HubSpot para agencias de publicidad
Configuramos HubSpot según la forma en que las agencias ganan, conservan y hacen crecer a sus clientes: los grupos cliente y sus marcas como empresas vinculadas, los retainers, los SOW y los pitches como objetos personalizados, presupuestos con firma electrónica, las solicitudes de cambio como tickets, y los datos de capacidad y honorarios sincronizados desde las herramientas de hojas de horas y finanzas que sus equipos ya utilizan.
- PlatinumHubSpot Solutions Partner
- 6-10 semanaspara una implementación estándar de HubSpot
- UEalojamiento de datos en Alemania, elegido en la configuración
¿Es HubSpot una buena opción para agencias de publicidad?
Sí. HubSpot gestiona en una sola plataforma el marketing propio de una agencia, los pitches de nuevo negocio, los retainers, los cambios de alcance y la atención al cliente, desde la primera solicitud de credenciales hasta la revisión anual. Enterprise añade objetos personalizados para retainers y pitches, y la gestión multicuenta vincula hasta 29 cuentas adicionales para configuraciones de redes y grupos, con alojamiento de datos en la UE, en Alemania.
Una configuración que conviene evitar: una agencia adopta HubSpot para su newsletter y sus invitaciones a eventos y luego pide al equipo de nuevo negocio que registre los pitches encima. Cada marca de un cliente se convierte en una empresa separada y sin vincular, los retainers y los proyectos comparten un mismo tipo de negocio y los presupuestos de medios acaban en el importe del negocio. Un modelo deliberado con grupos cliente, marcas, propiedades de honorarios y pipelines separados, configurado antes de que el portal crezca, resuelve los tres problemas.
Checkpoint GTM es un HubSpot Platinum Partner con sede en Berlín y un negocio de servicios a clientes que funciona, a su vez, con HubSpot. Configuramos Marketing Hub, Sales Hub, Service Hub, Data Hub y Revenue Hub para agencias de publicidad, conectamos HubSpot con sus herramientas de hojas de horas, planificación de recursos y finanzas, migramos desde Salesforce y otros CRM, y entregamos el portal a un responsable designado.
Lo que configuramos
- Empresas matriz y filiales para grupos cliente y marcas, contactos y objetos personalizados de Enterprise para retainers y pitches
- Pipelines separados para nuevo negocio y pitches, crecimiento orgánico, y renovaciones y revisiones de retainers
- Presupuestos con firma electrónica en Revenue Hub para las propuestas, tickets para solicitudes de cambio y el objeto de proyectos para el onboarding
- Sincronización de datos de capacidad y honorarios con Data Hub, gestión multicuenta, inicio de sesión único, registros de auditoría y agentes de Breeze
Combinación habitual de hubs
- Smart CRM y Sales Hub para el nuevo negocio y el crecimiento de clientes, Marketing Hub para los contenidos de liderazgo de opinión y los eventos de la propia agencia y el nurturing basado en el consentimiento
- Revenue Hub para presupuestos y SOW; Service Hub para solicitudes de cambio y atención al cliente, con un portal de clientes para tickets y una base de conocimientos; Data Hub para la sincronización con hojas de horas, planificación de recursos y finanzas
- Enterprise donde necesite objetos personalizados, gestión multicuenta, el complemento Brands o conexiones con data warehouses, Professional donde no
El modelo de objetos de HubSpot que construimos para agencias de publicidad
Las agencias firman con un grupo cliente, pero los ingresos se ganan y se conservan por marca, mercado y retainer, a menudo tras un pitch. El modelo de objetos tiene que recogerlos todos y aun así reportar los ingresos netos. Este es el modelo del que partimos, adaptado a sus servicios.
- EmpresasEl grupo cliente como empresa matriz, con las marcas y unidades de negocio como empresas filiales y los mercados como propiedad, para que cada retainer, pitch y contacto quede bajo la marca correcta y el reporting de grupo se construya sobre la empresa matriz.
- Contactos y roles de compraCMO, responsables de marca y de marketing, compras de marketing, aprobadores de finanzas y consultores de selección de agencias como roles etiquetados, para que cada negocio muestre quién hace el brief, quién decide, quién firma y quién hizo la presentación.
