacer el seguimiento de licitaciones, acuerdos marco y pedidos derivados?
Sí. En Enterprise, los objetos personalizados recogen las licitaciones con sus plazos y los acuerdos marco con su importe máximo y su vigencia, asociados a empresas y negocios. Un pipeline de licitaciones va desde la fase previa a la licitación hasta el contrato, y un pipeline de pedidos derivados vincula cada pedido a su acuerdo marco, para que HubSpot reporte el valor pedido y el margen restante por acuerdo marco.
¿Qué debe mantener fuera de HubSpot una empresa de defensa?
La información clasificada, los datos técnicos controlados, los documentos de exportación y los archivos técnicos. Diseñamos el portal en torno a contactos de negocio, organizaciones, negocios y el estado de cada paso de cumplimiento, dejamos esa regla escrita en la documentación del CRM y la acordamos con sus equipos de seguridad y cumplimiento, que deciden qué puede contener el CRM. Cuando se necesita un campo sensible, Sensitive Data en Enterprise lo cubre.
¿Qué nivel de HubSpot necesita una empresa de defensa o doble uso?
Para una empresa de defensa o doble uso, Professional suele cubrir una única organización comercial, e incluye el inicio de sesión único y el agente de clientes (que funciona con HubSpot Credits); los presupuestos requieren Revenue Hub Professional o Enterprise. Enterprise suele tener sentido cuando se quieren objetos personalizados para licitaciones y acuerdos marco, Sensitive Data, gestión multicuenta para unidades de negocio o una conexión con el data warehouse en Data Hub Enterprise. Dimensionamos la combinación de hubs y licencias según su proceso.
¿Puede HubSpot mantener separados el negocio civil y el de defensa?
Sí. Asignamos un segmento civil o de defensa a cada empresa y cada negocio, y damos a cada segmento su propio pipeline y sus propios informes. Cuando el negocio funciona en unidades separadas, una cuenta principal Enterprise puede vincular hasta 29 cuentas adicionales Professional o Enterprise, o una sola cuenta puede usar equipos con propiedad de registros y reporting por equipo.
¿Dónde se alojan los datos de HubSpot y qué podemos mostrar a nuestro responsable de seguridad?
HubSpot aloja las cuentas en un centro de datos de la UE en Alemania, lo que confirmamos en la configuración. HubSpot dispone de un informe SOC 2 Type II confidencial, un informe SOC 3 público y un informe SOC 1 Type II, cuenta con el sello EU Cloud Code of Conduct Level 2 y ofrece un acuerdo de tratamiento de datos (DPA) con condiciones del RGPD. Añadimos la documentación del CRM: qué contiene el portal, quién puede verlo y la configuración del inicio de sesión único y de los registros de auditoría.
¿Cuánto dura una implementación de HubSpot para una empresa de defensa?
Una implementación estándar de HubSpot dura de 6 a 10 semanas y una implementación multi-hub compleja, de 12 a 16 semanas, según sobre todo el modelo de licitaciones y acuerdos marco, la conexión con el ERP y las reglas de datos que fija su equipo de cumplimiento. Las migraciones desde otro CRM empiezan en 15.000 € y el trabajo suele empezar en las dos semanas siguientes a la primera llamada.
El modelo de ingresos detrás del portal
Licitaciones que duran años, margen de los acuerdos marco frente a pedidos, roles de consorcio, planes de cuenta entre organismos, forecasts civiles y de defensa y puntos de control de cumplimiento: cómo gestionamos las revenue operations de las empresas de defensa y doble uso, en su propia página.
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