Close a HubSpot no era el proyecto. Reconstruir el motor de revenue, sí.
Un gran producto sobre una capa operativa equivocada
AppMagic es líder de categoría en market intelligence de aplicaciones móviles: la plataforma con la que publishers, estudios y analistas entienden la economía de las apps. Pero su GTM corría sobre Close CRM, las demos inbound caían en un único Pipeline, no había una línea clara entre Leads y Deals, no existía cualificación estructurada y ninguna lifecycle stage permitía separar a un free user curioso de una opportunity sales-qualified.
- Cientos de miles de free users sin un camino de conversión hacia sales
- Solicitudes de demo desde correos corporativos y no corporativos sin cualificación automática
- Ninguna distinción entre Leads, MQL y Deals sales-qualified, todo en un único Pipeline
- Motivos de Closed Lost capturados como texto libre, sin posibilidad de análisis
- Nurturing improvisado: ninguna secuencia para non-responders, Deals descalificados o free users
- Movimientos inbound y outbound mezclados, sin coordinación a nivel de Account
- Sin tracking UTM ni atribución de vuelta al CRM
- Forecasting basado en actualizaciones manuales de los comerciales, sin una definición compartida de progresión de stages
Una migración lift-and-shift solo habría desplazado el caos. AppMagic necesitaba que la migración y el rediseño de la capa operativa avanzaran a la vez.
Migrar la plataforma. Reconstruir el sistema.
Ejecutamos la migración Close-to-HubSpot y la reconstrucción de la operación de revenue como un único engagement integrado: embebidos en paralelo con los equipos de Sales, Marketing y Operations de AppMagic, de modo que el nuevo portal de HubSpot arrancara con una lógica de lifecycle real y no como una copia de lo anterior.
Discovery
Mapeamos todo el customer journey de AppMagic: free users, solicitudes de demo inbound, flujos de correo corporativo vs. no corporativo, Accounts target outbound, referrals, Leads de eventos y los huecos entre todos ellos. Entrevistamos a Sales, Marketing y Ops para entender qué reglas vivían solo en la cabeza de las personas.
Design
Rediseñamos el modelo de lifecycle desde cero: Lead, MQL, SQL, Opportunity, Customer, con criterios de entrada y salida claros para cada stage. Separamos el Pipeline de sales del Pipeline de cualificación de Leads. Definimos una taxonomía de Closed Lost (presupuesto, timing, product fit, competidor) con campos estructurados realmente analizables. Especificamos categorías de forecast distintas de las stages del Pipeline.
Build
Ejecutamos la migración Close-to-HubSpot. Construimos los nuevos Pipelines, lifecycle stages, lead scoring, creación automática de Deals desde los formularios de demo, captura de UTM y atribución de vuelta al CRM. Configuramos secuencias de nurturing para non-responders, Deals descalificados y conversión de free users. Integramos los formularios de pricing y demo del sitio para que el inbound cualificado generara Deals automáticamente y los Contacts no cualificados entraran en nurture.
Launch
Llevamos a cabo formaciones paralelas para Sales y Ops, entregamos dashboards por función (Pipeline, forecast, contribución de marketing, análisis de Closed Lost) y traspasamos la documentación, de modo que el equipo de AppMagic pudiera operar el sistema sin tenernos en el camino crítico.
Optimize
Permanecimos integrados durante los primeros ciclos de cualificación para ajustar los umbrales de scoring, refinar la lógica de las secuencias y añadir la capa de coordinación outbound + inbound, de modo que los equipos SDR y AE no tocaran dos veces los mismos Accounts.
Conversión x3, 1,8 M€ de pipeline, un trimestre
AppMagic no solo cambió de CRM, pasó de una sales motion reactiva a un sistema de revenue estructurado. La migración y la reconstrucción aterrizaron juntas, y la nueva capa operativa se pagó dentro de un trimestre.
- Conversión inbound demo-to-opportunity x3: el nuevo flujo de cualificación, la creación automática de Deals y el modelo de lifecycle convirtieron solicitudes de demo de baja señal en opportunities filtradas y listas para sales
- 1,8 M€ de pipeline net-new en los primeros 90 días tras el go-live, generados desde inbound, outbound y conversión de free users trabajando sobre la misma columna vertebral en HubSpot
- +41% en demos aceptadas por sales tras introducir cualificación estructurada en los formularios de solicitud de demo y un routing corporate vs. no corporate
- Precisión del forecast del 88%, definiciones de stage compartidas y categorías de forecast separadas reemplazaron las estimaciones manuales de los comerciales
- 34% del pipeline de Closed Lost recuperado gracias a la taxonomía estructurada de Closed Lost que alimenta secuencias de nurture segmentadas (presupuesto, timing, product fit, competidor)
- ~6 horas semanales recuperadas por comercial en admin del CRM, una vez que la creación automática de Deals, la auto-promoción de lifecycle y el tagging a nivel de Account eliminaron la entrada manual de datos
- Close CRM dado de baja por completo a favor de HubSpot como single source of truth para Sales y Marketing
- Disciplina de delivery: planes claros, próximos pasos claros, plazos definidos, los únicos retrasos vinieron de los procesos internos de AppMagic, nunca desde nuestro lado
Checkpoint GTM lideró toda nuestra migración de Close CRM a HubSpot y no se detuvo ahí, reconstruyó encima toda nuestra operación de revenue. Desde la conversión inbound y el lead scoring hasta el análisis de Closed Lost y los dashboards, convirtieron una transición compleja en un verdadero salto de calidad para nuestro equipo.
Lo que realmente destacó fue su ejecución: siempre había un plan claro, próximos pasos claros y plazos definidos. Estuvieron consistentemente al día con las fechas, de hecho, los únicos retrasos vinieron de nuestros procesos internos, no de su lado. Más bien fueron ellos quienes nos empujaron hacia adelante y mantuvieron alto el ritmo.
Carolina y el equipo operan como una verdadera extensión de nuestras funciones de RevOps y Sales. Los recomiendo enérgicamente a cualquier empresa SaaS B2B que se tome en serio escalar su go-to-market.
Vice President of Global Sales · AppMagic
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Una migración es la oportunidad de reconstruir la capa operativa, no solo de mover los datos. Hablemos de cómo se ve eso para su equipo.
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