- NegociosUn negocio por pitch, nuevo retainer, proyecto, ampliación u orden de cambio, con el modelo de honorarios, los ingresos por honorarios, los honorarios por resultados y los medios repercutidos en propiedades separadas, para que el importe del negocio refleje los ingresos netos de la agencia.
- Objetos personalizados para retainers y pitchesEn Enterprise, los objetos personalizados recogen los retainers y los documentos de alcance (SOW) con alcance, duración, honorario mensual y fecha de revisión, y los pitches con brief, equipo, costes y resultado, asociados a las marcas y negocios del cliente y diseñados dentro de los límites de objetos personalizados de HubSpot.
- Fuentes de referidos e intermediariosConsultores de selección de agencias, prescriptores, contactos del grupo holding y partners tecnológicos como empresas o como un objeto personalizado de partner, vinculados a los pitches y clientes que aportan, con la fuente registrada en cada negocio.
- Tickets y proyectosTickets para solicitudes de cambio y atención al cliente, con un responsable, una decisión y un vínculo al retainer que modifican, y el objeto de proyectos para gestionar el onboarding de clientes y la preparación de pitches en vistas de tablero.
Pipelines para pitches, crecimiento orgánico y renovaciones
Cada proceso de venta tiene su propio pipeline, sus definiciones de etapa y sus criterios de salida, para que un pitch nunca cuente como un retainer y una revisión de cliente nunca empiece demasiado tarde.
Nuevo negocio y pitches
Desde el primer contacto o la solicitud de credenciales hasta un retainer o proyecto firmado, con el criterio de salida de que el modelo de honorarios, los ingresos netos y la fecha de inicio estén registrados antes de marcar el negocio como ganado.
Credenciales · Reunión de química · Brief o RFP · Pitch · Negociación · Ganado
Crecimiento orgánico y ampliaciones
Negocios para nuevas marcas, mercados, servicios y órdenes de cambio aprobadas en clientes existentes, asociados al grupo cliente y al retainer que amplían, para que el crecimiento orgánico se reporte aparte de los nuevos clientes.
Oportunidad detectada · Alcance definido · Propuesta enviada · SOW firmado
Renovaciones de retainers y revisiones de clientes
Negocios planificados a partir de la fecha de fin del contrato, el plazo de preaviso y la revisión anual, con el honorario mensual actual y un objetivo de renovación, a cargo del responsable de la cuenta.
Revisión próxima · En revisión · Propuesta o nuevo pitch · Renovado
Integraciones que conectamos con HubSpot para agencias de publicidad
Conectamos los sistemas que contienen los datos de capacidad, honorarios y facturación, para que el CRM muestre cuánto vale cada cliente para la agencia y qué puede asumir el equipo, sin convertirse en su sistema de hojas de horas ni en su sistema financiero.
- Conexión con el data warehouseEn Data Hub Enterprise, HubSpot se conecta a data warehouses y plataformas de almacenamiento, para que las tablas de ingresos netos, utilización y capacidad lleguen a empresas, negocios y objetos personalizados sin exportaciones manuales.
- Herramientas de hojas de horas, planificación de recursos y PSAHoras asignadas, capacidad disponible, utilización y fechas de fin de proyecto de su herramienta de hojas de horas, planificación de recursos o PSA, sincronizadas con HubSpot como datos agregados a través de Data Hub o de su data warehouse. Las hojas de horas individuales se quedan en el origen.
- Presupuestos en Revenue HubLos presupuestos en Revenue Hub Professional o Enterprise crean presupuestos para las propuestas a partir del negocio y de una biblioteca de productos con líneas de servicio y tarifas, con firma electrónica, junto al pipeline.
- Datos financieros y de facturaciónIngresos por honorarios, honorarios por resultados e ingresos facturados por cliente desde su sistema financiero o contable, incorporados a HubSpot como datos de reporting de solo lectura, con los medios repercutidos marcados aparte. La facturación y los pagos de medios se quedan en finanzas.
- Conjuntos de datos para el reporting de ingresos netosLos conjuntos de datos de Data Hub, disponibles en Professional y Enterprise y actualmente en beta, combinan los registros de HubSpot con datos de honorarios y utilización para obtener los ingresos netos por cliente, marca y línea de servicio.
