Del caos de las hojas de cálculo a un sistema de revenue unificado
Tres equipos, tres sistemas, cero visibilidad
Cuando esta empresa SaaS Series A cerró su ronda de financiación, tenía un producto que el mercado quería y un equipo de sales listo para crecer. Lo que no tenía era ningún sistema para rastrear ese crecimiento.
Sales vivía en una Google Sheet compartida con 14 pestañas y sin definiciones de stage coherentes. Marketing ejecutaba campañas a través de Mailchimp sin conexión con los resultados de revenue. Customer support gestionaba todo desde una bandeja de Gmail compartida con etiquetas de colores.
El CEO no podía responder preguntas básicas: ¿cuántos Deals hay en Pipeline? ¿Cuál es nuestro ciclo de venta promedio? ¿Qué canales de marketing traen Leads cualificados? Cada board meeting requería dos días de ensamblaje manual de datos.
- Sin single source of truth para Pipeline o datos de cliente
- Comerciales introduciendo información de Deals de formas distintas en 14 pestañas de hoja de cálculo
- Marketing incapaz de atribuir una sola campaña a un Deal cerrado
- Customer support ciego ante el historial de Account y los detalles contractuales
- Reporting al board que requería más de 2 días de exports CSV manuales y ensamblaje
Construir el operating system detrás del motor de revenue
Nos integramos con el founding team durante 12 semanas e implementamos HubSpot a través de Sales Hub, Marketing Hub y Service Hub: no como tres herramientas separadas, sino como un único sistema de revenue conectado. Cada decisión se ancló a cómo trabaja realmente su equipo, no a cómo un proveedor de CRM cree que debería trabajar.
Discovery
Acompañamos a cada equipo durante una semana. Mapeamos cada handoff entre sales, marketing y support. Documentamos las stages de Deal reales (no las de la pizarra), identificamos huecos de datos y catalogamos cada hoja de cálculo, formulario y bandeja involucrada en el proceso de revenue.
Design
Diseñamos un modelo de datos unificado: custom objects para su estructura de licensing de producto, un Pipeline de 6 stages que se ajusta a su sales motion real, lifecycle stages que tienden un puente entre marketing y sales, y un esquema de propiedades que eliminó la entrada de datos duplicada o conflictiva entre equipos.
Build
Configuramos HubSpot Sales Hub con Pipelines de Deal, creación automática de tareas y plantillas de secuencia. Construimos Marketing Hub con caminos de nurture form-to-workflow, plantillas de email y atribución basada en UTM. Configuramos Service Hub con un Pipeline de tickets, tracking de SLAs y knowledge base. Conectamos todo mediante 8 Workflows cross-hub e integramos Stripe para los datos de revenue.
Launch
Migramos 4.200 Contacts desde hojas de cálculo con limpieza de datos completa y deduplicación. Ejecutamos 3 sesiones de formación por equipo (sales, marketing, support) más coaching 1:1 para el VP of Sales. Construimos una checklist de lanzamiento y operamos sistemas en paralelo durante una semana antes del cutover.
Optimize
Mantuvimos office hours quincenales durante los primeros 60 días tras el lanzamiento. Refinamos el lead scoring con base en datos reales de conversión. Añadimos 4 nuevos Workflows de automatización a partir de los feedback del equipo. Construimos el dashboard ejecutivo que el CEO ahora abre cada mañana.
De puntos ciegos a board-ready en 90 días
En 30 días desde el lanzamiento, cada miembro del equipo trabajaba dentro de HubSpot, sin excepciones. La hoja de cálculo compartida fue archivada. El CEO dejó atrás el ritual de preparación manual del board.
- Visibilidad del Pipeline x3: el equipo pasó de adivinar el valor del Pipeline a ver cada Deal, stage y fecha de cierre prevista en tiempo real
- Ciclo de Deal 68% más rápido: los follow-ups automatizados, las plantillas de secuencia y los recordatorios de tarea redujeron el tiempo medio desde el primer meeting al closed-won de 47 días a 15
- 100% de adopción del equipo en 30 días: cada comercial, marketer y agente de support plenamente onboardado, sin resistencias ni hojas de cálculo sombra
- Marketing pudo atribuir por primera vez el 73% del pipeline cualificado a campañas específicas
- El tiempo de resolución de support cayó un 41% gracias al routing de tickets y al self-service de la knowledge base
- El reporting al board pasó de 2 días de trabajo manual a un enlace a un dashboard live
Pensábamos que necesitábamos un CRM. Lo que realmente necesitábamos era a alguien que diseñara cómo funciona todo nuestro proceso de revenue y luego lo construyera. Checkpoint no solo configuró HubSpot, recableó cómo opera nuestro equipo. La sola visibilidad del Pipeline cambió cómo dirigimos la empresa.
¿Se le quedan pequeñas las hojas de cálculo?
Hablemos de construir un sistema de revenue que su equipo realmente usará, y en el que su board realmente confiará.
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