- Coexistencia con SalesforceCuando un grupo holding u otra agencia de la red usa Salesforce, la integración de HubSpot con Salesforce sincroniza contactos, empresas, negocios, tickets y, en Enterprise, objetos personalizados en ambos sentidos, con reglas de sincronización por campo.
La configuración de seguridad y datos que realizamos
Las marcas para las que trabaja y sus equipos de compras le preguntarán cómo gestiona su CRM los datos que le confían. Estos son los ajustes de HubSpot que implementamos y documentamos.
- Confidencialidad de pitches y clientesHubSpot contiene la relación comercial: clientes, marcas, pitches, retainers y los datos agregados que necesita la dirección. Los briefs, las presentaciones de pitch, los archivos creativos, los planes de medios y las hojas de horas se quedan en los sistemas creados para ellos, para que el portal siga siendo ligero y fácil de auditar.
- Gestión multicuenta y BrandsLas redes y los grupos de agencias pueden vincular hasta 29 cuentas Professional o Enterprise adicionales a una cuenta principal Enterprise, con datos replicados y reporting de grupo, y una agencia puede gestionar sus propias marcas en una sola cuenta con el complemento Brands de Marketing Hub Enterprise.
- Alojamiento de datos en la UE, en AlemaniaHubSpot aloja las cuentas en un centro de datos de la UE en Alemania, y las cuentas de pago pueden cambiar de centro de datos. A las cuentas nuevas se les asigna un centro de datos según el lugar de registro; lo confirmamos en la configuración o planificamos el traslado de un portal existente.
- DPA y herramientas de RGPDEl acuerdo de tratamiento de datos (DPA) de HubSpot incluye condiciones del RGPD y las cláusulas contractuales tipo de la UE. Configuramos la base legal en los contactos, los límites basados en el consentimiento para el email de marketing, la eliminación permanente y el gestor de solicitudes de datos, algo importante para las listas de newsletter, eventos y contenidos de liderazgo de opinión de la agencia.
- SSO y registros de auditoríaInicio de sesión único (SSO) en Professional y Enterprise, y registros de auditoría de la actividad de la cuenta, donde los Super Admins de Enterprise también pueden ver las acciones realizadas por empleados de HubSpot en la cuenta.
- Informes de seguridad para las evaluaciones de los clientesHubSpot dispone de un informe SOC 2 Type II confidencial, un informe SOC 3 público y su primer informe SOC 1 Type II, y cuenta con el sello EU Cloud Code of Conduct Level 2. Remitimos a los evaluadores de compras y de TI de las marcas cliente a estos informes, junto con la documentación del CRM que redactamos.
Agentes de Breeze AI, configurados para agencias de publicidad
Los agentes de Breeze de HubSpot funcionan con HubSpot Credits. Configuramos los que resultan rentables para el marketing propio y el nuevo negocio de una agencia y los orientamos a datos de negocio limpios.
- Agentes de contenido y de campañasConfiguramos el agente de contenido y el agente de campañas de HubSpot para los contenidos de liderazgo de opinión, las newsletters y las campañas de eventos de la propia agencia, con su equipo revisando cada borrador antes de que se publique.
- Agente de prospecciónInvestiga marcas y responsables de marketing que muestran intención y redacta mensajes de contacto a partir de datos del CRM, de conversaciones y de intención, en el idioma preferido del contacto, para que el nuevo negocio parta de un brief en lugar de una página en blanco.
- Agente de datosCompleta propiedades como la cartera de marcas, los mercados, los cambios en la dirección de marketing o las novedades sobre las agencias con las que trabaja la marca a partir de investigación web, sitios web de empresas y transcripciones de llamadas, mediante propiedades inteligentes y acciones de workflow.
- Agent builderAgentes personalizados para sus propios procesos, por ejemplo un briefing del cliente con el historial de marcas y retainers antes de una reunión de química, o un resumen de la revisión para el responsable de la cuenta, creados con acciones que navegan por la web y leen y escriben registros del CRM.
Migrar el CRM de una agencia a HubSpot
Desde Salesforce, otro CRM o una combinación de hojas de cálculo de nuevo negocio, carpetas de pitches y bandejas de entrada. Nuestras migraciones siguen cuatro pasos.
Mapear el modelo
Inventariamos cada objeto, propiedad, pipeline e integración, decidimos cómo se asignan los grupos cliente, las marcas, los retainers y los pitches a empresas, negocios y objetos personalizados, y separamos los ingresos por honorarios de los medios repercutidos antes de mover un solo registro.
Limpiar y consolidar
Fusionamos los clientes creados una vez por marca o por responsable de cuenta, vinculamos los pitches y retainers anteriores a la marca correcta, eliminamos contactos duplicados entre equipos y retiramos los campos que nadie usa.
Migrar y probar
Migramos los datos con HubSpot Smart Transfer o la integración con Salesforce, reconectamos las sincronizaciones con las hojas de horas y finanzas, y hacemos un ensayo cronometrado con clientes reales antes del cutover.
Cutover y traspaso
Nuevo negocio, cuentas y finanzas cambian en una fecha fija, los dashboards de pitches e ingresos netos entran en producción y un responsable formado en su equipo asume el portal y su documentación.
Nuestra experiencia con HubSpot en publicidad y tecnología de marketing
En nuestras páginas sectoriales nunca nombramos a los clientes. Este trabajo en HubSpot procede de empresas de ad tech y martech, no de agencias, además de la forma en que gestionamos nuestro propio negocio de servicios a clientes.
- HubSpot Platinum Solutions PartnerMás de 80 implementaciones de CRM para más de 100 empresas B2B SaaS, a cargo de un equipo senior en Berlín.
- HubSpot para ad tech y martechUna migración de Close a HubSpot para una empresa de software de inteligencia de mercado para apps y juegos móviles, con etapas del lifecycle, lead scoring, una taxonomía de motivos de pérdida y dashboards reconstruidos en el nuevo portal, y un portal de HubSpot alineado con finanzas, con reporting al consejo y varios pipelines, para una empresa de software de marketing con creadores. Nuestro propio negocio de servicios a clientes también gestiona sus retainers y proyectos en HubSpot.
- Migraciones a HubSpotSalesforce, Pardot y Close migrados a HubSpot en nuestra cartera de clientes, incluida una empresa de 120 personas que pasó de Salesforce a HubSpot en 8 semanas sin pérdida de datos.
¿Admin de HubSpot interno, agencia de HubSpot generalista o Checkpoint?
| Contratación interna | Agencia generalista | Checkpoint GTM | |
|---|---|---|---|
| Tiempo hasta empezar | De 3 a 6 meses para contratar y arrancar | Semanas, tras una ronda de propuestas | En dos semanas |
| Configuración de datos de agencia | Depende de las habilidades de datos y procesos de la persona contratada | A menudo una configuración estándar del portal | Grupos cliente, marcas, propiedades de honorarios, pitches y datos de capacidad planificados como un solo modelo |
| Alcance | Una sola persona que cubre administración, datos y peticiones | Normalmente un hub o un proyecto | Marketing, Sales, Service, Data y Revenue Hub, conectados con sus datos de hojas de horas y finanzas |
| Plazo de entrega | Crece con el backlog | Varía según la agencia y el equipo | 6-10 semanas estándar, 12-16 semanas multi-hub complejo |
| Riesgo principal | Riesgo de dependencia si el admin se va | Integraciones que nadie en su equipo puede mantener | Requiere un responsable designado en su equipo que tome el relevo |
Preguntas sobre HubSpot para agencias de publicidad
¿Es HubSpot una buena opción para agencias de publicidad?
Sí, HubSpot es una buena opción para agencias de publicidad: cubre en una sola plataforma el marketing propio de una agencia, los pitches de nuevo negocio, las propuestas y los SOW, las solicitudes de cambio y la atención al cliente. Enterprise añade objetos personalizados para retainers y pitches y gestión multicuenta para configuraciones de redes y grupos, Data Hub sincroniza los datos de capacidad y honorarios, y las cuentas pueden alojarse en el centro de datos de HubSpot en la UE, en Alemania. Lo configuramos en torno a sus servicios y modelos de honorarios.
¿HubSpot o Salesforce para agencias de publicidad?
Ambos gestionan bien equipos de ingresos de agencias, y implementamos los dos. HubSpot suele ser más rápido de poner en marcha y más fácil de gestionar internamente para el equipo de una agencia, con marketing, ventas, presupuestos, servicio y sincronización de datos en una sola plataforma y agentes de Breeze integrados. Salesforce encaja con agencias y grupos que necesitan una personalización enterprise profunda y tienen un equipo de administración que la gestione. Cuando un grupo holding u otra agencia de la red usa Salesforce, la integración de HubSpot con Salesforce mantiene ambos sincronizados.
¿Cómo modelan los grupos cliente, las marcas y los retainers en HubSpot?
El grupo cliente es la empresa matriz y cada marca o mercado, una empresa filial, para que los contactos, los pitches y los retainers queden bajo la marca correcta y se agreguen al grupo. Los negocios llevan el modelo de honorarios, los ingresos por honorarios y los medios repercutidos como propiedades separadas. En Enterprise, los retainers, los documentos de alcance (SOW) y los pitches pasan a ser objetos personalizados asociados a marcas y negocios, diseñados dentro de los límites de objetos personalizados de HubSpot.
¿Puede HubSpot gestionar propuestas, SOW y solicitudes de cambio?
Sí. Los presupuestos en Revenue Hub Professional o Enterprise generan propuestas y SOW a partir del negocio y de una biblioteca de productos con líneas de servicio y tarifas, con firma electrónica. Las solicitudes de cambio se convierten en tickets vinculados al cliente y al retainer al que afectan, con un responsable y una decisión, y los cambios aprobados pasan a ser negocios de orden de cambio en el pipeline de crecimiento orgánico.
¿Qué nivel de HubSpot necesita una agencia de publicidad?
Una agencia de publicidad necesita Enterprise si quiere objetos personalizados para retainers y pitches, gestión multicuenta para varias agencias o una conexión directa con el data warehouse en Data Hub Enterprise; el complemento Brands requiere Marketing Hub Enterprise. Professional cubre a las agencias que gestionan los retainers como negocios, e incluye el inicio de sesión único y el agente de clientes; los presupuestos requieren Revenue Hub Professional o Enterprise. Dimensionamos la combinación de hubs y licencias según su proceso, no al revés.
¿Puede HubSpot conectarse con nuestras herramientas de hojas de horas, planificación de recursos o finanzas?
Sí, como datos agregados. Data Hub sincroniza datos entre aplicaciones y, en Data Hub Enterprise, se conecta a data warehouses y plataformas de almacenamiento, para que las horas asignadas, la capacidad, la utilización, los ingresos por honorarios y los ingresos netos lleguen a empresas, negocios y objetos personalizados de forma programada. Las hojas de horas, las facturas y los pagos de medios se quedan en el origen.
¿Cuánto dura una implementación de HubSpot para una agencia de publicidad?
Una implementación estándar de HubSpot dura de 6 a 10 semanas y una implementación multi-hub compleja, de 12 a 16 semanas. Las migraciones desde otro CRM empiezan en 15.000 € y el trabajo suele empezar en las dos semanas siguientes a la primera llamada.
¿Podemos gestionar en HubSpot varias marcas de la agencia o una red de agencias?
Sí. Con la gestión multicuenta, una cuenta principal Enterprise vincula hasta 29 cuentas Professional o Enterprise adicionales, con datos replicados, activos copiados y reporting de grupo, lo que encaja con redes y grupos holding con agencias separadas. Una sola agencia con varias marcas propias puede usar el complemento Brands de Marketing Hub Enterprise. Ambas opciones son para las unidades y marcas propias de la agencia; el trabajo para clientes se modela como empresas, marcas y retainers dentro del portal.
El modelo de ingresos detrás del portal
Tasas de cierre de pitches y el coste de los pitches, ingresos netos sin medios repercutidos, revisiones de retainers, crecimiento orgánico, forecasts que tienen en cuenta la capacidad y KPIs para founders: cómo gestionamos las revenue operations para agencias de publicidad, en su propia página.
Empiece con una llamada de 30 minutos sobre HubSpot
Explíquenos su portal, cómo funcionan hoy los pitches, los retainers y las solicitudes de cambio y dónde están los datos de capacidad y honorarios. Recibirá una visión clara de lo que configuraríamos, en qué nivel y cuánto cuesta.
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